150 one for all. Improving the international students office service through co-design

Just in 2015 Politecnico di Milano welcomed about 3000 international students to take part in their Master of Science programs. These students remain in Italy for at least two years and during this time they go through an integration process that runs in parallel with the adjustment to the educational system, and cultural shock. Specifically for the non-EU students, the problematics are usually related to wicked problems as bureaucracy, culture translation and access to information. The institution support this process through the international student's office, organism entitles to help and support the enrollment and student life. Just like all large organizations, universities have their fair share of problems. These problems come in all shapes and sizes and can sometimes seem unchangeable. The usual method of attack for solving these problems involves sending out surveys, forming committees, or setting up forums. In Politecnico di Milano many of this initiatives are seeing as ineffective, at least from the student's point of view. The aim of this thesis is to analyze, understand and improve the international student's office service through co-design methodologies. With this objective in mind, the project was developed in three main stages; first, a desk research and observation to map the current system and understand how it currently works. Second an ethnographic field research through the usage of cultural probes, to unveil motivations and users feelings. And third a co-design session between both service providers and users working collaboratively to examine deeper the current service experience, to think together and give ideas around the opportunity areas. “150/One for all” is a project to promote an open call managed by the international student office. The aim is to foster co-creation and collaboration between students of design and the institution to tackle mutual problems. Offering an opportunity for students to be involved and develop a sense of belonging while gaining working experience.

Nel solo 2015 il Politecnico di Milano ha ospitato circa 3000 studenti internazionali per prendere parte ai vari programmi di Master offerti. Questi studenti rimangono in Italia per circa due anni e durante questo periodo attraversano un processo di integrazione che procede in parallelo tra l’adeguarsi ad un nuovo sistema educativo e ad una diversa cultura dopo lo shock iniziale. Soprattutto per gli studenti provenienti da aree extra UE, le problematiche sono spesso connesse a questioni burocratiche, accesso a valide informazioni e all’immergersi in una nuova cultura. Il Politecnico supporta questa processo attraverso un suo ufficio dedicato agli studenti internazionali, per aiutarli nell’immatricolazione e nel loro percorso universitario. Come tutte le istituzioni di considerevoli dimensioni, le università hanno il loro buon numero di problemi. Questi hanno diverse forme e dimensioni, e alcuni tra questi sembrano di difficile soluzione. Il metodo maggiormente utilizzato per provare a rivolvere questi problemi comporta l’utilizzo di sondaggi, la creazione di commissioni apposite o di forum. Nel Politecnico di Milano molte di queste iniziative si sono rivelate inefficaci, almeno dal punto di vista degli studenti. Lo scopo di questa tesi è quello di analizzare, comprendere e migliorare i servizi dell’ufficio per gli studenti internazionali utilizzando metodologie di co-design. Tenendo questo in mente, il progetto è stato sviluppato su tre livelli principali: primo, una desk research per mappare l’attuale sistema e capire come funziona. Secondo, una ricerca etnografica sul campo attraverso l’utilizzo di cultural probes per rivelare le motivazioni e le impressioni degli utenti. E come terzo step, una sessione di co-design tra i “fornitori del servizio” e gli utenti lavorando in maniera collaborativa per esaminare più a fondo la loro esperienza riguardo gli attuali servizi; per riflettere assieme e proporre nuove idee rispetto alle aree di maggiore criticità. “150/One for all” è un progetto per promuove una open call gestita dall’ufficio per gli studenti internazionali. L’obiettivo è quello di incoraggiare la co-creazione e la collaborazione tra studenti di design e l’istituzione universitaria per affrontare i diversi problemi comuni. Offrendo un’opportunità per gli studenti di essere coinvolti, di sviluppare un senso di appartenenza e, allo stesso tempo, beneficiare di un’esperienza lavorativa.