Re-engineering of a CMMS : a case in pharmaceutical industry

Maintenance consists in a wide set of activities both technical and economic. The management of such tasks can take advantage of software aid, with the Computerized Maintenance Management System (CMMS). The optimization of duties given by a CMMS, if properly used, can be very high, allowing maintenance to compete for a strategic role within the productive context of a company. Nevertheless, even if the advantages are several, the results expected can require time to come to light, facing several problems during the implementation stage. This thesis work, done at the Bayer Site of Garbagnate Milanese (MI), presents which are the most frequent problems in dealing with a CMMS of recent installation. Such software is SAP-PM, that after the Fit-Gap analysis done for Bayer has been called FAM (Facilities and Assets Management). It wills to define a procedure that lays the foundations for a correct implementation during the initial stage, in order to facilitate the users’ learning and, as a consequence, to provide the correct initial data gathering and uploading. It has been performed a complete review of the latest introduced CMMS, in terms of training to operators and technicians, reviews of maintenance plans, re-schedule of activities, definition and monitoring of KPIs introduced with the software. An optimization of the software, in an optic of design it on the company’s needs, leads to better coordination between activities, possibility to monitor performances and to define a data-base for further reliability improvements.

La manutenzione consiste in una vasta gamma di attività sia tecniche sia economiche. La gestione di tali attività può avvalersi dell'aiuto di software, ossia i Computerized Maintenance Manangement System (CMMS). L'ottimizzazione delle attività offerta da un CMMS, se correttamente utilizzato, può essere molto elevata, consentendo alla manutenzione di competere per un ruolo strategico all'interno del contesto produttivo di un'azienda. Tuttavia, anche se i vantaggi sono molteplici, i risultati attesi possono richiedere del tempo per venire alla luce, affrontando diversi problemi durante la fase d’implementazione. Questo lavoro di tesi, svolto presso il sito Bayer di Garbagnate Milanese (MI), presenta quali sono i problemi più frequenti nella gestione di un CMMS di recente installazione. Tale software è SAP-PM, che dopo la Fit-Gap analysis fatta per Bayer è stato chiamato FAM (Facilities and Assets Management). Il presente lavoro di tesi intende definire una procedura che ponga le basi per una corretta implementazione durante la fase iniziale, al fine di facilitare l'apprendimento degli utenti e, di conseguenza, facilitare la raccolta e il corretto caricamento dei dati iniziali. È stata eseguita una revisione completa del CMMS di recente installazione, in termini di formazione per operatori e tecnici, revisioni dei piani di manutenzione, ri-pianificazione delle attività, definizione e monitoraggio dei KPIs monitorabili con il software. Un'ottimizzazione del software, in un'ottica di progettazione sulle esigenze dell'azienda, porta a un migliore coordinamento tra le attività, possibilità di monitorare le prestazioni e definire un database per ulteriori miglioramenti dell'affidabilità produttiva.