Improving the picking activity through the A3 tool. The case study of Bomi Italia S.p.A.

This project focused on improving the picking phase through the A3 tool in BOMI s.p.a.. The company desired to increase its productivity by 15%, working on the picking phase. Increasing productivity by considering the internal process meant reducing the time spent by the warehouse operators to process an order during the picking phase. For this reason, direct observations and measurements were conducted in order to state and evaluate the current performances. Through these actions, some non-value-added activities have been discovered that increase the cycle time of the picking phase. Some sessions of brainstorming allowed to define the root causes of the problems. They were discussed and analysed more deeply in order to find countermeasures. The main problems were related to the inefficient organization of the products at level A, with consequent high walking distances, the inefficient organization of the activities, the high confidence in the operators' experience and the poor information in the documents. These problems were faced by introducing a new organization of product layout based on the occurrence of a product code in the daily orders and the daily quantity required. Furthermore, based on the new arrangement of level A, a new organization of work was defined that rested on the two new functions of refill and replenishment. The final solution involves both the product layout and the internal system. The implementation of the solution will decrease the total time to accomplish the picking phase, with a consequent increasing of productivity by 28%.

Questo progetto di tesi si focalizza sul miglioramento della fase di picking, applicato nel reale caso dell'azienda Bomi Italia S.p.A., in modo particolare in una delle sedi localizzata a Grazzago (Mi). La linea guida utilizzata per lo sviluppo dell'intero progetto è stata il modello A3. Durante il primo incontro con l'azienda, è stato espresso il desiderio di agire sulla fase di picking, con l'obiettivo di ridurre il tempo di questa attività. Nello specifico, il target definito dall'azienda era pari a un aumento della produttività (intesa come ordini evasi in un arco di tempo) del 15%. E' stato prima di tutto necessario analizzare l'intero processo al fine di capire il flusso delle risorse e delle informazioni. Dopodiché, si è proceduto con un'analisi dettagliata della fase di picking e delle relative attività svolte in magazzino. Questa analisi ha permesso di identificare alcune attività non a valore aggiunto che vengono giornalmente svolte dagli operatori e che impattano direttamente sul tempo di ciclo della fase in esame. La fase di picking è principalmente composta da due gruppi di attività: il primo riguarda l'attività di abbassamento di tutti i prodotti stoccati nel livelli B, C, D, E e F e la loro momentanea allocazione a livello A; il secondo riguarda il soddisfacimento delle singole righe di ordine, nel quale gli operatori prelevano dai pallet abbassati il quantitativo richiesto di prodotti. Il magazzino, a livello A, era organizzato in modo da garantire una singola postazione fissa per ogni codice di prodotto e un'area generale dove posizionare i pallet nel caso in cui la domanda giornaliera avesse superato la quantità di un pallet al giorno. Sulla base di questo layout, tutte le attività di della fase di picking erano state definite. Gli operatori del picking massivo abbassavano i prodotti, controllavano lo stato della postazione fissa e, se già occupata, posizionavano il pallet nell'area generale. Gli operatori dedicati all'order picking, stabilivano il loro percorso sulla base dei prodotti richiesti in un ordine e, quando i prodotti di una postazione fissa terminavano, avevano il compito di movimentare il pallet contenente i prodotti richiesti dall'area generale fino alla postazione fissa. Una volta completato l'ordine, i prodotti venivano posizionati nell'area di imballaggio. Per ognuna di queste attività, sono stati misurati i tempi medi ed i percorsi effettuati dagli operatori nel magazzino. In seguito, alla luce delle performance misurate, sono state condotte sessioni di brainstorming con l'obiettivo di identificare i tempi ed i percorsi non a valore aggiunto, e le possibili soluzioni ad essi applicabili. E' stato possibile identificare quattro grandi gruppi di problema-soluzione: • Il primo problema riguardava l'order picking: durante il soddisfacimento del singolo ordine, capitava che l'operatore si trovasse di fronte ad una postazione fissa i cui prodotti erano terminati. In questo caso, l'operatore doveva spostarsi fino all'area generale, cercare il codice corretto e trasportarlo alla postazione fissa. Una volta posizionato il pallet, l'operatore prelevava la quantità richiesta e proseguiva con la riga di codice successiva. Questa attività rappresentava una grande perdita di tempo per l'operatore dell'order picking. Al fine di risolvere questo problema si è pensato di riorganizzare il layout di prodotti a livello A: era necessario introdurre più di una postazione fissa per quei prodotti la cui domanda giornaliera supera la quantità di un pallet. A questo scopo, un'analisi sui dati storici della domanda è stata condotta al fine di identificare la quantità media di pallet richiesta per ogni codice di prodotto e