The link between centralization, digitalization, formalization and performance of public procurement : evidence from Italian Universities

Today a theme that is attracting the attention of the literature is that of public procurement, due to the increasing need of the government to reduce costs and the tax burden and improve the quality of the buying process. For this reason, the state seeks to put in place a series of measures, required by law in order to achieve the goal of increasing efficiency and effectiveness of the process. Our research, focuses on the procurement process within the Italian public universities, it therefore has the objective of understand the characteristics of the procurement process of the Italian universities. The second objective of the job is to define how to measures the performances of the process, and understand the impact of the various organizational and technological configurations applied in the university context on the performance of the process. A first part of the work consists in the analysis of the literature on the public procurement system and organization and the purchasing process within universities. A second part of the text defines the objectives of the research and describes the work carried out concerning the Good Practice project, and the analyzes carried out to try to answer the research questions, and understand whether the results are in agreement with what has been seen in the topic literature. Regarding the first objective of the work, we have concluded that the organization of the procurement process within universities, is influenced by contextual factors. Indeed, the procurement process within universities with small size, low complexity and high volume of supply per student is highly centralized and vice versa. The analysis shows that the Italian universities have a good level of usage of IT solutions regarding their purchases, and a quite structured procurement process. With regard to our second goal, the performance of the universities procurement process is measured through the efficiency and effectiveness of the process. Centralization of the process has a positive impact on the efficiency, while the hybrid structure allows to achieve better results in terms of effectiveness. Also a high structuring of the process improves the performances in terms of effectiveness, while digitalization improves it in terms of efficiency.

Oggi un tema che sta attirando l'attenzione della letteratura è quello degli appalti pubblici, a causa della crescente necessità del governo di ridurre i costi e il carico fiscale e migliorare la qualità del processo di acquisto. Per questo motivo, lo stato cerca di mettere in atto una serie di misure, previste dalla legge, al fine di raggiungere l'obiettivo di aumentare l'efficienza e l'efficacia del processo. La nostra ricerca, si concentra sul processo di approvvigionamento all'interno delle università pubbliche italiane, che ha quindi l'obiettivo di comprendere le caratteristiche del processo di approvvigionamento delle università italiane. Il secondo obiettivo del lavoro è quello di definire le modalità di misura le prestazioni del processo, e comprendere l'impatto delle varie configurazioni organizzative e tecnologiche applicate nel contesto universitario sulle prestazioni del processo. Una prima parte del lavoro consiste nell'analisi della letteratura sul sistema di approvvigionamento pubblico e organizzazione e il processo di acquisto all'interno delle università. Una seconda parte del testo definisce gli obiettivi della ricerca e descrive il lavoro svolto per quanto riguarda il buon progetto Practice, e le analisi effettuate per cercare di rispondere alle domande di ricerca, e capire se i risultati sono in accordo con quanto già visto nell'argomento letteratura. Per quanto riguarda il primo obiettivo del lavoro, abbiamo concluso che l'organizzazione del processo di approvvigionamento all'interno delle università, è influenzata da fattori di contesto. In effetti, il processo di approvvigionamento all'interno delle università con dimensioni ridotte, bassa complessità e ad alto volume dell'offerta per studente è altamente centralizzato e viceversa. L'analisi mostra che le università italiane hanno un buon livello di utilizzo di soluzioni IT per quanto riguarda i loro acquisti, e un processo di approvvigionamento abbastanza strutturato. Per quanto riguarda il secondo obiettivo, le prestazioni del processo di approvvigionamento università si misura attraverso l'efficienza e l'efficacia del processo. La centralizzazione del processo ha un impatto positivo sull'efficienza, mentre la struttura ibrida permette di ottenere risultati migliori in termini di efficacia. Anche una elevata strutturazione del processo migliora le prestazioni in termini di efficacia, mentre digitalizzazione migliora in termini di efficienza.