Rengineering of the proposal process for an EPC supplier. The Bosch Rexroth case

Proposal Management is the application of Project Management discipline to the Pre-Sales phase. In the field of Competitive Bidding, this process allows for the selection of feasible and profitable proposals to which the Tenderer should apply for and, above all, to coordinate and develop the quotation until the contract is awarded. The purpose of this Thesis is to introduce the benefits of Proposal Management in a multi-project environment that, despite being potentially prepared, is now ignoring the enormous potential that a structured proposal process offers. More specifically, the aim of this work is the reengineering of the proposal process for an EPC supplier in order to maximize the efficiency and minimize costs, based on the particular business context. In particular, the development of the model required the translation of specific requirements of the Head of Bosch Rexroth Project Management Office in an activity flow aimed at organizing and structuring the proposal development, by taking into account the constrained availability of resources and the deadlines imposed by the client. To meet these objectives, an exhaustive and critical study of literature and guidelines has been performed to tailor notions and principles, adapting them to the specific Bosch Rexroth case. After the literature analysis (Chapter 1 & 2), the practical context in which Bosch Rexroth operates has been deeply investigated, leading to the definition of an “As Is” scenario. Then, having taken into account the environment peculiarities, corporate objectives and all available relevant knowledge in literature, the design of the model has been developed (Chapter 3). In the fourth chapter, a validation of the model has been carried out by means of illustrating: - the model’s successful achievement of planned objectives; - the difference in results and performances between the proposals which have followed, at least in part, the proposed model and those which didn’t; - the general acceptance of the model by large IT corporates (i.e. NTT Data, IBM and Sopra Steria) and its similarity with their corporate proposal processes. In this chapter, it will be possible to understand the methodologies and the higher efficiency in offers development, proper of larger companies, more structured and in the business from longer time. In particular, the Model has been validated and corrected on the basis of interviews with different Senior Managers working in Pre-Sales of the IT sector, including: - Mr. Luigi Cardani, Vice President for Energy & Utilities, and Mr. Carlo Bardone, Head of Utilities, Nuclear, Industrial & Refineries at NTT Data - Mr. Roberto Dentoni, Sales Transaction Support-Manager, and Mr. Piercarlo Portesan, Associate Partner and Solution Leader & Business Development Executive Leader at IBM. - Mr. Carlo Mangiagalli, Head of Procurement Italy, and Mr. Roberto Romanò, Senior Manager at Sopra Steria. These interviews were aimed not only at validating the developed model, but also at introducing improvements deriving from the practical experience of the managers and from the structures of companies in the business from longer. Despite the different Business Case and Target Market, the model succeeded in obtaining an overall validation in terms of Documentation Flow, Production of Deliverables, Quality Assessments, Definition of a Minimum Staffing for Standard Proposals, Subdivision of the Process into Phases and Contract Review. Finally, based on such suggestions and taking into consideration the typical business peculiarity of Bosch Rexroth, some modifications and improvements have been implemented in the model. This thesis has identified the structuring of a well-normed and timed proposal phase as a solution to the problems encountered in the real business context. As such, all the necessary processes, methods and tools have been proposed in order to run the model effectively. In particular, all the activities to be performed have been defined, as well as their sequence and duration. For each task, the resources (e.g. owner, supervisor, informed and authorizer) have been identified and assigned, making reference to real company roles, and based on proposal complexity. The final result is the creation of a structured but flexible proposal process, accompanied by the identification of all the tools useful for its implementation at Bosch Rexroth Company Level.

