Event management : temporary events and project management approach. Focus on temporary sporting events : Red Bull Cliff Diving and Dakar

Project Management has developed mainly in the fields of engineering, construction and military logistic and subsequently in the IT area. Only recently, it has been applied to the event industry. The aim of the Project Management is to achieve, through a strategic planning, the project objectives considering the constraints arising from time, costs and resources. The following question ensues: might the PM approach be successfully applied also to temporary events management and how? The goal of this work is to analyse how PM knowledges, skills, tools, and techniques can be applied to the Event Management. A specific focus is addressed to the organisation and management of temporary events. It is explained what is a temporary event and what are its peculiarities. Then the phases of the event management process are described in detail, highlighting which are the main roles. The PM approach can be applied to temporary events, base on the following key concepts have been detailed: what the EMBOK model takes from the PMBOK Guide; which are the PM techniques, tools, software and skills ensuring the event strategic planning; why the Event Manager can be defined a Project Manager. The analysis of the case studies, Red Bull Cliff Diving and Dakar, both temporary and sporting events but of different complexity, has the aim to verify if Project Management might be the right ‘tool’ for the temporary sporting events and in which way it overlaps with Facility Management that ensures the properly ‘working’ of the event. The temporary events management is interpreted from the point of view of the Project Management and Facility Management. On one hand, the PM can be applied to these events because it supports the phase before the event implementation, planning, which covers the greater part of the entire process. On the other hand, the remaining part represents the execution phase, that involves the construction, assembly and set-up of temporary facilities and the implementation of the event, for which the FM approach appears as being more adequate. Finally, the case studies contributed to understand the role of Project Management in temporary events, which are comparable to projects: the innovation.

Il Project Management si è sviluppato principalmente nei settori di ingegneria, costruzioni e logistica militare e successivamente nell’IT. Solo di recente, è stato applicato all'industria degli eventi. Lo scopo del Project Management è quello di raggiungere, attraverso una pianificazione strategica, gli obiettivi del progetto considerando i vincoli di tempo, costi e risorse. Sorge spontanea la domanda: questo approccio può essere applicato con successo alla gestione di eventi temporanei e in che modo? L'obiettivo della tesi è analizzare come le conoscenze, gli strumenti e le tecniche di PM possono essere applicate alla gestione degli eventi. Particolare attenzione è rivolta agli eventi temporanei. È spiegato cos'è un evento temporaneo e quali sono le sue peculiarità. Sono descritte le fasi che scandiscono il processo di gestione degli eventi, evidenziando i ruoli principali. L'approccio di PM può essere applicato agli eventi temporanei, sulla base dei seguenti concetti chiave: cosa il modello EMBOK acquisisce dalla Guida PMBOK; quali tecniche, strumenti e competenze di PM assicurano la pianificazione strategica dell'evento; perché l'Event Manager può essere definito un Project Manager. L'analisi dei casi studio, Red Bull Cliff Diving e Dakar, entrambi eventi sportivi temporanei ma di diversa complessità, ha lo scopo di verificare se il PM può essere considerato una chiave di lettura di successo della gestione degli questi temporanei e come converge col Facility Management, il quale garantisce il corretto ‘funzionamento’ dell'evento. La gestione degli eventi temporanei viene interpretata dal punto di vista del Project Management e del Facility Management. Il primo può essere applicato agli eventi temporanei perché supporta la fase precedente all'evento stesso (pianificazione) che occupa gran parte del processo; la restante parte rappresenta la fase di esecuzione, ovvero costruzione, assemblaggio e allestimento di strutture temporanee seguiti dall'attuazione dell'evento, per la quale l'approccio di FM appare più adeguato. Infine, i casi studio hanno contribuito alla comprensione del vero ruolo del Project Management negli eventi temporanei, analoghi ai progetti: l’innovazione.