Organizing project-based operations: The interplay of content, context and lateral processes

Project-based organizations (PBOs) are becoming increasingly widespread and important for the modern economy and society, attracting significant scholarly attention to their distinctive features. The unit of analysis employed by the majority of the studies is the project-based organization as a whole. The locus of attention stays at the organizational level, whereas project-related effects are discussed in terms of aggregate properties. With very few exceptions, projects as distinct entities do not feature prominently in the discussion on project-based organizations. This observation creates an interesting paradox. In particular, when projects are discussed as separate units of analysis, their complex organizational dynamics, idiosyncrasies, and institutional embeddedness are among important loci of attention. However, when projects and project collections are discussed within the context of the PBO, the very same factors tend to be downplayed. Most commonly, projects are either neglected or implicitly assumed to be homogeneous, interchangeable atomic units without internal structure or dynamics, obediently following orders of the parent organizations. Their internal organizational properties are overlooked and the individual level variables are assumed to have little or no influence on the project outcomes. This thesis questions these assumptions and posits that understanding the dynamics at the project operations level might have important implications for explaining the effectiveness of management arrangements in the PBO. In particular, this thesis aims to explore the factors that shape project-based operations in the context of the project-based organization. The thesis examines three particular factors which affect organizing of the project-based operations: (1) the content of operations; (2) the context of operations; and (3) the lateral social processes at the operational level. Structurally, the thesis comprises a cover essay and four appended papers (three of them accepted for publication in international peer-reviewed journals). Largely inductive in nature, the thesis builds on two research studies. The first one represents an in-depth ‘insider’ case study of project-based operations in the Operations division of a large pharmaceutical company. It employs a combination of data collection methods, including semi-structured interviews, participant observations, and document analysis. The second study represents a structured framework-based literature review. Recognizing organizational properties of projects, the thesis draws upon several literature streams within organization theory and design to analyze the empirical data. The results elaborate how the organizing of project-based operations in the PBO is shaped by the interplay between the content, organizational and institutional context, as well as lateral social processes. The thesis contributes to the literature on project-based organizations by developing an institutional and extending a contingency perspective on organizing project-based operations. Further, the results call for revisiting the conceptualization of the PBO by questioning the view of projects as atomic and homogeneous units. Finally, the thesis contributes to the literature by developing an organization design perspective on the PBO. In terms of managerial implications, the thesis offers few frameworks which can be used to support managerial decisions in the PBO. In particular, Paper I develops a contingency model of program management competences (the 3C model), while Paper IV puts forth an organization design model for the PBO. At a more general level, Paper II discusses how the identified isomorphic processes might be limiting such PBO properties as flexibility, innovation and efficiency.

Le organizzazioni a progetto (da ora organizzazioni project-based, PBO) stanno diventando sempre più diffuse ed importanti per la società e l'economia moderne, attirando notevole una crescente attenzione dal punto di vista scientifico per le loro peculiarità. Se da un lato il più comune oggetto dell'analisi è principalmente l'organizzazione project-based come concetto sistemico, dall’altro, ad oggi, la comunità scientifica tende ad analizzare gli effetti sulla gestione dei progetti in termini di caratteristiche aggregate. A parte poche eccezioni, nell’analisi delle organizzazioni project-based i progetti vengono analizzati come entità autonome ed omogenee. Questa considerazione genera un paradosso interessante. Quando l’entità principale dell’analisi sono i progetti, emergono energicamente le loro peculiarità, idiosincrasie e dinamiche organizzative. Quando invece i progetti vengono analizzati all'interno di strutture organizzative project based, le stesse caratteristiche sono sottovalutate e messe in secondo piano. Più comunemente i progetti, in questo tipo di organizzazioni, sono implicitamente considerati essere omogenei, molto simili tra di loro, senza particolari logiche di sviluppo e gestione interne al progetto stesso, ma seguono logiche ed approcci tipici delle strutture organizzative di riferimento. La presente tesi critica queste ipotesi e suggerisce che la comprensione delle dinamiche che si sviluppano a livello di attività operative nei progetti, possono fornire interessanti spunti sulla comprensione dell’efficacia di soluzioni manageriali in organizzazioni project-based. In particolare la tesi punta ad esplorare i fattori che caratterizzano le attività operative in organizzazioni project based e si concentra in particolare su tre elementi: (1) il contenuto delle attività; (2) il contesto delle attività; (3) gli aspetti sociologici a livello di sviluppo delle attività operative. La tesi è strutturata con un corpo centrale che delinea il filo conduttore del lavoro e 4 articoli prodotti lungo il periodo (3 dei quali accettati in riviste internazionali). Di natura sostanzialmente induttiva la tesi si basa su due approcci metodologici di riferimento. Il primo consiste nell’analisi di dettaglio delle attività di progetto di un dipartimento di operation di una grande azienda del comparto farmaceutico (attraverso un’approfondita analisi di documenti interni e la realizzazione di interviste semistrutturate). Il secondo approccio è lo sviluppo di una analisi strutturata della letteratura internazionale con lo scopo di definire un framework complessivo di interpretazione del contesto di organizzazioni project based. A partire da diversi filoni di ricerca sviluppati dalla molteplici comunità scientifiche interessate al tema, la tesi mira quindi ad identificare una chiave di lettura di dati empirici che emergono dal contesto industriale. I risultati della ricerca evidenziano come la correlazione tra gli aspetti organizzativi, istituzionali e di contenuto dei progetti influenza le principali caratteristiche dei progetti tanto quanto le caratteristiche del contesto sociale. La tesi mira a contribuire al lavoro della comunità scientifica internazionale sulle organizzazioni project-based sviluppando una strutturata prospettiva che evidenzia tutte le possibili contingenze di progetto all’interno di organizzazioni project-based. Inoltre i risultati suggeriscono di rivedere l’attuale lettura delle organizzazioni project based in cui i progetti sono visti come entità autonome ed omogenee e proponendo una visione alternativa utile alla progettazione delle organizzazioni project based. In termini di ricadute in termini manageriali la tesi offre alcuni strumenti di supporto alle decisioni in organizzazioni project based. In particolare l’articolo #1 sviluppa un modello delle contingenze per le competenze nella gestione di programmi (il modello 3C), mentre l’articolo #4 propone un modello di progettazione delle organizzazioni project based. A livello più sistemico l’articolo #2 analizza come i processi isomorfici identificati possono limitare alcune caratteristiche delle organizzazioni project based come la flessibilità, l’innovazione e l’efficienza.