Business process re-engineering and industry 4.0 for operations improvement : a case study

Industry 4.0, or the fourth industrial revolution, promises the digital transformation of the traditional manufacturing system thanks to a combination of productive technologies (additive manufacturing, advanced material, advanced automation), and digital ones (Internet of Things, big data e analytics, cloud computing, etc.). These new technologies creates conditions for the productive environment development with fewer constraints than conventional methodologies but it is however fundamental for this evolution to be transversal, not limited only to purely productive activities but including also all the sectors at their support such as, for example, the operations one. This analysis fits into this concept of companies’ transversal evolution combining a Business Process Re-engineering particular methodology with IT tools used for operations digitalization aimed to align, in Bosch Rexroth S.p.A., the sales order management process, including its entry in the ERP, to the great productive evolution that is characterizing the company making the procedure more efficient, fast and digital. The thesis starts from the analysis of the most important drivers, both internal and external, that has brought the company to undertake and, successively, strongly support the re-engineerization project. Between them, the most important ones are the necessity of a higher prices monitoring, of a better efficiency and quality of the process with a consequent reduction of claims and material returns that are typical of the actual situation. Then the different actors taking part to the order management and entry activity are identified, in both the sales and logistics departments, and their contributions schematized. Once clarified the boundaries, the As-Is is then mapped through a special swim-lanes flowchart that is used for its analysis, especially in terms of process times, and identification of the principal possible improvements manly represented by the absence of communication standards, the presence of sales order entry externalization creating continuous re-circulations, claims and material returns, and finally the execution of obsolete archiviation activities such as order printing, stamping and signing. Relying on those aspects, during the To-Be definition the focus was principally on the automation, standardization and digitalization of the process transferring it on the company’s BPMS (OpenWork®) in order to eliminate all the manual activities present in the As-Is. This way, through a proper form, has been possible to introduce a communication standard common to all the different process actors able to reduce re-circulations during the order entry phase and avoid misunderstandings. Moreover, the increase of digitalization level of the process updates the archiviation and authorization methodology and increases its overall monitoring possibilities.

Industry 4.0, ovvero la quarta rivoluzione industriale, prospetta una trasformazione completa del sistema manifatturiero grazie a una combinazione di tecnologie produttive e digitali. Esse creano le condizioni per uno sviluppo dell’ambito produttivo di più larga scala e con meno vincoli rispetto alle metodologie convenzionali. Tuttavia, è fondamentale che tale evoluzione avvenga trasversalmente non limitandosi solo all’ambito prettamente produttivo ma interessando anche i settori a supporto dello stesso come, ad esempio, quello delle operations. Questa analisi si inserisce appunto nel tema di evoluzione trasversale dell’impresa combinando una particolare metodologia di Business Process Re-engineering con i tool IT per la digitalizzazione delle operations al fine di allineare, all’interno di Bosch Rexroth S.p.A., il processo di business aziendale di gestione e inserimento degli ordini cliente nell’ERP al grande sviluppo produttivo di cui l’azienda è protagonista rendendolo più efficiente, rapido e, appunto, digitale. La tesi parte dall’analisi dei più importanti driver, interni ed esterni, che hanno portato l’azienda a voler intraprendere e, successivamente, appoggiare fortemente il progetto di re-ingegnerizzazione. Tra di essi a spiccare sono la necessità di un maggior monitoraggio dei prezzi e una migliore efficienza e qualità del processo con conseguente riduzione dei reclami e ritorni materiale di cui l’attuale procedura è spesso causa. A quel punto vengono identificate le diverse interfacce che prendono parte all’attività di gestione e inserimento degli ordini cliente sia in ambito vendita che nel settore logistico andandone a schematizzare i singoli contributi. Una volta chiariti i confini, il cosiddetto As-Is viene mappato attraverso un apposito swim-lanes flowchart tramite il quale è analizzato, soprattutto nell’aspetto delle tempistiche di processo, identificandone le principali opportunità di miglioramento risiedenti principalmente nella carenza di standard comunicativi, nella presenza di esternalizzazione dell’attività di inserimento ordini che anziché portare valore aggiunto crea ricircoli continui, resi e ritorni materiale, ed infine nello svolgimento di attività di archiviazione obsolete quali la stampa, timbro e firma cartacea di ciascun ordine. Basandosi quindi su questi aspetti nella definizione del To-Be si è cercato di automatizzare, standardizzare e digitalizzare il processo ridisegnandone il flusso e trasferendolo sul BPMS aziendale (OpenWork®) attraverso una form dedicata tale da introdurre uno standard comunicativo comune alle varie interfacce in grado di ridurre i ricircoli, gli errori in fase di inserimento, eliminare le incomprensioni, aumentare le possibilità di monitoraggio dei dati e aggiornare il metodo di archiviazione e autorizzazione.