Ottenimento della certificazione UNI EN ISO 9001:2015 e ottimizzazione del processo di gestione dei flussi nella ASST Grande Ospedale Metropolitano Niguarda

The present thesis project is composed by two main processes within the supply structure of the Azienda Socio Sanitaria Territoriale Grande Ospedale Metropolitano (ASST GOM) Niguarda: the conclusion of the certification process of the Quality Management System (QMS), according to the principles of the UNI EN ISO 9001:2015 standard, and the optimization of the information flow management system to allow the effective and efficient use of the main work tools. The certification process is a long, articulated and continuous path aimed at improving management efficiency through the analysis of processes and their summary in operating instructions and procedures. The implementation of the SGQ, started with a previous thesis project, required a constant professional partnership in order to write the prescriptive documentation required by the ISO standard. Starting from the analysis of the documentation previously written and the basic principles of the standard, we have described the activities of the main processes with particular attention to the quality policy, where the goals that the structure intends to reach, and its points of strength and weakness are defined, and to the analysis of the context in which the structure is inserted. Moreover, we have paid attention to the organizational and functional chart, to the matrix of responsibilities that defines the organizational structure, to the guidelines published on the Intranet site and to the main forms used in the daily activities. Finally, we have analysed the micro risk management in which, starting from the macro analysis, the most relevant areas of risk were broken down into phases and, for each, a proactive action was defined in order to reduce the value of risk given by the product of the individual scores of occurrence, severity and detectability. Staff training was a very important topic in our thesis project. In fact, meetings were periodically held to raise awareness among staff on the importance of achieving quality and of using standardized documentation. Furthermore, in the thesis project it was fundamental to participate to the internal audits, organized with the members of the S.C. Quality, Privacy and Clinical Risk of ASST GOM Niguarda, for preparing the visit of the external supervisor. This audit was held on 13 June 2018. After the analysis of the documentation and related documentary evidence, the supervisor has granted the ISO 9001: 2015 Quality Certification. The certification process is not ended with the certification, but the continuous improvement must be followed through continuous updating of documentation and annual audits to verify the maintenance of quality. The standardization of the documentation was also the starting point for optimizing the tools used in the management of data flows in and out of the Complex Structure. The supply processes of goods, works and services, required by the Hospital, are managed by the supply structure that constantly interfaces with suppliers for the technical and economic evaluation of products. Therefore, the optimization of the data storage tools was judged necessary to feed the flows quickly and correctly. This allows the extraction of the useful data for the planning activity required by other offices such as the accounting for the Quarterly Income Statement (CET), DG Welfare and Management. In our thesis project, in particular, we focused on the automation of three Excel files: the schedule that keeps track of all the contracts awarded by each operator in the current year, the file containing the data of the deliberation in this current year and, finally, the savings file that contains the list of proceedings from whose renewal a saving was obtained compared to the expired contract. The variability of the information to be monitored requires constant updates of tools and, sometimes, also the integration with new files and methodologies in order to make data collection more efficient, effective, error-free and automated than nowadays.

Il presente lavoro di tesi si inserisce nell’ambito di due macro processi all’interno della Struttura Complessa (S.C.) Approvvigionamenti dell’Azienda Socio Sanitaria Territoriale Grande Ospedale Metropolitano (ASST GOM) Niguarda: il completamento del percorso di certificazione del Sistema di Gestione della Qualità (SGQ), secondo i principi della norma UNI EN ISO 9001:2015, e l’ottimizzazione del sistema di gestione dei flussi informativi per permettere l'efficace ed efficiente utilizzo dei principali strumenti di lavoro. Il percorso di certificazione è un percorso lungo, articolato e continuo finalizzato al miglioramento dell’efficienza gestionale attraverso l’analisi dei processi e la loro sintesi in istruzioni operative e procedure. L’implementazione del SGQ, iniziato con un precedente percorso di tesi, ha richiesto un continuo affiancamento ai collaboratori della struttura per la redazione della documentazione prescrittiva richiesta dalla norma ISO. Partendo dall’analisi della documentazione redatta e dai principi basilari della norma, abbiamo descritto i processi principali sui quali si sviluppano le attività con particolare attenzione alla politica per la qualità, dove sono definiti gli obiettivi che la struttura intende perseguire ed i suoi punti di forza e debolezza, l’analisi del contesto in cui la struttura si inserisce, l’organigramma, il funzionigramma e la matrice delle responsabilità che definiscono l’assetto organizzativo della struttura, i regolamenti pubblicati nel sito Intranet aziendale, i principali moduli utilizzati nello svolgimento delle attività quotidiane e la gestione del rischio micro nella quale, partendo dall’analisi dei rischi macro, le aree a rischio più rilevanti sono state scomposte in fasi e, per ognuna, è stata definita un'azione proattiva al fine di ridurre il valore di rischio dato dal prodotto dei singoli punteggi di probabilità di accadimento, gravità e rilevabilità. La formazione del personale è stato un tema molto importante nel nostro percorso di tesi: periodicamente sono state organizzate riunioni per sensibilizzare il personale della struttura sull’importanza del raggiungimento della qualità e sull’utilizzo di una documentazione standardizzata. Nel percorso di tesi, inoltre, è stato fondamentale partecipare agli audit interni, organizzati con gli esperti della S.C. Qualità e Rischio Clinico dell’ASST GOM Niguarda, per ottenere suggerimenti di modifica della documentazione redatta prima della visita dell’ente certificatore esterno che si è tenuta il 13 Giugno 2018. A seguito di tale audit l’ispettore, analizzata la documentazione e le relative evidenze documentali, ha rilasciato la Certificazione di Qualità ISO 9001:2015 alla S.C. Approvvigionamenti. Il percorso di certificazione non è terminato con l’ottenimento della certificazione ma, nell’ottica del miglioramento continuo, è previsto sia il continuo aggiornamento della documentazione sia audit esterni annuali per verificare il mantenimento della qualità. La standardizzazione della documentazione è stato anche il punto di partenza per l’ottimizzazione degli strumenti utilizzati nella gestione dei flussi di dati in ingresso e in uscita dalla Struttura Complessa. I processi di approvvigionamento di beni, lavori e servizi di cui necessita l’Azienda Ospedaliera sono gestiti dalla struttura complessa che si interfaccia costantemente con i fornitori per la valutazione tecnica ed economica dei prodotti. Quindi, si è ritenuto necessario ottimizzare i meccanismi di archiviazione dei dati per alimentare velocemente e correttamente i flussi che permettono di estrarre i dati necessari all’attività di programmazione richiesta da altri uffici quali la S.C. Economico Finanziaria per il Conto Economico Trimestrale (CET), ovvero il bilancio dell’azienda, la DG Welfare e la Direzione. Nel nostro percorso di tesi, in particolare, ci siamo focalizzati sull'informatizzazione e automatizzazione di tre strumenti per il personale della S.C. Approvvigionamenti: lo scadenziario che tiene memoria di tutti i contratti aggiudicati da ogni operatore in vigore nell’anno corrente, il file delibere che racchiude i dati delle delibere redatte in un determinato anno e, infine, il file risparmi che contiene l’elenco dei provvedimenti dal cui rinnovo è stato ottenuto un risparmio rispetto al contratto scaduto. I tre strumenti di lavoro sono stati implementati e sono ad oggi in uso presso la Struttura. La variabilità delle informazioni da monitorare richiede costanti aggiornamenti degli strumenti di lavoro e, talvolta, anche l’integrazione con nuovi file e metodologie al fine di rendere la raccolta dei dati sempre più efficiente, efficace, priva di errori e soprattutto automatizzata.