Is vendor rating relevant for public institutions ? Designing supplier evaluation systems for superior performance of public works

In the private context, the vendor selection and evaluation process proves to be rather important for what concerns both strengthening the relationships with suppliers and the improvement of the overall firm’s performance. However, when dealing with the public administration, this evaluation process presents substantial differences, mainly resulting from a stringent regulation which grounds on open competition, transparency and equality principles. Such characteristics make performance measurement more complicated, as well as they bind the two parties, namely the public institution and the supplier, to relationships whose time horizon must be short. Indeed, it is not possible to select a supplier by basing on what has been recorded in past relationships and renewing contracts is prohibited since new procurement processes require the implementation of public tendering procedures. Furthermore, it has been highlighted how, besides the differences between public and private context, some substantial differences among the public institutions do exist. More in detail, some public entities’ features may influence the performance evaluation process. This work, supporting the extant studies on public procurement, aims to investigate about the characteristics of supplier selection and evaluation systems and the benefits that those may provide to public administration, thus filling a gap in the literature. More specifically, the research seeks to analyse the possible advantages generated by supplier evaluation practices in the context of public works. This focus is led by the fact that the execution of such projects entail high costs and non-negligible durations, making the overall work performance fundamental both from the economic perspective and in terms of social impact. After a deep literature review about the public procurement process and the supplier evaluation in the private sector, the work focuses upon two relevant aspects. First, we want to analyse the relationship between the supplier selection and evaluation process and the overall performance of the projects they carried out. Then, the research wants to study how the characteristics of the public institution and the work typology influence the intensity of supplier performance measurement shown by public institutions. The analysis of the research questions clearly required to develop a framework for supplier evaluation and selection in public works. This model, designed grounding on previous studies in the private sector, has been then adapted to the context of public works through some detailed considerations about the regulatory framework. Hence, to study the research problems we designed a survey, made after the theorised framework, to be filled by contractors involved in projects for the Italian public institutions. Once data has been collected, the study moves on to the statistical analysis of the research hypotheses, which generated interesting results. The verification made by Structural Equation Modeling demonstrates that the supplier selection and evaluation process affects the overall work performance, in terms of cost, time and quality. At the same time, some contingencies in public works procurement influence the intensity of vendor evaluation by public bodies. More in detail, it is highlighted how the scale of the work, in terms of estimated cost and duration, drives the intensity of supplier performance measurement.

Nei contesti aziendali, il processo di selezione e valutazione delle prestazioni dei fornitori risulta essere di grande importanza, sia per quanto riguarda il miglioramento delle relazioni con gli stessi che, più in generale, per la consolidazione delle performance globali dell’impresa. Nel contesto della pubblica amministrazione, tuttavia, il processo di valutazione assume dei caratteri particolari e contingenti a una normativa stringente, basata sui principi di aperta competizione, trasparenza e imparzialità. Queste profonde differenze rendono più complicata la misurazione delle prestazioni e vincolano le parti in causa - ente pubblico e fornitore - a relazioni che possono essere solamente di breve termine. Non è possibile infatti scegliere un fornitore sulla base di quanto registrato in precedenti relazioni o prolungare un contratto oltre il termine prestabilito, senza una nuova implementazione delle procedure di gara. Si è inoltre notato come, oltre alle differenze tra il contesto pubblico e quello privato, siano presenti alcune sostanziali differenze tra gli enti pubblici stessi. In particolare, è evidente come i fattori sociali, economici e demografici delle istituzioni possano influenzare il processo stesso di valutazione delle performance. Il presente lavoro, a complemento dei (pochi) studi esistenti sulla misurazione delle prestazioni degli acquisti pubblici, si propone di fare maggior luce sulla progettazione dei sistemi di valutazione e selezione dei fornitori, nonché i possibili benefici che ne derivano per la pubblica amministrazione, andando così a colmare un gap presente, ad oggi, in letteratura. Più nel dettaglio, lo studio mira ad analizzare i possibili vantaggi forniti dalla valutazione dei fornitori nel contesto delle opere pubbliche che, tra le differenti categorie di acquisto, rappresenta una delle più rilevanti sia a livello di impatto sui cittadini che di spesa interessata; la realizzazione di opere pubbliche comporta infatti elevati costi e tempi di esecuzione non trascurabili, caratteristiche che rendono le performance del lavoro fondamentali sia dal punto di vista economico che in termini di impatto sociale. A seguito di un’attenta analisi della letteratura in merito al processo di acquisto nel settore pubblico e alla valutazione dei fornitori in ambito aziendale, la ricerca si è focalizzata su due aspetti di particolare rilevanza. In primo luogo, si vuole indagare sulla relazione esistente tra il processo di selezione e valutazione dei fornitori e le performance dei lavori realizzati dagli stessi. In seguito, si vuole comprendere se e come le caratteristiche dell’ente o del progetto in sé influenzano le modalità e l’intensità di valutazione dei fornitori da parte degli enti pubblici. L’analisi delle domande di ricerca ha chiaramente richiesto la creazione di un framework per la misurazione delle performance dei fornitori di opere pubbliche. Tale modello, sviluppato dagli spunti presenti in precedenti studi nel settore privato, è stato successivamente adattato al contesto pubblico attraverso un’attenta analisi della letteratura sul tema e della normativa vigente. Per studiare i problemi di ricerca è stato creato un questionario, diretta conseguenza del framework teorizzato, da sottoporre ai fornitori di grandi opere per gli enti pubblici Italiani. Una volta ottenuti i dati necessari, si è passati all’analisi statistica delle ipotesi di ricerca che ha generato risultati di particolare interesse. L’analisi statistica dei legami all’interno del modello ha portato a dimostrare che il processo di valutazione dei fornitori influenza le performance finali del progetto, in termini di costo, tempo e qualità. Al tempo stesso, alcune contingenze relative ai lavori svolti determinano l’intensità di valutazione dei fornitori da parte degli enti pubblici. In particolare, si nota come la dimensione del lavoro, in termini di costi e tempi di esecuzione, rappresenti un driver dell’intensità di misurazione delle performance dei fornitori.