Universal risk register

The last two decades have been characterized by an evolution of risk management activities within the Oil and Gas industry. It is an evolving interdisciplinary process getting more and more structured inside oil companies, now rooted in the processes of various disciplines and specialty areas requiring specific approaches. An important contribution comes from organizations recognized worldwide, as the Project Management Institute (PMI), which helped making the process of risk management a relatively standardized process and faithfully reproduced by the Best Practices. A proof of this is the birth at the end of the 90s/early 2000s of many companies producing software for risk management that today are established and continue to invest in research and development to carry on a process now fully launched. The main deliverable of a qualitative risk management is the risk register: a management tool that enables an organization to understand its comprehensive risk profile. It is a simple repository for all risk information including its identification, evaluation, mitigation actions and risk tracking. Within the various Eni’s departments that have been analysed, different risk register templates have been adopted, in some cases purely Excel based, in other cases integrated within specific software. The scope of the work is to create a model of universal risk register for the company, which acts as a repository for all the contributions coming from the different disciplines. This model represents an important innovation in integrated risk management and allows the company to manage the escalation process towards the highest levels of society in a more streamlined manner. First step was to analyse the current active risk management processes within the units relevant to the survey. Then, I moved on to study the possible flows of information between the disciplines and the universal repository, highlighting common points and to which level the treated risks were able to influence (e.g. process level, project level, country level, security level, etc...). Based on this, I have identified the quality requirements that the universal platform must meet to serve as a universal risk register and therefore be flexible enough to adapt to the needs of each department. The final phase of the study was to plan the strategy for the acquisition of new software available on the market that would fully adapt to the needs and to the introduced requirements. To perform this evaluation, an “ad hoc” procedure was created that guides the selection of the platform through a series of tests that, on a practical level, allow the selection based on qualitative and quantitative evaluations of the most suitable tool.

Gli ultimi due decenni sono stati caratterizzati da un'evoluzione delle attività di gestione del rischio all'interno dell'industria petrolifera e del gas. Si tratta di un processo interdisciplinare in evoluzione sempre più strutturato all'interno delle compagnie petrolifere, ora radicato nei processi di varie discipline e aree specialistiche che richiedono approcci specifici. Un contributo importante arriva da organizzazioni riconosciute in tutto il mondo, come il Project Management Institute (PMI), che hanno contribuito a rendere il processo di gestione del rischio un processo relativamente standardizzato e riprodotto fedelmente dalle Best Practices. Una conseguenza è la nascita alla fine degli anni '90/primi anni 2000 di molte aziende che producono software per la gestione del rischio che oggi si sono affermate e continuano a investire in ricerca e sviluppo per portare avanti un processo ormai lanciato. Il principale risultato di una gestione del rischio qualitativa è il registro dei rischi: uno strumento di gestione che consente ad un'organizzazione di comprendere il suo profilo di rischio globale. Si tratta di un semplice repository per tutte le informazioni sui rischi, tra cui l'identificazione, la valutazione, le azioni di mitigazione e il monitoraggio degli stessi. All'interno dei vari dipartimenti Eni analizzati, sono stati adottati diversi modelli di registro dei rischi, in alcuni casi puramente basati su Excel, in altri casi integrati in software specifici. Lo scopo del lavoro è creare un modello di registro di rischio universale per l'azienda, che funge da deposito per tutti i contributi provenienti dalle diverse discipline. Tale modello rappresenta un’importante innovazione nella gestione integrata dei rischi e permette all’azienda di gestire in maniera più snella il processo di escalation verso i livelli più alti della società. Il primo passo è stato analizzare gli attuali processi di gestione del rischio attivi all'interno delle unità rilevanti per il sondaggio. Successivamente, si è passati a studiare i possibili flussi di informazioni tra le discipline e il repository universale, evidenziando i punti comuni ed a quale livello i rischi trattati erano in grado di influenzare le operazioni dell’azienda (ad esempio livello di processo, livello di progetto, livello di paese, livello di sicurezza, ecc..). Sulla base di ciò, sono stati identificati i requisiti qualitativi che la piattaforma deve soddisfare per fungere da registro universale ed essere abbastanza flessibile da adattarsi alle esigenze di ciascun dipartimento. La fase finale dello studio prevedeva di pianificare la strategia per l’acquisizione di un nuovo software disponibile sul mercato che si adattasse pienamente alle esigenze ed ai requisiti introdotti. Per eseguire questa valutazione, è stata creata una procedura “ad hoc” che guida la selezione della piattaforma attraverso una serie di test che, a livello pratico, consentono di selezionare con valutazioni qualitative e quantitative il tool più adatto.