Facility management e procedimenti di qualifica dei servizi : la gestione dei rischi QHSE nella supply chain

In almost all Facility Management contracts, especially in Italy, the service provider, also known as Main Contractor, is not able to supply directly the full set of services required by the Customer with internal resources; therefore he normally involves a list of service providers, so called Sub Contractors. The adoption of a “Risk based thinking” approach referred to Facility Management services, sponsored by ISO 9001: 2008 Quality Management and by the future ISO 41001 Facility Management – Management Systems, points out the importance of the internal development of a Quality Management System which, starting from the analysis of the project targets, enables to monitor how uncertainty may have impacts on them and, on this premises, how to properly design and put in place processes for the optimization of the project management, considering all identified risks. The application of “Quality Function Deployment” methodology, in a “Risk based thinking” perspective, shows that one of the most critical issue affecting quality targets achievement for a Facility Management contract is represented by the Supply Chain Management, that is the management of all sub contractors that support the main contractor to provide some of the services included in the contract. Talking about supply chain management, this work supports the hypothesis that the most effective approach to handle this kind of risk is based on the introduction of a process of Vendor and Service Qualification. The main target for this work is then the identification of the basic requirements and characteristics to build up a Vendor and Service Qualification methodology, in order to ensure the optimization of the supply chain management particularly in terms of QHSE requirements (Quality, Health, Safety, Environment) and therefore to grant the achievement of the planned targets in a Total Quality approach. Methodology which is not limited only to the general qualification of subcontracted services (also known as pre-qualification as performed during the period preceding the go-live of the contract), but must be integrated with an analysis on field of their dimensional and contextual characteristics related to quality targets required by the contract, in order to ensure the correct reproducibility of the same services. The analysis led to the development of a procedure regulating the Mobilization period as a moment of qualification on field of services, aimed at establishing the executive standards to be implemented to ensure the achievement of planned quality targets and, at the same time, the optimization of the supply chain management.

Nella quasi totalità dei contratti di Facility Management, specialmente in Italia, l’assuntore dei servizi, o Main Contractor, non è in grado di fornire l’intera gamma di servizi richiesti dalla Committenza con sole risorse interne e ricorre pertanto a una più o meno lunga filiera di fornitori, i cosiddetti Sub Contractors. L’assunzione di un approccio di pensiero basato sul rischio (in inglese “Risk based thinking”) nella gestione di servizi di Facility Management, caldeggiato dalla ISO 9001: 2008 Gestione della Qualità e dalla futura ISO 41001 Facility Management – Sistemi di gestione, fa emergere l’importanza di sviluppare un Sistema di Gestione per la Qualità che, a partire dall’analisi degli obiettivi di commessa, sia in grado di valutare come l’incertezza possa incidere su di essi e, su queste premesse, pianificare correttamente i processi da mettere in atto per un’efficace gestione della commessa alla luce dei rischi individuati. In una prospettiva “Risk based thinking”, applicando la metodologia “Quality Function Deployment”, si riscontra che uno degli aspetti di maggiore criticità incidenti sul raggiungimento degli obiettivi di qualità di una commessa di Facility Management è costituito dalla gestione della filiera di fornitori (Supply Chain Management), cui l’assuntore si appoggia per l’erogazione di una parte dei servizi contrattualizzati. In relazione alla gestione della filiera di fornitura, la presente trattazione assume l’ipotesi che lo strumento più efficace per la gestione di tale rischio sia rappresentato dalla qualificazione dei fornitori e, in generale, dei servizi da questi erogati. Obiettivo della tesi è quello di individuare i requisiti e le caratteristiche fondamentali per l’impostazione di un idoneo metodo di qualificazione dei fornitori e dei servizi, che consenta di ottimizzare la gestione e il controllo della filiera di fornitura soprattutto in termini di rispetto dei requisiti di Qualità, Ambiente, Salute e Sicurezza (QHSE) e, dunque, di garantire il raggiungimento degli obiettivi attesi in un’ottica di perseguimento della Qualità Totale. Metodo che non si limita alla sola qualifica generale dei servizi subappaltati (detta anche pre-qualifica in quanto effettuata nella fase antecedente l’avvio della commessa), ma deve essere integrato con un’analisi sul campo delle loro caratteristiche dimensionali e contestuali in relazione agli obiettivi di qualità richiesti da contratto per garantire la corretta riproducibiltà dei servizi stessi. L’analisi svolta ha condotto all’elaborazione di una procedura volta a disciplinare la fase di mobilization come momento di qualifica “sul campo” dei servizi, finalizzato a stabilirne gli standard esecutivi da attuare perché sia garantito il raggiungimento degli obiettivi di qualità attesi e, allo stesso tempo, sia ottimizzata la gestione della filiera di fornitura.