Flaws in forecasting project cost and duration

In many projects final cost and duration exceed planned values. Which are the causes of these systematic underestimations? Three possible explanations are given: technical explanations, psychological explanations, political-organizational explanations. Technical mistakes in planning process could lead to inaccurate cost and duration planned values. Generally, looking at differences between planned and actual values, technical errors should cause an overall distribution around zero, but a poor risk management can lead to systematic errors. Psychological factors may influence the values of forecasted cost and duration. Biases in mental make up of project promoters and forecasters can cause them to be overly optimistic about project outcomes. Political and organizational pressures can lead to strategic misrepresentation. In situations of high pressure and competitiveness, promoters and forecasters intentionally accentuate positive aspects and intentionally underestimate costs and durations to get project approved. A post-project review is proposed in order to improve promoters’ and forecasters’ awareness about possible flaws in cost and duration forecasts. Starting from a comparison between planned and final values, variations are evaluated and key factors that have influenced forecasting process are identified.

In molti progetti il costo finale e durata superano i valori previsti. Quali sono le cause di queste sottostime sistematiche? Tre possibili spiegazioni vengono fornite da questo lavoro di tesi: spiegazioni tecniche, spiegazioni psicologiche, spiegazioni politico-aziendali. Errori tecnici nel processo di pianificazione potrebbe portare a stime di costi e durate imprecisi. Generalmente, considerando le differenze tra i valori previsti ed effettivi, gli errori tecnici dovrebbero portare a una distribuzione casuale con media nulla, ma un’inadeguata gestione dei rischi potrebbe portare a commettere errori sistematici. I fattori psicologici possono influenzare i valori di costo e durata prevista. La presenza di distorsioni ne processi mentali delle persone coinvolte nelle previsioni dei risultati del progetto possono causare una tendenza eccessivamente ottimistica. Pressioni politiche e aziendali possono portare a rappresentazioni consapevolmente errate. In situazioni di forte pressione e competitività, le persone che hanno interesse in uno specifico progetto accentuano intenzionalmente gli aspetti positivi e sottostimano i costi e i tempi di durata per ottenere l’approvazione a eseguire il progetto stesso. Un processo di post-project review viene proposto al fine di migliorare la consapevolezza riguardo possibili difetti nelle previsioni dei costi e delle durate. Partendo da un confronto tra i valori pianificati e quelli finali, le variazioni vengono valutate e vengono identificati i fattori chiave che hanno influenzato il processo di previsione.