Il Proposal Management può essere pensato come l’applicazione della disciplina di Project Management alla fase di offerta. La proposta dovrebbe essere considerata come un progetto del progetto (F. Verzegnassi, 2016). Nel campo del Competitive Bidding, il suddetto processo non solo permette di selezionare quelle proposte che siano effettivamente profittevoli e fattibili, e a alle quali l’offerente non dovrebbe rinunciare ma, soprattutto, consente di coordinare e gestire la preparazione della quotazione tesa all’aggiudicazione del contratto. Lo scopo principale di questo elaborato è quello di introdurre i benefici del Proposal Management in un ambiente multi-progetto che, nonostante sia potenzialmente pronto, al momento ignora l’enorme potenziale che un processo di offerta strutturato può garantire. Più specificatamente, l’oggetto di questa tesi è la reingegnerizzazione del processo di gestione delle offerte di un EPC Contractor, volto a massimizzarne l’efficienza e a minimizzarne i costi e basato sullo specifico contesto di Business in cui la multinazionale in oggetto opera. In particolare, lo sviluppo di tale modello ha preso avvio dalla traduzione di determinate esigenze e richieste del responsabile dell’ufficio di Project Management di Bosch Rexroth in un flusso di attività creato per organizzare e strutturare lo sviluppo di offerte, tenendo conto della scarsa disponibilità di risorse e delle scadenze imposte dal cliente. Al fine di raggiungere questi obiettivi, ci sì è basati su uno studio critico ma completo della letteratura e delle linee guida, adattando principi e nozioni alla realtà specifica in cui Bosch Rexroth opera. Una volta eseguita l'analisi della letteratura (Capitoli 1 e 2), si è studiato nel dettaglio il contesto d’affari e il quadro commerciale di Bosch Rexroth, definendo lo scenario “As Is” della stessa. Prese in considerazione le caratteristiche proprie del caso, gli obiettivi aziendali e tutta la rilevante letteratura disponibile, si è sviluppata la progettazione del modello (Capitolo 3). Nel quarto capitolo, il modello è stato validato illustrando: - l’effettivo raggiungimento degli obiettivi pianificati; - le differenze in termini di performance tra le offerte che hanno seguito o meno il modello; - l’accettazione generale del modello da parte di esponenti di rilievo di grandi multinazionali operanti nel settore dell’IT (NTT Data, IBM e Sopra Steria) e la sua somiglianza con i processi delle suddette aziende. In questo capitolo sono stati analizzati i metodi e l’elevata efficienza del processo di sviluppo delle offerte proprio di grandi società, più strutturate e operanti da lungo tempo nel business. Nello specifico, il modello è stato convalidato sulla base di interviste con diversi dirigenti responsabili della fase di offerta nel settore IT, tra cui: - il Dott. Luigi Cardani, Vice President for Energy & Utilities, e il Dott. Carlo Bardone, Head of Utilities, Nuclear, Industrial & Refineries di NTT Data - il Dott. Roberto Dentoni, Sales Transaction Support-Manager, e il Dott. Piercarlo Portesan, Associate Partner and Solution Leader & Business Development Executive Leader di IBM. - Il Dott. Carlo Mangiagalli, Head of Procurement Italia, e il Dott. Mr. Roberto Romanò, Senior Manager di Sopra Steria. Questi colloqui sono stati mirati non solo ad ottenere una validazione del modello, ma anche ad introdurvi modifiche e miglioramenti, derivanti dalla vasta esperienza dei manager competenti della materia e dalle specifiche strutture e metodologie delle suddette società, operanti nel campo da lungo tempo. Nonostante le differenze esistenti in termini di business e mercato, il modello ha ottenuto una convalidazione generale per quanto riguarda la solidità del flusso documentale proposto, la produzione di deliverables, le valutazioni di qualità, la definizione di un organico minimo preposto alla preparazione di offerte standard, la suddivisione del processo in fasi e la revisione dei contratti. Infine, sulla base dei suggerimenti degli esperti e tenuto conto delle specificità del business di Bosch Rexroth, sono state apportate al modello alcune modifiche per realizzare i miglioramenti proposti. Il presente elaborato ha identificato nella strutturazione, normazione e scomposizione in fasi del processo di offerta, una soluzione ai problemi incontrati nella realtà aziendale. Di conseguenza, sono state proposte le metodologie e gli strumenti necessari per applicare efficacemente il modello. In particolare, sono state specificate e definite tutte le attività da svolgere nel processo di offerta, così come sono state delineate la sequenza e la durata di svolgimento. Per ogni compito, sono state assegnate le risorse coinvolte (responsabile, supervisore, referente e supporto), tenendo conto degli effettivi ruoli aziendali e sulla base della complessità dell’offerta affrontata. L’esito di questo lavoro è stato la creazione di un processo di gestione delle offerte strutturato ma flessibile, accompagnato dalla identificazione di tutti gli strumenti utili alla sua efficace implementazione in Bosch Rexroth.