Handling public procurement in Europe : the pivotal role of digital platforms

Abstract “ Procurement is a process of scouting market for acquiring goods, services, works from external source via bidding or tendering actions”. On the other hand, Institute of supply Management (ISM) defines procurement as an “organizational function that includes specifications development, value analysis, supplier market research, negotiation, buying activities, contract administration, inventory control, traffic, receiving and stores” (Cavinato, 2010).To procure goods/services to government bodies is nothing but Public Procurement and is defined by European commission as “Public procurement refers to the process by which public authorities, such as government departments or local authorities, purchase work, goods or services from companies” (European Commision, 2018). It is also a process to ensure that the buyer receives products, services at the best possible price, in comparison to aspects of quality, quantity, delivery and location. Purchasing refers to the major function of an organization that is responsible for acquisition of required materials, services, and equipment. Every year EU expenditure on public procurement accounts for almost 14% of GDP (European Commision, 2018) on the purchase of services, works and supplies. In many sectors such as energy, transport, waste management, social protection and the provision of health or education services, public authorities are the principal buyers (European Commision, 2018). Public procured goods and services are closely inContact with public. There is broader sense in spending taxpayer’s money that is not just satisfying the primary needs. Now People are concerned with how efficient the procured solution is, is it creating jobs, is it compliant, is it sustainable and is it value for money hence, it is important to procure quality goods and services. This is a challenging task for the public authorities by holding onto traditional procedures of public procurement. The procurement department is backbone of many organizations as they are involved with costs of carrying out an activity, buying goods or services, and building strategic relationship with stakeholders and suppliers. There is need to increase the transparency of the process that helps reduce corruption and adapt to more efficient process. With the development in technologies and digitalization there is better and faster way for the authorities to adhere to be efficient and effective in procuring of goods and services. The scope of this report is to study the different public procurement procedures available in the European countries followed by studying the significance of digital innovation for public procurement. Thus, the aim of work can be divided into two folds: • Deepening how public procurement is carried out in different European countries • Studying the Significance of digital innovation in procurement in this digital era. Let us visualize in brief, how these two points are playing a role in the public procurement process, the types involved, the Digital platforms for eProcurement, also how innovation is creating change and receptive to the globalized scenario.

Astratto "L'approvvigionamento è un processo di mercato di scouting per l'acquisizione di beni, servizi, opere da fonte esterna tramite offerte o gare d'appalto". D'altro canto, Institute of supply management (ISM) definisce l'approvvigionamento come una "funzione organizzativa che comprende sviluppo delle specifiche, analisi del valore, ricerca di mercato dei fornitori, negoziazione, attività di acquisto, amministrazione dei contratti, controllo dell'inventario, traffico, ricezione e negozi" (Cavinato , 2010). Procurare beni / servizi a enti governativi non è altro che appalti pubblici ed è definito dalla Commissione europea come "Gli appalti pubblici si riferiscono al processo attraverso il quale le autorità pubbliche, come i dipartimenti governativi o le autorità locali, acquistano lavoro, beni o servizi dalle aziende "(Commissione Europea, 2018). È anche un processo per garantire che l'acquirente riceva prodotti, servizi al miglior prezzo possibile, rispetto a aspetti di qualità, quantità, consegna e ubicazione. L'acquisto si riferisce alla funzione principale di un'organizzazione responsabile dell'acquisizione di materiali, servizi e attrezzature necessari. Ogni anno la spesa dell'UE per gli appalti pubblici rappresenta quasi il 14% del PIL (Commissione europea, 2018) sull'acquisto di servizi, lavori e forniture. In molti settori come l'energia, i trasporti, la gestione dei rifiuti, la protezione sociale e la fornitura di servizi sanitari o educativi, le autorità pubbliche sono i principali acquirenti (Commissione Europea, 2018). I beni e i servizi di approvvigionamento pubblico sono strettamente in contatto con il pubblico. C'è un senso più ampio nella spesa del denaro dei contribuenti che non soddisfa solo i bisogni primari. Ora le persone sono preoccupate dell'efficienza della soluzione approvata, della creazione di posti di lavoro, della conformità, della sostenibilità e del rapporto qualità-prezzo, quindi è importante procurarsi beni e servizi di qualità. Questo è un compito impegnativo per le autorità pubbliche che si attiene alle tradizionali procedure di appalto pubblico. Il dipartimento acquisti è la spina dorsale di molte organizzazioni in quanto sono coinvolti con i costi di realizzazione di un'attività, l'acquisto di beni o servizi e la costruzione di relazioni strategiche con parti interessate e fornitori. È necessario aumentare la trasparenza del processo che aiuta a ridurre la corruzione e ad adattarsi a processi più efficienti. Con lo sviluppo delle tecnologie e della digitalizzazione esiste un modo migliore e più rapido per le autorità di aderire all'efficienza e all'efficacia nell'acquisizione di beni e servizi. Lo scopo di questo rapporto è quello di studiare le diverse procedure di appalto pubblico disponibili nei paesi europei, seguito dallo studio dell'importanza dell'innovazione digitale per gli appalti pubblici. Quindi, lo scopo del lavoro può essere diviso in due pieghe: • Approfondimento del modo in cui gli appalti pubblici vengono effettuati in diversi paesi europei • Studio del significato dell'innovazione digitale negli appalti in questa era digitale. Vediamo in breve, in che modo questi due punti stanno giocando un ruolo nel processo di approvvigionamento pubblico, i tipi coinvolti, le piattaforme digitali per l'eProcurement, anche come l'innovazione sta creando un cambiamento e ricettiva allo scenario globalizzato.