Assessing and supporting Agile project management & design thinking integration. A user experience and service designer perspective, approach and solution

The world is changing, and at a rate never before experienced. We are more or less aware of this every day: we live this metamorphosis in the way we buy things, the way we communicate, the way we eat, the way we travel and the way we work. In this global, hyper-connected, hyper-accelerated and hyper-competitive scenario, the biggest challenges are those related to the ability to be relevant to users and consumers, to be so on a global scale and to do it at the speed of light because everything is in constant accelerated motion. Within this context, traditional management models and old strategies for product development have been quickly overcome by other paradigms. From different disciplines, several alternatives models has emerged in order to respond to the fast pace of change of the world such as Design Thinking, Lean and Agile. Nowadays, enterprises live in the odd situation where teams are struggling to getting along with each other because these seemingly complementary practices force each discipline into different cadences, with different practices, targeting different measure of success. Tech teams adopt Agile focussing on increasing velocity. Product teams rely on Lean to reduce waste. Design teams, advocates for Design Thinking, want up-front design research phases to help discover what teams should really work on.In this scenario the role of project manager is under unprecedented change and the difficulties in implementing new models is becoming a hot topic. This is especially evident in big enterprises which are living these changes to be able to keep up the pace of small companies’s ability to adapt and quickly respond to their users needs. This thesis focuses on the digital agency SapientRazorfish (Publicis Group) which is living the transformation to more agile ways of working throughout all departments. It will be explored how integrating Agile implies deeper transformation and changes at organisation, team and personal level. Literature review and research will cover these aspected with special attention to project management, as it has emerged to play a key role in the transformation. As a designer, I identified criticalities and opportunities for improvement in the current state of the company to the extend of above presented topics. A new tool for project managers has been designed tailored to the company assets and employee’s needs. I hope this thesis represent a contribution to support project managers living the change, providing advice to better succeed in the Agile transformation.

Il mondo sta cambiando velocemente e ne siamo testimoni consapevoli più o meno ogni giorno: viviamo questa metamorfosi nel modo in cui acquistiamo, comunichiamo, viaggiamo e lavoriamo. In questo scenario globale, iper-connesso, iper-accelerato ed iper-competitivo, le sfide maggiori sono quelle legate alla capacità di essere rilevante per utenti e consumatori e di esserlo su scala globale. In questo contesto, i modelli di management più tradizionali e le strategie di sviluppo diventano rapidamente obsoleti, e vengono soppiantati da altri paradigmi. Da diverse discipline emergono nuovi modelli di problem-solving e business con lo scopo di rispondere al veloce cambiamento del mondo, come ad esempio Design Thinking, Lean e Agile. Le maggiori problematiche che le imprese di oggi riscontrano sono, sicuramente la difficoltà dei loro team nell’auto-coordinarsi e nel lavorare in sincronia perché i singoli dipartimenti, sono forzati a lavorare con cadenze diverse, con pratiche tra loro non interconnesse, creando così degli squilibri difficili da gestire. I team tecnici adottano l’Agile Development per accrescere la loro velocità di immissione di nuovo codice sul mercato. I team responsabili per l’implementazione di strategie e progettazione di prodotti si affidano a Lean per ridurre sprechi e ottimizzare le risorse. I team di progettazione e design, avvocati del Design Thinking, richiedono estese fasi di ricerca per l’identificazione dei prodotti e servizi da sviluppare. In questo contesto di incertezza e confusione, il ruolo del project manager si ritrova in uno stato di cambiamento senza precedenti. Questo problema è particolarmente evidente nelle grandi corporazioni che stanno si stanno trasformando per essere in grado di tenere il passo delle compagnie più piccole che invece riescono ad adattarsi velocemente e rispondere meglio alle esigenze del mercato e dei loro utenti. In questo contesto di incertezza e confusione, il ruolo del project manager si ritrova in uno stato di cambiamento senza precedenti. La difficoltà nell’implementazione e nella gestione di questi nuovi modelli è divenuto argomento di rilevante importanza nell’ultimo decennio. Questo problema è particolarmente evidente nelle grandi corporazioni che stanno si stanno trasformando per essere in grado di tenere il passo delle compagnie più piccole che invece riescono ad adattarsi velocemente e rispondere meglio alle esigenze del mercato e dei loro utenti. Grazie al mio background come designer sono stato in grado di identificare alcune aree di criticità e di opportunità nello stato attuale dell’agenzia. Un nuovo strumento per supportare i project managers è stato sviluppato secondo quanto appreso dalla ricerca sul campo e quindi secondo i bisogni delle persone coinvolte. La speranza è che questo progetto di tesi rappresenti un contributo di supporto per i project managers che stanno vivendo questi cambiamenti.