Hospital procurement : reingegnerizzazione dei processi e key performance indicators

The needs of continuous innovation of technologies, the demand of excellent services and the economic restriction due to the spending review, are three different elements that compose the actual scenario of the Italian Sanitary System. The difficult combination of these three elements has led to the need of rationalization and optimization of hospital procurement process. The term procurement includes all the activities that go from the procurement request to the actual delivery of the good to the correct ward. HTA is included in this process; it is leaving its role aside to progressively becoming an integral part of it. The work outlined in this thesis was developed in collaboration with Fondazione IRCCS Ca’ Granda Ospedale Maggiore Policlinico. Starting from the detection of high delivery timing, an analysis of procurement process was developed. All the phases were divided into four groups: planning, design, contract awards and supply; and they were analysed with the BPR method of reengineering the processes. The first part of the analysis is composed by the “as is” mapping, the purpose of which is the definition of the paths currently followed. Then, a process analysis is following; it aims to the calculation of the performance, but what emerged, was the lack of reliable data. The third step is the process diagnosis where the critical issues are identified, by looking from five different point of view. Finally, there is the process redesign part in which are proposed different solutions to overcome the detected issues. Particularly, among all, two solutions were detailed. From the one hand, the path of the processes was redefined in the “to be” mapping part, by focusing on the assignment of those responsible. On the other hand, a KPI model was developed to evaluate the performance of the processes in terms of time, quality and cost. The proposed solutions are innovative and in line with the literature; they aim to achieve better performance to provide high quality care services and give a significant contribution to improving the health of the population.

Il contesto storico-sociale attuale vede la presenza di tre elementi difficili da conciliare tra loro: l’innovazione continua delle tecnologie, la richiesta di servizi di cura di qualità e la progressiva diminuzione di risorse economiche disponibili a causa dello spending review in sanità. Ciò ha portato alla richiesta di razionalizzazione e ottimizzazione dei processi di procurement degli ospedali. Con il termine procurement si intendono tutte le attività che vanno dalla richiesta di acquisto di un bene alla sua consegna al centro di costo corrispondente; è quindi compreso anche il processo di HTA, che tende a diventare sempre più parte integrante del processo e non una fase a sé stante. Il lavoro di questo elaborato è stato svolto presso la Fondazione IRCCS Ca’ Granda Ospedale Maggiore Policlinico dove, partendo dalla rilevazione di tempistiche elevate, è stata svolta una analisi sul processo di procurement. Quest’ultimo è stato diviso in quattro fasi: programmazione, progettazione, affidamento, esecuzione ed è stato analizzato secondo il metodo BPR di reingegnerizzazione dei processi. La prima parte dell’analisi consiste nella mappatura as is, per definire i flussi e i percorsi dei processi d’acquisto come sono attualmente. Quindi è seguita una analisi dei processi per calcolarne le prestazioni e da questa fase è emersa principalmente la mancanza di dati affidabili disponibili. Ad essa è seguita una diagnosi dei processi in cui sono state identificate le criticità osservando il processo da cinque diverse prospettive. Infine, è presente la parte di ridisegno dei processi dove sono presentate le soluzioni concrete proposte per superare le difficoltà rilevate. In particolare, sono state approfondite due soluzioni tra tutte quelle proposte. Da un lato sono stati ridefiniti i flussi dei processi to be ponendo l’attenzione sull’assegnare dei responsabili per ogni attività. Dall’altro è stato sviluppato un modello di KPI per monitorare le performance dei processi sotto gli aspetti di tempo, qualità e costo. Le soluzioni proposte risultano essere innovative e in linea con la letteratura nel voler ottenere una migliore performance dei processi così da poter erogare servizi di cura di alta qualità e contribuire al miglioramento della salute della popolazione.