Improving the quality management system for an Italian lean company

This thesis called “Improving the Quality Management System for an Italian Lean Company”, illustrates the application of Lean principles in a real Italian company operating in the international Oil and Gas industry. The thesis is based on a four-months internship, between Politecnico di Milano and Pietro Fiorentini S.p.A. Divisione Samgas. The internship took place in the new production plant of Rosate (MI) and it led me to support the Quality office of the Company in its daily activities, in order to solve some criticalities raised recently after the acquisitions by Pietro Fiorentini of some smallest companies and the continuous growth of production volumes in the plant. The activities carried out during this stage include: training courses, activities of back-office data analysis in the various departments and offices, brainstorming sessions and the analysis of current business standards. The first two months - December 2017/January 2018 - of the internship experience were mainly focused on preparing visual Standard Operating Procedures and other documents related to the context, such as Manufacturing and Control Plans, which everyday help all employees of the electronic department to perform their tasks. At the beginning, the absence of an accurate documentation for work, caused inefficiencies in terms of time and money in routine operations and also during the training session of new employees. To solve this situation, the new procedures were made according to both requirements of ISO 9001:2015 and the actual standards of the Company already used in the other departments. To make this possible, all the workers of the target department and the Quality office have been involved. Create and implement a well-written documentation in a manufacturing department, as the electronic one, could bring to a decrease of quality variations, costs and waste of time during the daily activities and training. Furthermore, this allows avoiding problems during quality audits, to create a safer work environment and to keep higher the moral of employees. At the end of the internship, quality managers have approved all designed working documents and the defined target, to decrease by the 50% the training time of a new employee for the assembly of the three specific electronic devices on which I have worked, has been reached. The other two months - February 2018/March 2018 - were aimed to change the actual paper-based Quality Control System of the Belting department with a computer-based system, which simplifies the daily control activities of the Quality Control operators and the trend analyses performed by the Quality office. The As-Is situation shows some inefficiencies and wastes in terms of time and money throughout the whole Quality Control process. This part of the internship experience had the goals to minimize at first, two of the seven wastes described by the Toyota production System, i.e. the movement of materials and the motion of workers, and to decrease by 30% the total cost of the Quality Control process, which allows the Company to save 4500 € per year. Also in this case, at the end of the two months, the defined targets have been successfully achieved. In the following thesis, it will be presented what means “Lean”, the main values and tools of this Japanese management philosophy, with special attention to those tools seen during university courses and directly in the field such as 5s method, Kanban System, elimination of the Seven wastes, Kaizen activities and Visual Management.

Questa tesi intitolata “Miglioramento del sistema di gestione della qualità per un’azienda lean italiana”, illustra l’applicazione dei principi del Lean Thinking in un’azienda italiana che opera nel settore petrolifero e del gas. La tesi si basa su uno stage di quattro mesi tra il Politecnico di Milano e la Pietro Fiorentini S.p.A. Divisione Samgas. Lo stage ha avuto luogo nel nuovo impianto di produzione di Rosate (MI), e mi ha permesso di collaborare e supportare l’ufficio Qualità dell’azienda durante le sue attività quotidiane, di risolvere alcune criticità sorte recentemente dopo l’acquisizione di alcune piccole aziende da parte della stessa e dopo la costante crescita del livello di produzione dell’impianto. Le attività svolte durante questo stage includevano: corsi di formazione, attività di osservazione nei diversi reparti e uffici, raccolta e trattamento dei dati, attività di brainstorming e analisi degli standard aziendali attuali. I primi due mesi di questa esperienza erano principalmente focalizzati sulla preparazione di Procedure Operative Standard e di altri documenti relativi a tale contesto, come il Piano di Produzione e Controllo, che ogni giorno aiutano tutti i lavoratori del dipartimento di elettronica a svolgere le loro mansioni. All'inizio, non vi era presente alcuna documentazione scritta e accurata per il lavoro, questa mancanza causava inefficienze in termini di tempo e denaro nelle operazioni di routine e durante il processo di formazione dei nuovi dipendenti. Per risolvere questa situazione, le nuove procedure proposte sono state elaborate in base sia ai requisiti della ISO 9001: 2015 che agli standard attuali della Società, già utilizzati in altri reparti. Per rendere possibile ciò, sono stati coinvolti tutti i lavoratori del dipartimento interessato e quelli dell'ufficio Qualità. Creare e implementare una documentazione ben scritta, in un reparto produttivo come quello elettronico, può portare ad una diminuzione della variazione in termini di qualità, una riduzione dei costi e di tempo durante le attività quotidiane e di formazione. Inoltre, tale documentazione consente di evitare problemi di qualità anche durante gli audit, di creare un ambiente di lavoro più sicuro e di mantenere alto il morale degli operai. Al termine dello stage, tutti i documenti di lavoro progettati sono stati approvati dai responsabili della qualità e della sicurezza, e l'obiettivo definito di ridurre del 50% il tempo di formazione di un nuovo dipendente per l'assemblaggio dei tre dispositivi elettronici specifici su cui ho lavorato è stato raggiunto. I successivi due mesi miravano invece a sostituire l’attuale sistema cartaceo di Controllo Qualità del reparto di cinturazione con un sistema computerizzato, che semplifica le attività giornaliere degli operatori del controllo qualità e le analisi dei trend e di back-office svolte dall'ufficio Qualità. La situazione iniziale mostra diverse inefficienze e attività a non valore aggiunto durante l'intero processo del controllo di qualità. Questa seconda parte del tirocinio aveva l'obiettivo di minimizzare principalmente due dei sette sprechi descritti dal Toyota Production System, ovvero la movimentazione dei materiali e il movimento dei lavoratori, e di ridurre del 30% il costo totale del processo di Controllo Qualità, che consente all’azienda di risparmiare 4500 € all'anno. Anche in questo caso, al termine dei due mesi, gli obiettivi definiti sono stati raggiunti con successo. Nella seguente tesi, verrà presentato cosa significa il termine "Lean", i valori e gli strumenti principali di questa filosofia di gestione giapponese, con particolare attenzione a quegli strumenti visti sia durante i corsi universitari sia direttamente sul campo come il metodo 5s, il sistema Kanban, l’eliminazione dei sette sprechi, le attività di Kaizen e il Visual Management.