Building information modeling application to facility management of medium-small real estates. The case of V. Pareto residence

This work aims to highlight the possible improvements in the Facility Management field thanks to the use of Building Information Modeling (BIM). The BIM methodology is finding many positive opinions in recent times and is proving to be a very useful tool in the various phases of a project, such as design, construction and, especially, building management. The thesis is structured in two parts, the first theoretical part (Section I) is based on research and analysis of documents and case studies to corroborate the main topic, and the second experimental part (Section II) is composed by the experimentation on a real study case. Everything was done to understand the influence linked to the application of a 3D model on the management phase of a medium / small real estate. Papers and case studies have been collected and studied with the intent to understand how useful it is to have a BIM model of the building and what impact it can have on the management of Facility services. Moreover, the usefulness of this topic to be used in other similar cases has been investigated and it has been understood that even if the BIM topic is spreading and more and more users know it and are able to use it, the relationship between model and Facility needs further attention to arrive at new solutions. For this reason the topic focused on a building already built, to get more information and highlight the existing problems so as to find solutions to improve the processes that provide for the integration between the BIM model and the management programs. The object studied in the experimental phase was the residence "Vilfredo Pareto" owned by the Politecnico di Milano. The residences represent an important part in the university context and are the subject of various discussions, both in terms of design and consequently of Facility, therefore the efficiency of the management processes and of the systems connected therein, can significantly influence both the quality of the intervention and the related management costs, and in terms of improvement of service levels perceived by the guests who live there. Therefore, the experimentation on the case of the "Pareto" residence is based on three main factors: the BIM modeling of the building, the improvement of the processes related to maintenance interventions and the steps within them, as well as improving relations, and the improvement of the relationships between the various actors performing activities during the different phases. In detail, the processes were represented with the various steps and the actors taking part; after highlighting the problems and critical passages, solutions were sought to improve the steps and the interconnections between the roles. Particular attention was given to the initial reporting phase of the failure, which seemed to be the most problematic; the insertion of the BIM model and the connection with the existing signal management system called "Volta FM" has made the process of preparing and sending the notification by the user simpler and more intuitive, also allowing the post-intervention feedback to be sent, linked to the rapid evaluation of the quality level of the intervention performed and perceived by the same user. The results obtained demonstrate the utility of having a BIM model from the user in the fault reporting phase, which becomes more intuitive and fast and significantly reduces the risks associated with delays in carrying out maintenance work; this new scenario makes it possible to reduce the time required for the intervention, optimizing also the related maintenance costs related to the speed of the intervention itself, and therefore also has an impact on the costs required, as well as having a constant updating of all technical elements that during the life of the building will be or may be subject to maintenance. Finally, the importance of the BIM methodology in relation to the Facility Management is recognized to make improvements in the processes and management of a building.

Questo lavoro si propone di evidenziare i possibili miglioramenti nel campo del Facility Management grazie all'uso del Building Information Modeling (BIM). La metodologia BIM sta trovando molte opinioni positive negli ultimi tempi e si sta dimostrando uno strumento molto utile nelle varie fasi di un progetto, come la progettazione, la costruzione e, in particolare, la gestione degli edifici. La tesi è strutturata in due parti, la prima parte teorica (Sezione I) si basa sulla ricerca e l'analisi di documenti e casi di studio per corroborare l'argomento principale, e la seconda parte sperimentale (Sezione II) è composta dalla sperimentazione su un reale caso di studio. Tutto è stato fatto per capire l'influenza legata all’applicazione di un modello 3D sulla fase di gestione di un immobile medio / piccolo. Documenti e casi di studio sono stati raccolti e studiati con l'intento di capire quanto sia utile avere un modello BIM dell'edificio e quale impatto può avere sulla gestione dei servizi di Facility. Inoltre, è stata studiata l'utilità di questo argomento da utilizzare in altri casi simili ed è stato compreso che, anche se l'argomento BIM si sta diffondendo e sempre più utenti lo conoscono e sono in grado di usarlo, la relazione tra modello e Facility necessita di ulteriore attenzione per arrivare a nuove soluzioni. Per questo motivo l'argomento si è concentrato su un edificio già costruito, per ottenere maggiori informazioni e evidenziare i problemi esistenti in modo da trovare soluzioni per migliorare i processi che prevedono l'integrazione tra il modello BIM e i programmi di gestione. L'oggetto studiato nella fase sperimentale è stata la residenza "Vilfredo Pareto" di proprietà del Politecnico di Milano. Le residenze rappresentano una parte importante nel contesto universitario e sono oggetto di varie discussioni, sia in termini progettuali che conseguentemente di Facility, pertanto l'efficientamento dei processi di gestione e dei sistemi ivi connessi, può influire in maniera significativa sia sulla qualità dell'intervento e dei relativi costi di gestione, che in termini di miglioramento dei livelli di servizio percepiti dagli ospiti che vi risiedono. Pertanto, la sperimentazione sul caso della residenza "Pareto" si basa su tre fattori principali: la modellazione del BIM dell'edificio, il miglioramento dei processi legati agli interventi di manutenzione e dei passaggi all'interno di essi, nonchè al miglioramento delle relazioni, e il miglioramento delle relazioni tra i vari attori che svolgono attività durante le diverse fasi. In dettaglio, i processi sono stati rappresentati con le varie fasi e gli attori che prendono parte; dopo aver evidenziato i problemi e i passaggi critici, sono state cercate soluzioni per migliorare gli step e le interconnessioni tra i ruoli. Particolare attenzione è stata data alla fase iniziale di segnalazione del guasto, che sembrava essere la più problematica; l'inserimento del modello BIM e la connessione con l'esistente sistema di gestione delle segnalazioni chiamato "Volta FM", ha reso più semplice ed intuitivo il processo di predisposizione ed invio della segnalazione da parte dell'utente, consentendo altresì l'invio di un feedback post-intervento, legato alla rapida valutazione del livello di qualità dell'intervento eseguito e percepito dal medesimo utente. I risultati ottenuti dimostrano l'utilità di avere un modello BIM dall'utente nella fase di segnalazione del guasto, che diventa più intuitiva e veloce riducendo significativamente i rischi legati ai ritardi nell'esecuzione degli interventi di manutenzione; questo nuovo scenario consente di ridurre il tempo richiesto per l'intervento, ottimizzando anche i relativi costi della manutenzione legati alla rapidità dell'intervento stesso, e ha anche un impatto sui costi richiesti, nonchè di avere un costante aggiornamento anagrafico di tutti gli elementi tecnici che durante la vita dell'edificio saranno o potranno essere oggetto di manutenzione. Infine, l'importanza della metodologia BIM in relazione alla Facility Management è riconosciuta per migliorare i processi e la gestione di un edificio.