Strategie organizzative per il controllo ed il monitoraggio di un servizio di manutenzione esternalizzata

The presence of a machinery pool of high value and high-technology contents has increased the management and organizational complexity and, hence, also the cost of keeping it maintained, which is closely related to the safety of the service, to the economic performance and to the attractiveness of the Hospital. In a scenario where financial resources for investments and technology replacements are increasingly dropping, it’s mandatory prevent, through Preventative Maintenance, the occurrence of failures and keep devices in suitable operational efficiency. The timely and thorough execution of Preventative Maintenance procedures ensures: • Safety: reduced clinical risk for patients and device technicians/operators; • Efficiency: ability to keep over time the performance capabilities as foreseen by the device manufacturers; • Reliability: technical specification compliance over time and trustworthiness of provided medical provisions; • Operating availability: reduced downtime due to failures and malfunctions. The Hospital has been adopted for some time an ERP to register preventative maintenance tasks performed on its medical devices. However some of the devices require maintenance tasks with a different timing compared to the annual plan. Therefore in order to increase safety, efficiency and reliability of the installed devices is required to develop monitoring techniques to keep track of the multiannual and extraordinary maintenance activities performed by the outsourced maintenance service , also aligning the ways of working and procedure inspections applied by the Clinical Engineering Service technical staff . In order to carry out the project it’s required to revise and integrate the information contained in the device maintenance user and service’s guide, in the current CEI, UNI,ISO,GMP rules, in the requirements of the Legislation along with what stated in the Tendering Process for the award of the management and maintenance service of medical devices and its annexes and in the technical bid submitted during call for tender by the best bidder company. Specifically, the project consists of the following operational steps: 1. Inventory and categorization of the medical devices (vital, critical, non-critical); 2. Analysis of the preventative maintenance tasks as described in the user and service’s guide and of its execution frequency ( for each device category); 3. Analysis of protocols and preventative maintenance tasks performed by the company awarded with the maintenance service contract (check-lists or any other related document); 4. Comparison between required tasks described in user’s guides and what stated in the outsourced maintenance service protocols with special attention to multiannual or extraordinary tasks whose frequency information is not managed by the ERP. 5. Definition of an operative protocol devised for the monitoring and execution of the above mentioned tasks, shared and used in a systematic way by all the Clinical Engineering Service technical staff Expected results: 1. Monitoring on the execution of multiannual or extraordinary maintenance tasks whose execution frequency is not easily inferred by the information managed on the ERP or by the periodic reporting made available to the Clinical Engineering Service by the company awarded with the outsourced maintenance service contract; 2. Uniform ways of working undertaken by the Clinical Engineering Service ; 3. Increased safety for patients/operators; 4. Increased reliability of the device and hence of the provided medical provisions; 5. Increased efficiency in the monitoring of the activities performed by the outsourced maintenance service.

La presenza di un parco apparecchiature di elevato valore e contenuto tecnologico ha aumentato la complessità gestionale ed organizzativa e, di conseguenza, anche l’onerosità del suo mantenimento in efficienza, che è strettamente correlato alla garanzia del servizio erogato, alla produttività economica e all’attrattività dell’Azienda Ospedaliera, importante elemento distintivo e competitivo tra le Aziende. In un contesto in cui le risorse finanziarie per investimenti e sostituzioni di tecnologie sono sempre più limitate, risulta imprescindibile prevenire, attraverso un’attività di Manutenzione Preventiva, l'insorgenza di guasti e mantenere le apparecchiature in condizioni funzionali adeguate all'uso o di soddisfacente operatività. La puntuale ed accurata esecuzione delle Manutenzioni Preventive, garantisce infatti: • Sicurezza: riduzione del rischio clinico per pazienti e operatori; • Efficienza: capacità di mantenere nel tempo i livelli prestazionali previsti dai produttori; • Affidabilità: rispetto delle specifiche tecniche di funzionamento nel tempo e attendibilità delle prestazioni erogate; • Disponibilità di esercizio: riduzione dei tempi di fermo macchina dovuti a guasti e malfunzionamenti. L’Azienda Ospedaliera dispone da tempo di un sistema gestionale informatizzato per la registrazione delle attività manutentive svolte sulle apparecchiature elettromedicali. Talune apparecchiature però richiedono interventi di manutenzione con tempistiche differenti rispetto al piano annuale. Pertanto, al fine di aumentare la sicurezza, l’efficienza e l’affidabilità delle tecnologie installate, risulta necessario sviluppare tecniche di monitoraggio dell’esecuzione delle attività programmate pluriennali e straordinarie svolte dal servizio di manutenzione esternalizzata, uniformando anche il modo di lavoro e le modalità di controllo da parte del personale tecnico del Servizio di Ingegneria Clinica. Per lo svolgimento di questo progetto è fondamentale rielaborare ed integrare le informazioni contenute nei manuali d’uso e di service delle apparecchiature elettromedicali, le vigenti norme tecniche CEI, UNI, ISO, GMP, le prescrizioni della Normativa oltre a quanto previsto all’interno del Capitolato Speciale di Appalto per l’affidamento del servizio di gestione e manutenzione delle apparecchiature elettromedicali, nei relativi Allegati e nell’offerta tecnica presentata in sede di gara dalla Società aggiudicataria del servizio. Nello specifico, il progetto ha previsto le seguenti fasi operative: 1. Ricognizione e classificazione delle apparecchiature elettromedicali aziendali in tipologie (vitali, critiche, non critiche); 2. Analisi delle attività di manutenzione preventiva previste nel manuale d’uso e di service di ciascuna tipologia di attrezzatura e delle relative periodicità di esecuzione; 3. Analisi dei protocolli e delle attività di manutenzione preventiva utilizzati dalla Società affidataria del servizio di manutenzione (check-list o altri documenti specifici); 4. Confronto tra le attività richieste dai manuali rispetto a quanto previsto dal protocollo del servizio di manutenzione esternalizzata, con particolare attenzione a quelle attività a cadenza pluriennale o straordinarie la cui periodicità non sia riportata nel software di gestione; 5. Elaborazione di un protocollo operativo per il controllo puntuale e il monitoraggio dell’esecuzione di dette attività, condiviso e utilizzato in maniera sistematica da tutto personale tecnico del Servizio di Ingegneria Clinica. Esse hanno portato alla realizzazione di due nuovi strumenti a disposizione del Servizio di Ingegneria Clinica: la definizione e realizzazione di una nuova scheda riepilogativa per ciascuna apparecchiatura e la creazione di una database gestito da un’interfaccia Microsoft Access. In tal modo si è reso possibile un controllo delle attività periodiche pluriennali, prima non disponibile. Risultati attesi: • Controllo dello svolgimento delle attività manutentive periodiche pluriennali o straordinarie, la cui periodicità ed esecuzione non è facilmente desumibile dalla programmazione inserita nel software gestionale né dai report periodici inviati al Servizio di Ingegneria Clinica dalla Società aggiudicataria del servizio di manutenzione esternalizzata; • Omogeneità di comportamento da parte del personale tecnico del Servizio di Ingegneria Clinica; • Aumento della sicurezza per operatore/paziente; • Aumento dell’affidabilità dell’apparecchiatura e, conseguentemente, della prestazione diagnostica / terapeutica erogata; • Aumento dell’efficienza nella supervisione delle attività svolte dal servizio di manutenzione esternalizzata.