KPI per il processo di hospital based HTA : uno strumento di controllo strategico sviluppato presso l'IRCCS E. Medea

The recent economic restrictions, the need for continuous innovation of medical technologies and the goal of providing an excellent service are actually difficult to reconcile in the Sanitary Italian System. In this scenario it was necessary to control the processes of buying of the new medical device with the ultimate aim to reconcile the demands of clinical and economic sustainability. These assessment processes are called Hospital Based Health Technology Assessment (HTA-HB). The first phase of the work involved the analysis of the process HB-HTA at the IRCCS E. Medea of Bosisio Parini, a research institute that provides an excellence rehabilitation services specialized in the field of developmental age. From the analysis of the process it was necessary to create a model Key Performance Indicators that could manage the strategic control. It is designed to ensure a hierarchical operation of roll-up and drill-down by the user. The model is structured on the three phases of the process HTA (compilation, evaluation, feedback) with the addition of a phase dedicated to the business strategic analysis. Each phase and each level divides the data in three main indicators: quality, time and cost. Through the use of a business intelligence software we has been developed the entire KPI. After the development phase is designed a testing phase on the system HB-HTA at the IRCCS E. Medea, analyzing the trend process in the last three years. The testing phase has produced important results in terms of the correction on the process and on the same KPI model. The KPI model developed will be a useful tool for the strategic control of the process HB-HTA in order to facilitate continuous improvement and to monitor the development of the hospital indicators. In addition, the solid and flexible structure allows to export the model to other hospitals.

Le recenti restrizioni economiche, la necessità di un’innovazione continua delle tecnologie mediche e l’obbiettivo di fornire un servizio d’eccellenza sono realtà difficili da conciliare all’interno dell’attuale Sistema Sanitario Italiano. In questo quadro storico-sociale è nata l’esigenza di controllare i processi d’acquisto di tutte le nuove apparecchiature elettromedicali con lo scopo ultimo di conciliare le richieste dei clinici con la sostenibilità economica all’interno delle realtà ospedaliere. Questi processi di valutazione prendono il nome di Hospital Based Health Technology Assessment (HB-HTA). La prima fase del lavoro ha interessato l’analisi del processo di HB-HTA presso l’IRCCS Eugenio Medea di Bosisio Parini, istituto di ricerca che eroga servizi riabilitativi e di assistenza d’eccellenza specializzati nell’ambito dell’età evolutiva. Dall’analisi del processo è nata l’esigenza di creare un modello Key Perfomance Indicators che ne potesse gestire il controllo strategico. E’ stata ideata una struttura gerarchica per garantire operazione di roll-up e drill-down da parte dell’utente. Il modello si struttura sulla tre fasi del processo HTA (compilazione, valutazione, feedback) con l’aggiunta di una fase dedicata all’analisi strategica aziendale. Ogni fase e ogni livello suddivide i dati su tre macro indicatori: qualità, tempo e costo. Attraverso l’utilizzo di un software di Business Intelligence è stato sviluppato l’intero modello KPI. Dopo la fase di sviluppo è stato progettato una fase di testing sul sistema HB-HTA presso l’IRCCS Eugenio Medea, analizzando l’andamento del processo negli ultimi tre anni. La fase di testing ha prodotto risultati importanti in termini di correzioni sul processo e di revisioni del modello KPI stesso. Il modello KPI sviluppato potrà certamente diventare uno strumento utile per il controllo strategico del processo HB-HTA con lo scopo di agevolarne il miglioramento continuo e di monitorare gli indicatori di sviluppo in ambito sanitario. Infine la struttura solida e flessibile ne consente l’esportazione in altre realtà ospedaliere.