Ottimizzazione del portafoglio acquisti con il supporto di strumenti elettronici

In light of the tendency that organizations have developed, over the last decades, to outsource non core activities, and consequently considering the significant part suppliers started playing in reaching the goal of value creation for the end customer, it has become evident that the purchasing department is able to bring great contribution to companies’ achievements, even more so when supported by e-Purchasing tools. This work has grown out of the interest in the opportunities that the total control over spending can provide in order to create value, especially when based on the use of adequate electronic tools; it aims at looking at the features of the Portfolio Management process, and at figuring out how to implement it, on the basis of the study of a Spend Analysis project BravoSolution launched for a client coming out of an M&A operation. After the data collection activities, whose output was represented by the classification of miscellaneous data into a single codeset, a quantitative analysis was made concerning the purchased categories, and the relevant features and constraints were identified with regard to products, supply markets and existing contracts. Eventually it has been possible to define purchasing strategies aimed at having a positive impact on suppliers’ performances and, in wider terms, on the results yielded by the purchasing department and by the entire company. The outcome of the project met the goals the client had set during the kick-off: it was possible to grant visibility and control over spending, and to suggest the purchasing strategies to put into practice. The work done is also to be considered of general use for companies which are going to contemplate the implementation of a project with the purpose of getting complete control over spending, in particular with regard to the identification of a plausible timeframe, of the contingent problematic areas, of the connection between the “as is” situation and the savings projection.

In un contesto in cui si rende evidente la tendenza delle imprese ad esternalizzare le attività non core, e i fornitori partecipano in misura sempre maggiore alla creazione di valore per il cliente, è emerso il contributo che può essere apportato all’azienda dalla funzione acquisti, che negli ultimi decenni ha ricevuto un’ulteriore spinta all’efficienza dalla diffusione degli strumenti di e-Purchasing. Il lavoro svolto è frutto dell’interesse verso le opportunità che un ottimale presidio della spesa può fornire alle imprese in un’ottica strategica di creazione del valore, in particolar modo quando supportato da strumenti elettronici adeguati, e si è posto l’obiettivo di indagare le caratteristiche e le modalità operative di implementazione del processo di Portfolio Management sulla base di un’esperienza condotta presso BravoSolution, che ha proposto ad un cliente operante nel settore dei trasporti l’implementazione di un progetto di Spend Analysis. Successivamente allo svolgimento delle attività di data collection, il cui output è stato rappresentato dalla classificazione di dati disomogenei su un unico albero merceologico, sono state effettuate delle analisi quantitative in relazione alle categorie acquistate e sono stati identificati i vincoli relativi ai prodotti, ai mercati di fornitura e ai contratti in essere. È stato infine possibile definire delle strategie d’acquisto finalizzate a produrre un impatto positivo sulle performance dei fornitori, della funzione acquisti, e, conseguentemente, dell’azienda stessa. Le attività svolte hanno permesso al cliente di raggiungere gli obiettivi espressi in fase di kick-off del progetto. In particolare è stato possibile garantire visibilità e presidio dello spending e suggerire gli interventi migliorativi da mettere in atto. Il progetto si è altresì rivelato di utilità generale per le aziende che vogliano valutare l’implementazione di progetti finalizzati a conseguire il pieno presidio della spesa, in particolare in relazione all’identificazione di un timeframe di riferimento per lo svolgimento delle attività, delle possibili fonti di criticità, della connessione fra la situazione as is e i saving previsti.