The planner's activities in Intercos and the planning board implementation for the subcontractors

The project has been developed in the planning department in Intercos, an Italian based company operating in the cosmetic market, more precisely in the make-up area. After the introduction to the company, the market and the products, it is introduced SAP. It is the new software that is going to substitute the previous working method in the overall company. With the focus on the planning department, all the activities of the supply chain are explained. How they work, what are the main activities that involve directly or indirectly the planning department, what information need by them the planning, how these communications are done are the aspects handled in the report. It is going to be explain the sales order and how the planner is able to confirm the dispatch data and to keep under-control the lead-time of the product. The planner has to check coordinate all the activities (bulk production, packaging procurement), but his/her core activities are the packing phase and the most crucial one the filling phase, which is the bottleneck activity of the process. The wet products (mascara and gloss) with the automatic filling represents a huge portfolio in the company. To check the capacity is not easy because of the huge portfolio, the high number of filling machines to keep in consideration (10), and because the most part of them (8) are in subcontractors location, although only one is not Intercos property. To help the planners in their activities it has been introduced the instrument of the planning board. At the beginning of the project the instrument were used only for the internal filling machines. Due to the fact that Intercos externalize a big part of this portfolio, the planning board for the subcontractor was created to give to them and to the planners a helpful instrument. This instrument had to be set to the planner’s needs and it is now the instrument where the sequence of the orders is shown to the subcontractors and where the planner can check easily the capacity of the lines.

L’elaborato è stato redatto durante lo stage di 6 mesi svolto presso Intercos Europe, azienda produttrice di make-up per conto terzi per alcuni dei marchi più famosi del mercato. La mansione è stata quella del pianificatore della produzione. L’attività “collo di bottiglia” è la fase del riempimento, che è seguita da confezionamento e controllo qualità, per spedire poi il prodotto finito dal cliente. Il pianificatore deve fornire una data di spedizione del prodotto finito realistica, e aggiornarla nel nuovo sistema SAP se necessario. Per poter far ciò, serve collaborazione tra i vari dipartimenti dell’azienda, in particolare dall’industrializzazione per sapere il centro di lavoro, dalla pianificazione bulk per la data di disponibilità e dall’ufficio acquisti per la data di arrivo dei componenti. Il pianificatore deve poi soprattutto sapere quando i propri centri di lavoro saranno disponibili per il riempimento. Un nuovo strumento è stato creato per questo scopo: la tavola di pianificazione. Questo strumento da visibilità: - al pianificatore riguardo la disponibilità delle proprie linee produttive, così d poter confermare una data di spedizione realistica fin dall’inserimento dell’ordine nel sistema; - alla produzione, che visualizza la sequenza degli ordini da produrre. Una difficoltà aggiuntiva riguarda i terzisti. Molte linee di riempimento sono situate presso terzisti. Questo strumento, fornito a loro, identifica una sequenza di produzione che deve essere tassativamente seguita ed evita le continue mail e telefonate che erano finora il metodo di comunicazione tra pianificazione e terzisti.