The importance of digital tools for business travel

Business travel represents an essential element for a company’s competitive advantage as it influences its overall performances. This generates the exigency to manage business travel as efficiently and effectively as possible. In order to reach this objective, companies have introduced digital tools. The ultimate aim of the research consists in showing the value added by digital tools, by highlighting the positive impact they produce on some elements that are deemed essential for a better business travel management, and for the overall improvement of corporate performances. These elements, identified through the analysis of the academic literature, include traveller satisfaction, travel policy compliance, cost control and traveller productivity. Moreover, it has been pointed out how these elements are characterised by a series of relationships. The method used for the research consists of two parts: literature analysis, including scientific and professional papers, to provide a broad picture about these themes; interviews with travel managers of important companies and participation to workshops, to find evidences in the real world about what stems from literature analysis. Through literature analysis, the research hypothesis has been formulated and then has been empirically investigated by using the interviews performed with travel managers. Digital tools contribute to improve business travel management from both the point of view of travellers and travel managers. On the one hand, by addressing the evolving needs of travellers, they increase their satisfaction; on the other hand, by enhancing travel policy compliance and by reducing costs, they support travel managers in reaching their objectives. According to interviews findings, benefits for travel managers are clear, but the same cannot be said for travellers. The main limits observed are related to the lack of a clear understanding of the travel policy, cultural barriers and technological limitations.

I viaggi d’affari rappresentano un elemento fondamentale per le aziende in quanto ne influenzano le performance sia in termini di efficacia del proprio business sia in termini di costo. Da questo scaturisce l’esigenza di gestire tali viaggi nel modo più efficiente e efficace possibile. Per raggiungere questo obiettivo, le aziende hanno introdotto e continuano a introdurre strumenti digitali. Il fine ultimo della tesi consiste nel dimostrare il valore apportato dagli strumenti digitali, mostrando come essi impattino positivamente su alcuni elementi che risultano particolarmente rilevanti per una migliore gestione dei viaggi d’affari e quindi, più in generale, per un miglioramento delle performance aziendali. Tali elementi, individuati attraverso l’analisi della letteratura accademica, sono: la soddisfazione del viaggiatore, il rispetto della travel policy, il controllo dei costi e la produttività del viaggiatore. Inoltre, è stato evidenziato come questi elementi non siano tra loro scollegati ma risultino invece caratterizzati da una serie di relazioni. Il metodo utilizzato per effettuare la ricerca si articola in due parti: analisi della letteratura, sia scientifica che professionale, per offrire un panorama completo su queste tematiche; interviste con travel manager di importanti aziende e partecipazione a workshop, per cercare evidenze nella realtà di quanto emerso dall’analisi della letteratura. Attraverso l’analisi della letteratura è stata formulata un’ipotesi di ricerca che è stata poi investigata empiricamente con l’utilizzo delle interviste effettuate ai travel manager. Gli strumenti digitali contribuiscono a migliorare la gestione dei viaggi d’affari sia per i viaggiatori che per i travel manager. Da un lato, infatti, rispondendo alle nuove esigenze dei viaggiatori, consentono di aumentare la loro soddisfazione; dall’altro, aumentando il rispetto della travel policy e riducendo i costi, supportano i travel manager nel raggiungimento dei loro obiettivi. Alla luce delle interviste, se i benefici per i travel manager risultano essere evidenti, non si può dire lo stesso per i viaggiatori. I principali limiti riscontrati sono legati alla mancanza di una chiara comprensione della travel policy, a barriere culturali e a limiti tecnologici.