Management control system : its implementation and benefits on a recently born venture

The purpose of this thesis is to show the different steps to implement a management control system in a company, its advantages, and how it impacts firms’ performance. This implementation will be done in an innovative start-up operating in the additive manufacturing industry since 2015, named Caracol. This work will also show that MCS’s importance increase as the size of the company, and consequently intern complexity increase, so it’s important to implement it at the right time. Although the implementation of an MCS does not seems a primary need for a young venture, this thesis will show that majority of start-up fails for reasons linked to disalignement among different actors (eg. shareholder and managers) or lack of control. These problems are caused, particularly in the early-life stage of a firm, by the lack of a formalized management control system that coordinates the different areas. As a matter of fact, a well-structured MCS should help in decreasing this type of risk by defining clear aligned goals for each business unit and empowering staff on activities they have to perform. Besides this, it could be a very positive signal for Investors interested in joining the company, fundamental actors to grant rapid growth in the first stages of the funding life cycle. The first step to build an effective MCS system is to conduct detailed research on measures employed: it is fundamental to include both financial and non-financial measures to ensure all the characteristics required. It’s important to say that if on one side it is true that financial measures can give a broad and objective overview through numeric datasets, on the other side it’s fundamental to include also non-financial indicators to monitor all qualitative outcomes (e.g. client’s satisfaction). Then the MCS will play an active role in support the execution of different tasks with the aim to reach the pre-fixed objectives. When the execution phases end, the actual results are compared with the forecasted one in the reporting phase and corrective actions are taken trying to define new, more realistic objectives in the valuation phase. This brief overview is useful to understand the MCS process, characterized by circularity and continuous improvement. The MCS system built during this project will be focalized on three areas: finance, sales & marketing and operations. These areas are critical in this moment for the specific case of Caracol but are generally valid for all small ventures aiming to formalize themselves. A small bias in building the system has to be considered due to the absence of an exhaustive population of data, a common problem in recently born start-ups. Notwithstanding this, a first version of Caracol management system has been built during this thesis period, through a joint effort of all the team, increasing the level of both internal and external control of the firm. All the phases of this process are going to be presented in the following sections, after a theoretical overview and a context analysis, entering in detail of all the issues faced and milestones reached.

Lo scopo di questa tesi è mostrare i diversi passaggi per implementare un sistema di controllo di gestione in un'azienda, i suoi vantaggi e come influisce sulle prestazioni delle aziende. Questa implementazione verrà effettuata in una start-up innovativa che opera nel settore della produzione additiva dal 2015, denominata Caracol. Questo lavoro dimostrerà anche che l'importanza di un sistema di controllo di gestione aumenta con l'aumentare delle dimensioni dell'azienda, e di conseguenza della complessità interna, quindi è importante implementarlo al momento giusto. Sebbene l'implementazione di un sistema di controllo di gestione non sembri un'esigenza primaria per una giovane impresa, questa tesi mostrerà che la maggior parte delle start-up fallisce per ragioni legate al disallineamento tra i diversi attori (es. azionista e manager) o alla mancanza di controllo. Questi problemi sono causati, in particolare nella fase iniziale di vita di un'impresa, dalla mancanza di un sistema formalizzato che coordini le diverse aree. Di fatto, un sistema di controllo di gestione ben strutturato dovrebbe aiutare a ridurre questo tipo di rischio definendo obiettivi chiari e allineati per ciascuna unità aziendale e responsabilizzando il personale sulle attività che deve svolgere. Oltre a questo, potrebbe essere un segnale molto positivo per gli Investitori interessati ad entrare a far parte della società, attori fondamentali per garantire una rapida crescita nelle prime fasi del ciclo di vita del finanziamento. Il primo passo per costruire un sistema di controllo di gestione efficace è condurre una ricerca dettagliata sulle misure impiegate: è fondamentale includere misure sia finanziarie che non finanziarie per garantire tutte le caratteristiche richieste. È importante dire che se da un lato è vero che le misure finanziarie possono dare un quadro ampio e oggettivo attraverso dataset numerici, dall'altro è fondamentale includere anche indicatori non finanziari per monitorare tutti gli esiti qualitativi (es. la soddisfazione del cliente). Quindi il sistema di controllo di gestione svolgerà un ruolo attivo nel supportare l'esecuzione dei diversi compiti con l'obiettivo di raggiungere gli obiettivi prefissati. Al termine delle fasi di esecuzione, i risultati effettivi vengono confrontati con quelli previsti in fase di rendicontazione e vengono intraprese azioni correttive cercando di definire nuovi obiettivi più realistici in fase di valutazione. Questa breve panoramica è utile per comprendere il processo MCS, caratterizzato da circolarità e miglioramento continuo. Il sistema di controllo di gestione costruito durante questo progetto sarà focalizzato su tre aree: FInance, Sales & marketing e Operations. Queste aree sono critiche in questo momento per il caso specifico di Caracol ma sono generalmente valide per tutte le piccole iniziative che mirano a formalizzarsi. Un piccolo bias nella costruzione del sistema deve essere considerato a causa dell'assenza di una popolazione esauriente di dati, un problema comune nelle start-up di recente nascita. Nonostante ciò, durante questo periodo di tesi è stata costruita una prima versione del sistema di gestione Caracol, attraverso uno sforzo congiunto di tutto il team, aumentando il livello di controllo sia interno che esterno dell'azienda. Tutte le fasi di questo processo verranno presentate nelle sezioni seguenti, dopo una panoramica teorica e un'analisi di contesto, entrando nel dettaglio di tutte le questioni affrontate e dei traguardi raggiunti.