Balancing the standardization and customization of project governance in project-based units in an industrial setting

Since the middle of the last century, change has pervaded each sphere, from social to economic environment, conditioning the way to do business. Especially companies had and have nowadays to adapt to client needs, which can no longer be satisfied resorting to mass production but require a shift in the marketplace response strategy in order to survive first and achieve positive incomes later. New challenges arise and the environmental context appears dominated by growing uncertainty and complexity. In such situation, companies have to deal with a project-based economy, projects which become the preferred way to manage surrounding criticalities. The aim of this dissertation is to investigate the existing balance between the ask for standardization, coming from the top management and legitimized by the necessity of control and transparency, and the personalization intrinsic in the project nature since their uniqueness, which require tailored approaches. In particular, it has been studied this managerial duality in projects belonging to the same company. Project management is interested by two opposite theories within itself: the first pushes toward tailored approaches, and at the same time, the second holds on tightly the organizational control, by implementing standardized methodologies. The current thesis has strived to understand this equilibrium, both from a theoretical and practical point of view, with the help of an empirical case study. The first approach used in the thesis is the bibliographical research: a solid literature review has been conducted, going through themes relevant for the dissertation, found in academic papers, practical guidelines and manuals from which has been extracted the definition reported in the work. The second approach applied is the case study, conducted inside the company where the researcher currently works, after having identified a relevant project upon which has been realized interviews and collected related material, which has been useful to partially confirm what has emerged from the bibliographical review. The analysis has led to establish that the company investigated is more concerned by the achievement of project’s predefined output rather than the pursuit of prescribed procedures, allowing a degree of freedom to project manager and team in order to meet project’s demands. The need for standardization and transparency is solved through the role of the project management office that provides practical support, making available in the company website template tools and guidelines, but also helping the project team in case of plan deviations, facilitating the interactions with the top management. The company resorts to the same type of standardized tools to manage the project, but the project execution is highly tailored to the project’s special requests.

Dalla metà dello scorso secolo il cambiamento ha caratterizzato ogni ambito, dalla sfera sociale agli ambienti economici, influenzando il modo di fare business. Le imprese in particolare, per sopravvivere e conseguire risultati positivi hanno dovuto, e devono tuttora, adattarsi alle richieste dei clienti che non possono più essere soddisfatte ricorrendo alla produzione di massa ma che necessitano un cambiamento nella strategia di risposta al mercato. Sorgono nuove sfide e il contesto appare caratterizzato da crescente incertezza e complessità. In una situazione di questo genere le imprese si trovano ad avere a che fare con un’economia basata su progetti, che diventano il metodo d’elezione per gestire tali criticità ambientali. Lo scopo di questa tesi è investigare l’equilibrio esistente tra la standardizzazione proveniente dal livello corporate, guidata dalla necessità di trasparenza e controllo, e la personalizzazione necessaria ad ogni progetto a causa della loro unicità, che richiede approcci su misura. In particolare è stato necessario studiare questa dualità di gestione nel caso di progetti interni alla stessa azienda. Il project management è interessato da due traiettorie al suo interno: la prima che spinge verso approcci personalizzati, e allo stesso tempo, la seconda che tiene saldamente il controllo dell’organizzazione, implementando metodologie standardizzate La ricerca in questione ha voluto comprendere questo equilibrio, sia da un punto di vista teorico che da un lato pratico, servendosi di un caso empirico. Il primo approccio utilizzato è il ricorso alla “literature review”: è stata condotta una ricerca bibliografica riguardante i temi considerati d’interesse per la tesi, trovati in paper accademici, guide pratiche e manuali di linee guida dai quali sono state tratte le definizioni riportate nella tesi. Il secondo approccio usato è il caso di studio, svolto nell’azienda dove la ricercatrice attualmente lavora, dopo aver individuato un progetto sulla quale sono state realizzate interviste e raccolto materiale rilevante, che ha permesso di confermare in parte che è emerso dalla letteratura. L’analisi ha portato a definire che l’azienda considerata è maggiormente interessata al raggiungimento dei risultati, rispetto al dover seguire rigidamente procedure prescritte, garantendo un certo grado di libertà al project manager e al team di progetto, in modo da soddisfare i requisiti progettuali. La necessità di standardizzazione e di trasparenza è risolta attraverso il ruolo del project management office, la struttura che fornisce supporto pratico, rendendo disponibile nel sito web aziendale modelli precompilati di strumenti e linee guida, ma aiutando anche il team di progetto in caso di deviazioni dai piani, facilitando l’interazione con il top management. L’azienda si serve degli stessi tipi di strumenti standard per gestire il progetto, ma la sua esecuzione è altamente personalizzata in base alle sue richieste specifiche.