Flessibilità dei servizi di facility management : implementazione di un contratto flessibile per Tenaris Dalmine s.p.a.

Il presente lavoro di tesi è stato sviluppato in seguito all'attività di tirocinio svolto presso l'ente RSEP - Real Estate Services & Patrimonial Control, incaricato della gestione dei servizi alla produzione di Tenaris Dalmine s.p.a., multinazionale leader nel settore metallurgico. A partire da gennaio 2015, i servizi di pulizia e manutenzione degli edifici civili dello stabilimento produttivo di Dalmine vengono gestiti da un fornitore esterno, con il quale è stato stipulato un contratto di Facility Management di tipo esigenziale-prestazionale per i prossimi tre anni. Durante il periodo di tirocinio della durata di un anno, dal novembre 2014 al novembre 2015, sono state seguite le attività utili per la messa a regime del contratto, in relazione a quanto definito nella Specifica Tecnica (capitolato di servizi). Nei primi mesi di lavoro, ci si è accorti che la forma tradizionale di Facility Management mancava di una flessibilità adatta al caso in esame, ovvero a una situazione in cui la committenza si ritrova ad affrontare la sua prima esperienza nel campo del FM e necessita di un costante monitoraggio delle prestazioni dei servizi erogati, al fine di poter cogliere al meglio le reali esigenze dell'utenza finale e poter modificare i requisiti del capitolato. Tali richieste possono essere meglio soddisfatte da una forma particolare di Facility, riconosciuta come Open Facility Management: tale forma innovativa di FM si basa sui concetti di "apertura" e di dinamicità, con l'obiettivo di aumentare la flessibilità di un tradizionale contratto di FM, liberandolo dall'impossibilità di essere modificato nel corso del tempo concordato legalmente. Il punto centrale del lavoro di tesi si concentra nella lettura e analisi del contratto, composto dall'Accordo Quadro e dalla Specifica Tecnica, e nella proposta di precise attività che ne aumentino la flessibilità: ogni elemento su cui si è ritenuto possibile intervenire è stato accuratamente studiato, rivedendo le sue caratteristiche in ottica open. A partire da questo studio sul caso specifico è stato possibile, successivamente, sviluppare una procedura generale valida per ogni altra situazione simile. Il metodo di lavoro utilizzato si articola nei seguenti punti: - definizione dell’approccio dell'OFM; - assunzione di un caso studio; - mappatura e analisi degli elementi di flessibilità del contratto analizzato; - ipotesi di rivisitazione del contratto in logiche open; - individuazione di linee orientative per la costruzione di contratti open. In particolare, nel primo capitolo sono state affrontate le caratteristiche principali dell'Open Facility Management, descrivendo su quali concezioni teoriche si basa e quali sono gli strumenti per la sua applicazione. Nel secondo capitolo, si approfondiscono le diverse tipologie di KPI utilizzabili in un normale contratto di FM, con l'obiettivo di capire quali sono quelli che si addicono maggiormente ad un approccio open. La motivazione di tale studio sugli indicatori deriva dall'esigenza di dover sviluppare e implementare un sistema di controllo delle prestazioni dei servizi erogati, così come richiesto dai canoni dell'OFM. Nel capitolo tre si presenta il caso studio preso in esame: viene descritto il percorso intrapreso da Tenaris Dalmine nella gestione dei servizi e viene fatta una fotografia dello stato attuale della committenza, con relative problematiche ed esigenze espresse. Il capitolo quattro contiene punto per punto gli elementi su cui si propone di intervenire per aumentare la flessibilità del contratto in esame: per ogni componente analizzato viene messa a confronto la situazione prevista dai documenti contrattuali con gli interventi proposti in ottica open. In questa sezione si descrivono tutte le attività eseguite durante il periodo di tirocinio. Nell'ultimo capitolo si formalizza la struttura di una procedura che non è solo valida per il caso preso in esame, ma può essere utilizzata da ogni committenza che si ritrovi nelle stesse condizioni descritte, fornendo anche un'applicazione di come si sviluppa a livello operativo.