Digital in business travel : a model for evaluating the ROI of a digital solution

The digital transformation that in the last years has disrupted, and is continuing to disrupt, the ordinary execution of business activities, both strategically and operationally, has recently affected the management of business travel within the organizations. In the last years, several innovative digital solutions were developed and introduced in business tourism market and they allow to optimize the process, generating both a reduction in overall voice of cost of Travel & Expense and an improvement of the quality of the travel experience. However, the implementation of these digital instruments in the business context is a complex operation, so it is necessary the support of decisional tools that enable to correctly evaluate the benefits obtained as a consequence of such implementation. The following work of research provides a structural approach for the assessment of the return on investment of a digital solution for the business travel management. The definition of the model is based on a careful analysis of the existing literature, scientific and professional, on online and telephonic interviews to Italian travel managers, and on the active participation to important events of the business tourism sector. The proposed method allows companies to numerically evaluate the benefits, direct and indirect, that have been achieved in response to the adoption of a digital instrument, verifying that the implementation occurred successfully, and identifying eventual areas for improvements. Moreover, the model can be used as decisional support during the phase of selection of the most suitable instrument, in order to choose the solution that best fits with the requirements and the structural organization of the company. Such evaluation is based on the definition of a set of numerical indicators that covers all the phases of the process and the possible instruments adopted. The indicators definition is based both on the analysis of the features and the resultant advantages of the innovative technological solutions, and on the aspects and activities that are relevant for the correct realization of a business travel management program.

La trasformazione digitale che negli ultimi anni ha stravolto, e continua a stravolgere, la conduzione ordinaria delle attività aziendali, sia a livello strategico che operazionale, ha recentemente interessato la gestione dei viaggi d’affari all’interno delle organizzazioni. Negli ultimi anni, sono state sviluppate e introdotte nel mercato del turismo aziendale diverse soluzioni digitali innovative che permettono di ottimizzare tale processo, generando sia una riduzione della spesa totale della voce Travel & Expense, sia un incremento della qualità dell’esperienza di viaggio. Tuttavia, l’implementazione di tali sistemi digitali all’interno del contesto aziendale è un processo complesso, ed è quindi necessario il supporto di strumenti decisionali che consentano di valutare correttamente i benefici conseguiti a seguito della digitalizzazione. Il seguente lavoro di tesi propone un approccio strutturato per il calcolo del ritorno sull’investimento di una soluzione digitale per la gestione aziendale dei viaggi d’affari. La definizione di tale modello si basa su un’attenta analisi della letteratura esistente, scientifica e professionale, su interviste online e telefoniche a travel manager italiani, e sulla partecipazione attiva ad importanti eventi del settore del turismo aziendale. Il metodo proposto consente alle aziende di valutare numericamente i benefici, diretti e indiretti, che sono stati ottenuti a seguito dell’adozione di uno strumento digitale, verificando che l’implementazione sia avvenuta correttamente, ed individuando eventuali aree di miglioramento. Inoltre, il modello può essere utilizzato come supporto decisionale durante la fase di selezione della soluzione più adatta, al fine di individuare la scelta che sia più congrua alle necessità e alla struttura organizzativa della compagnia. Tale valutazione si basa sulla definizione di gruppo di indicatori numerici che coprono tutte le aree del processo e i possibili strumenti adottati. La definizione degli indicatori è basata sia sull’analisi delle caratteristiche e i conseguenti vantaggi delle innovative soluzioni tecnologiche, sia sugli aspetti e le attività che risultano essere fondamentali per la corretta realizzazione di un programma di gestione dei viaggi aziendali.