Financial performance management tool in Rivoira Group

Rivoira Group is an Italian company, member of Nippon Gases, that with turnover in 2018 of over €287,7 million represents one of the biggest companies in the production and distribution of technical gas sector. Its offers comprehends a wide portfolio of products, such as industrial, medical and cryogenic gases. For this kind of big companies, the accounting department represents the main gear that allows to the entire engine to work properly. Therefore, the presence of inefficiencies on the use of the company’s resource can represents a serious problem. Anyway, there is a lack of visibility, from the top management, on how these issues are generated, and for this reason a clear mapping of the current situation is required. This is exactly why this project is focused on the accounting department, specifically on the Order Request and Key Account process generation. Going more in details, the various analysis are performed on two types of code, the Business Unit and the Item Code, that together influence around the 80% of the Key Account process. The inefficiencies detected can be divided in two groups, according to the type of resource wasted: - Overloading of the company’s system: thousands of codes stored in the system but only a small percentage is used every year. Moreover, the longer the list of codes that can be chosen, the higher the probability to pick the wrong one. - Waste of the employees time: time allocated to the correction of errors. The goal of this project is to quantify theses inefficiencies though the use of KPIs, to understand their nature and the root-causes that generates them.

Rivoira Group è una compagnia italiana, membro del gruppo Nippon Gases, e con un turnover nel 2018 pari a €287,7 milioni rappresenta una delle più grandi compagnie nel campo della produzioni e distribuzione di gas tecnici. La sua offerta comprende un ampio portfolio, cha varia dai gas industriali, medicali a quelli criogenici. Per organizzazioni così grandi, il dipartimento di accounting rappresenta l’ingranaggio fondamentale che fa muovere l’intera macchina. Per questo motivo, la presenza di inefficienze nell’uso delle risorse della compagnia può rappresentare un serio problema. Purtroppo, c’è una mancanza di visibilità, da parte del top management, riguardo a come questi problemi siano generati, e quindi una chiara e comprensiva mappatura della situazione attuale è richiesta. Proprio per questo motivo, questo progetto è concentrato sul dipartimento di accounitng, specificatamente sugli ordini di acquisto e la creazione della chiave contabile. Andando più nel dettaglio, le varie analisi sono state fatte su due tipi di codici, i centri di costo and i codici articolo, che insieme influenzano circa un 80% del processo di creazione della chiave contabile. Le inefficienze individuate possono essere divise in due gruppi, in base al tipo di risorse sprecate: - Sovraccarico del sistema: migliaia di codici racchiusi nel software dell’azienda, ma solo una piccola percentuale è realmente utilizzata ogni anno. In particolare, più è lunga la lista di codici disponibili, maggiori sono le probabilità di scegliere quello sbagliato. - Spreco del tempo degli operatori: tempo allocato alla correzione degli errori. L’obbiettivo di questo progetto è di quantificare queste inefficienze attraverso l’uso di KPIs, identificare la loro natura e trovare le root-causes che le generano.