BIM application for the improvement of efficiency of facility management processes. The case study Poste Italiane

Building Information Modeling (BIM) methodology is achieving huge success in the planning, design and construction phases, but it is still not much used in the management and control field after the buildings entry into service. The understanding of the challenges and value-adding potential of BIM in existing FM processes is the purpose of this work. To explore these areas, a literature review (Section 1) and confirmatory case study (Section 3) were used. The scenario of Poste Italiane, and in particular the Area Immobiliare Division, appointed for the Real Estate management of Poste Italiane asset, was analyzed as current scenario in Section 2. The analysis reveals some weaknesses in the management of the FM processes, that are difficulties in information retrieval due to fragmentation of data, weak interoperability within software and weak integration of information, lack of a central database and lack of feedback information management. BIM as a unique shared platform for the integration of processes and information was proposed for the improvement of the current scenario. In order to develop a strategy of BIM implementation within the existing information system, a case study was modeled with the BIM-based software Revit and issues like data capture, Level of Development, naming and coding and integration with other software were explored. A set of procedure for the implementation of BIM in the existing Area Immobiliare environment is proposed. Anyway, to avoid waste of energies, the research suggests the implementation of a pilot project that must specifically identify Area Immobiliare needs and provide empirical experience to successfully implement BIM on the whole managed asset. This work represents a first study about limits and potentialities of BIM applied to the Area Immobiliare Facility sector. The prepared case study serves as a tool and knowledge base for the future BIM implementation in FM processes. The results demonstrated that BIM value in FM originates from its capability to serve as a central shared platform containing accurate and accessible FM data, leading to improvement to current manual processes of information handover and efficiency increase in work order execution. The main challenges are linked to the interoperability between BIM and FM technologies, the lack of methodologies and case studies as benchmarks, the shortage of BIM skills in the FM industry and in particular a limited knowledge of implementation requirements and in general the high effort of study, analyze, capture and model the Area Immobiliare big Real Estate portfolio

La metodologia BIM (Building Information Modeling) sta raggiungendo un grande successo nelle fasi di progettazione e costruzione, ma non è ancora utilizzata in maniera altrettanto diffusa nella fase di gestione, dopo che l’edificio sia entrato in funzione. Lo scopo di questo lavoro è quello di comprendere quali siano le sfide da affrontare e i motivi che determinano questo ritardo nell’applicazione del BIM al settore del Facility Management. Allo stesso tempo mira a valutarne le potenzialità e descriverne il valore aggiunto. In particolare, lo sviluppo di applicazioni BIM in contesti di FM già esistenti e strutturati sembra essere quello meno diffuso e studiato. Per esplorare quest’area sono stati utilizzati due metodi di ricerca: una literature review nella Parte Prima e un caso studio di verifica nella Parte Terza. Lo scenario di Poste Italiane ed in particolare l’Area Immobiliare, che si occupa di gestirne il patrimonio immobiliare, è stato descritto ed analizzato in qualità di scenario attuale di riferimento per lo sviluppo di ipotesi di implementazioni BIM (parte Seconda). L’analisi ha rivelato alcune debolezze nella gestione dei processi di FM che si possono riassumere in (1) difficoltà nel reperire le informazioni a causa di un sistema frammentato, (2) scarsa interoperabilità tra software e scarsa integrazione delle informazioni, (3) mancanza di un database centrale ed, infine, (4) mancanza di procedure per la gestione dei feedback. Per l’ottimizzazione dello scenario attuale è stato proposto l’utilizzo del BIM come un’unica piattaforma condivisa per l’integrazione dei processi e delle informazioni. Al fine di sviluppare una strategia per l’implementazione del BIM all’interno del sistema informativo esistente, è stato modellato un caso studio con il software BIM-based Revit. In questo modo sono stati esplorati alcuni temi importanti quali la cattura dei dati, i Livelli di Sviluppo, la codifica degli elementi, le modalità di integrazione del BIM con altri software. Un set di procedure per l’inserimento del BIM all’interno dell’ambiente dell’Area Immobiliare è proposto nella Parte Terza. Tuttavia, per evitare inutili consumi di energie, la ricerca ha suggerito lo sviluppo di un progetto pilota che vada ad identificare in modo preciso le esigenze dell’Area Immobiliare e che possa servire da esperienza reale per la futura implementazione del BIM all’intera Area Immobiliare. Questo lavoro di tesi rappresenta un primo studio rispetto ai limiti e alle potenzialità del BIM applicato al settore Facility dell’Area Immobiliare. Il caso studio potrà servire come strumento e base di conoscenza per lo studio di una strategia di implementazione futura nei processi di FM. I risultati dimostrano che il valore del BIM è originato dalla sua capacità di fungere da piattaforma condivisa e database centrale contenente dati accurati e accessibili. Ciò porta al miglioramento dell’attuale trasferimento manuale dei dati e all’incremento dell’efficienza nella gestione degli ordini di lavoro. I principali ostacoli sono rappresentati dalla bassa interoperabilità tra tecnologie BIM e CAFM, la mancanza di metodologie e di casi studio da usare come benchmark, la carenza di competenze BIM all’interno dell’industria del FM e in particolare una conoscenza limitata rispetto ai requisiti di implementazione, il grande sforzo necessario allo studio, analisi, cattura e modellazione dell’esteso patrimonio dell’Area Immobiliare.