Analisi e ottimizzazione del processo di gestione dei flussi ospedalieri nella struttura complessa. Approvvigionamenti di ASST Grande Ospedale Metropolitano Niguarda

The purpose of our work was to map the nature, the organization and the structure of every information and communication flow that is controlled and managed by the so called Struttura Complessa Approvvigionamenti (S.C. APPR) in Azienda Socio Sanitaria Territoriale Grande Ospedale Metropolitano Niguarda: we had to create a solution that could help the employees in their activity of transmitting information to every each qualified authority in order to do it in a fast and easy way , without hindering and slowing down the other working activities. The principal activity of S.C. APPR is to manage the supply chain of all goods and services that are requested by the Organization, interacting with providers and selecting and analyzing all their products and sales deals. The peculiar element of this purchasing activity is in the origin and the nature of the economic resources that allow the Organization to finance the purchases: in fact Niguarda is a public organization and, for this reason, it is financed by public funding. Because of this, the organization must report the way it uses these resources and this activity of reporting is regulated by the so called Decreto Legislativo 50-2016. This decree determines that the organization must guarantee a lot of information and communication flows in order to allow some control authorities to evaluate the quality of the activity of the organization itself. For this reason, the task of S.C. APPR is both the management of all the activities of purchasing aimed at giving the Hospital all it needs to take care of patients and the interaction with all the control authorities in order to inform them about its operate: it is clear how a system that generates an integration of these two activities might be useful. This will help the Organization in maintaining the quality of the health services offered to the patients and in respecting the legal requirements. Our work consisted in the creation of a system that allows a secure archiving and a fast and easy use and transmission of all data that are involved in the communication flows. The result is the creation of a database on Microsoft Access ®: this database consists in a digital archive in which every user can add data through a process of uploading that is driven by the masks, or observe, extract and use any information uploaded before through the queries and functions that we had created. These elements, the masks, the queries and the functions, help the users of the database in every activity that is necessary to do, from the uploading of information to the utilization of them, and offer a very fast and easy solution to the activity of management of data communication flows. After the creation of the database, we proceeded with a testing phase aiming at a evaluating the time and the work-load necessary to carry out the aforementioned activities. In fact the database should be a new tool for simplifying the usual workflow, and should not represent a further hindrance to it. The results we obtained allow us to consider the database a very good solution: it is not difficult or even heavy on workload to maintain updated the database, and the functions and the queries that are available offer a lot of research opportunities. However, the structure of the information and communication flows and the data that are involved in them can change in time, so it is necessary to update the database adding new information fields and function that manage them continuously in time.

Lo scopo del presente lavoro di tesi è quello di mappare, all’interno della realtà della Struttura Complessa Approvvigionamenti dell’Azienda Socio Sanitaria Territoriale Grande Ospedale Metropolitano Niguarda la tipologia e le funzionalità dei vari flussi informativi amministrati dalla struttura ed individuare un sistema che permetta, agli utenti incaricati, di alimentare tali flussi in modo puntuale ed efficiente, senza ostacolare e rallentare le principali attività della struttura. La Struttura Complessa gestisce direttamente i processi di acquisto finalizzati all’approvvigionamento di ogni bene, lavoro e servizio di cui necessita l’intera azienda ospedaliera, interfacciandosi con tutti i fornitori presenti sul mercato e valutando, tecnicamente e commercialmente i prodotti e le offerte economiche. L’elemento peculiare di questa attività di approvvigionamento risiede nella natura delle risorse economiche di cui dispone l’Azienda: questa infatti è una pubblica amministrazione, in quanto tale, è interamente finanziata da fondi pubblici. Per questa ragione la struttura deve garantire il rispetto delle norme previste per legge e sancite dal Decreto Legislativo 50-2016 e successive revisioni, denominato Codice degli Appalti. Con lo scopo di monitorare l’attività di acquisto ed il successivo consumo di ogni bene, lavoro o servizio approvvigionato dall’Azienda, sono stati istituiti degli enti di monitoraggio. L’attività di questi enti consiste nell’osservare e valutare le procedure di acquisto dell’Azienda attraverso un’analisi dettagliata dei dati che la stessa azienda invia con lo scopo di rendicontarne l’operato: in questo scenario emerge la necessità per l’Azienda di organizzare dei meccanismi interni di gestione dei dati relativi agli acquisti in modo da poterli rendicontare a tutti gli enti di monitoraggio in modo puntuale, corretto e completo. L’attività del presente lavoro di tesi è stata quella di elaborare un sistema di gestione di tali informazioni, in modo da assicurarne una sicura archiviazione, oltre che una facile e veloce consultazione e visione. Il nostro lavoro ha portato alla creazione di un database di struttura mediante l’utilizzo del software Microsoft Access ® offerto dalla suite Microsoft Office ®, che costituisce un contenitore di tutte le aggiudicazioni effettuate: ciascun utente può alimentare questo database inserendo le informazioni che gli vengono richieste da alcune maschere che guidano l’uploading di informazioni, oppure muoversi all’interno del database visionando le informazioni presenti e ricavare i dati utili ad alimentare i flussi informativi o a programmare il lavoro futuro. L’elemento principale del lavoro è stato quello di individuare una soluzione che si intersecasse con le normali attività della struttura senza esserne da intralcio. È stata infatti riscontrata una grande correlazione tra il lavoro di approvvigionamento, che rappresenta l’attività principale della S.C., e le attività di alimentazione dei flussi, che invece sono attività secondarie: le informazione che servono ad alimentare i flussi vengono generate dagli utenti nelle diverse fasi che caratterizzano il processo di acquisto, per questo è indispensabile prevedere alcuni interventi di gestione delle informazioni già durante lo svolgimento delle attività di approvvigionamento in modo da attivare le operazioni di gestione dei dati proprio nelle fasi di lavoro in cui questi stessi dati vengono generati. Il primo approccio al problema ha portato all’elaborazione di un codice in Matlab: abbiamo valutato i rischi e i limiti della soluzione individuata e abbiamo deciso di abbandonarla ed intraprendere una nuova strada. Questo nuovo tentativo, che si è poi rivelato essere il più funzionale per il progetto, è consistito nell’elaborazione di un database digitale che permettesse di archiviare i dati secondo percorsi dedicati ed estrarre delle informazioni mettendo un numero praticamente illimitato di filtri di ricerca. Una volta elaborato il database, abbiamo eseguito dei test per misurare il carico di lavoro necessario per garantirne sempre completezza ed aggiornamento delle informazioni presenti al suo interno, in modo da valutare l’effettivo vantaggio dell’utilizzo di questo strumento: i dati riscontrati ci portano a sostenere che un aggiornamento quotidiano del database sia poco impegnativo e poco gravoso sul carico di lavoro dei dipendenti e che i vantaggi derivanti dall’utilizzo dello strumento a valle del suo perenne aggiornamento siano molti. Tuttavia, a causa della variabilità dei flussi, delle informazioni da monitorare, come anche delle informazioni da produrre in uscita dal database, gli aggiornamenti e gli sviluppi dello stesso saranno sempre necessari.