conseguentemente adattare il numero di posti pallet fissi per ogni codice. • Il secondo problema riguardava la gestione dei pallet richiesti interamente dal cliente. In questo caso, i pallet interi venivano, in un primo momento, abbassati e posizionati nell'area generale e successivamente recuperati dall'operatore degli ordini singoli e trasportati nell'area di imballaggio. Questo genere di attività è non a valore aggiunto, per questo è stata proposta la movimentazione dei pallet abbassati direttamente all'area di imballaggio, riducendo notevolmente il tempo dedicato alla loro gestione. Per questa categoria di pallet, non è stata prevista alcuna postazione fissa. • Il terzo problema riguardava la disposizione dei prodotti stessi tra le postazioni fisse. Essa era stata definita sulla base dell'esperienza degli operatori e non su dati storici, di conseguenza, alcuni codici molto richiesti erano posizionati in corsie lontane e prodotti meno richiesti in postazioni più facilmente raggiungibili. Al fine di ottimizzare la disposizione dei prodotti, è stata effettuata un'analisi sui dati storici, estrapolandone la frequenza di un codice all'interno degli ordini della giornata. Sulla base dei risultati ottenuti e di alcune restrizioni imposte dall'azienda, è stato possibile definire un nuovo layout dei prodotti che permettesse di ottimizzare il percorso e ridurre il tempo di ciclo dell'attività. • Il quarto problema faceva riferimento alle situazioni di "emergenza": l'operatore dedicato al soddisfacimento dei singoli ordini inizia la propria attività quando la fase di abbassamento non è ancora conclusa. Per questo accadono situazioni nelle quali l'operatore necessita di un codice il cui pallet non è ancora stato abbasso. In questo caso, un altro operatore è incaricato di abbassare il prima possibile il pallet al fine di permettere il soddisfacimento dell'ordine. Questa attività comporta una grande perdita di tempo, considerando inoltre che questo intrecciarsi di attività avviene due volte al giorno. Al fine di risolvere questo problema, si è pensato alla riorganizzazione dell'attività di picking, basata sul nuovo layout definito dalle caratteristiche indicate nei casi precedenti. Due nuove funzioni sono state definite: la funzione di refill, secondo la quale tutte le postazioni fisse devono essere riempite giornalmente, a prescindere dalla richiesta effettiva, basandosi unicamente sulla stima della domanda; la funzione di replenishment, che agisce nel momento in cui la domanda effettiva super la domanda stimata. In questo caso, i pallet in eccesso verranno abbassati e posizionati in una posizione libera ottimale. Queste due funzioni sono state pensate e successivamente concretizzate sul sistema interno aziendale. Considerando che il numero di postazioni fisse è stato definito sulla base della domanda giornaliera e che la funzione di refill può essere applicata alla fine della giornata precedente, la mancata sovrapposizione delle attività porta a una eliminazione delle situazioni di emergenza. L'output finale del progetto è stato quindi la riorganizzazione del layout dei prodotti a livello A e l'introduzione di due nuove funzioni che definiscono un metodo ottimizzato di lavoro. L'implementazione di questo progetto richiede poche modifiche a poche risorse. Infatti, tutti i prodotti a livello A dovranno essere movimentati e organizzati secondo il nuovo layout e gli operatori dovranno essere istruiti riguardo alla nuova organizzazione del lavoro. I costi e i benefici del progetto sono stati stimati e monetizzati al fine di permettere all'azienda una più completa valutazione del progetto. Sulla base delle soluzioni trovate, sono stati calcolati i nuovi tempi della fase di picking al fine di stabilire il guadagno di tempo. Fase di abbassamento: Considerando le frequenze di accadimento delle due situazioni e che gli operatori abbassando in media 120 pallet al giorno, il tempo totale dedicato all'abbassamento dei prodotti scenderebbe da 4 ore e 16 minuti a 3 ore e 42 minuti. La percentuale di riduzione del tempo della fase di abbassamento, per 250 ordini, è pari al 13%. Fase di Order picking Considerando la frequenza di accadimento di ogni situazione e il numero di righe medie processate in un giorno dagli operatori, pari a 800, la variazione di tempo impiegato è stata calcolata. Da una durata iniziale pari a 23 ore e 14 minuti, si passa a una durata media di 16 ore e 06 minuti, che corrisponde a una variazione del 31%. Questo dato fa riferimento a un numero di ordini pari a 250. Inizialmente era previsto il lavoro di tre/ quattro operatori, impiegati 8 ore al giorno; con la soluzione proposta, il numero di operatori si riduce a due/ tre. Infine, considerando la media degli ordini processati al giorno (250), il numero medio di righe al giorno (800) e il numero medio di pallet abbassati (120), è stato possibile calcolare il tempo di ciclo totale della fase di picking e la sua variazione. La percentuale totale di riduzione del tempo di ciclo è pari al 28%. Questo significa che gli operatori della fase di picking sono in grado di processare lo stesso numero di ordini in meno tempo. Grazie a questo risultato è possibile concludere che la soluzione aumenta la produttività delle attività in uscita, espressa come numero di ordini soddisfatti in un arco di tempo. Il target è stato raggiunto e superato.