Coordinating engineering, production and sales before and after the CODP : an empirical study in the machinery industry

Traditionally, all the engineering and production activities performed by Engineer-to-order (ETO) companies were believed to be linked to a specific customer order. However, recent studies demonstrated that ETO companies are trying to anticipate engineering and production activities before receiving customer order, with the aim of reducing delivery lead time, this leads to a range of engineering and production decoupling configurations. ETO supply chains are complex and characterized by numerous activities spread over multiple functions and organizations, which poses interesting challenges for effective coordination of these activities. Despite the need for coordinating critical activities of engineering, production and sales has been pointed out in studies concerning supply chain management in the ETO context; the topic has been rarely addressed. This opens a gap between theory and practice. Therefore, this study aims at reducing this gap by investigating how real-world companies operating in the machinery industry coordinate engineering, sales and production functions before and after the Customer Order Decoupling Point (CODP) in different engineering and production decoupling configurations. Moreover, this research aims at understanding the factors leading to the choice of coordination mechanisms and the related benefits. To this purpose, a multiple case study analysis addressing nine companies operating in the machinery industry was conducted. The key findings of this study suggest that coordination mechanisms adopted before the order differ from the ones applied after the order. In particular, before the order, coordination occurs mainly between engineering and sales functions while after the order, coordination regards engineering and production. In both cases, the choice of coordination mechanisms depends on the coordination effort needed which varies according to the decoupling strategies adopted. By analyzing cross-functional coordination upstream and downstream the CODP, this study allows to understand how coordination mechanisms evolve across time, filling the gap recognized in the literature. In addition, it also considers more interfaces that until now have always been treated separately. Finally, this study provides managers with guidelines on how to coordinate engineering, sales and production before and after the customer order arrival, depending on the decoupling strategy chosen.

Tradizionalmente si pensava che tutte le attività di progettazione e produzione svolte da aziende che operano su commessa (ETO) fossero legate ad uno specifico ordine del cliente. Tuttavia, studi recenti hanno dimostrato che le aziende ETO stanno cercando di anticipare le attività di progettazione e produzione prima di ricevere l’ordine dal cliente, con l’obiettivo di ridurre i tempi di consegna, il che porta ad una serie di possibili strategie di disaccoppiamento per le attività di progettazione e produzione. La supply chain di un’azienda ETO è particolarmente complessa e le aziende devono svolgere numerose attività per sviluppare e realizzare un nuovo prodotto, rendendo il coordinamento fra le attività un fattore critico. Gli studi riguardanti la gestione della supply chain nel contesto ETO, hanno più volte evidenziato la necessità di coordinare le attività critiche di progettazione, produzione e vendita, tuttavia l’argomento è stato raramente affrontato, aprendo un divario tra pratica e teoria. Il presente studio mira a colmare questo divario, indagando su come le aziende operanti nel settore dei macchinari industriali, che adottano diverse strategie di disaccoppiamento, coordinano le funzioni di ingegneria, vendite e produzione prima e dopo il punto di disaccoppiamento. Inoltre, questa ricerca mira a comprendere i fattori che portano alla scelta dei meccanismi di coordinamento e i relativi benefici. A tal fine, sono stati condotti casi di studio in nove aziende che realizzano macchinari industriali. I principali risultati di questo studio suggeriscono che i meccanismi di coordinamento cambiano nel tempo, le funzioni coinvolte prima e dopo l’ordine sono diverse e lo sforzo di coordinamento varia a seconda della strategia di disaccoppiamento adottata. In particolare, tutte le funzioni, prima di aver ricevuto l’ordine adottano meccanismi di coordinamento diversi da quelli usati dopo, prima dell’ordine il coordinamento avviene principalmente tra le funzioni di ingegneria e vendite, mentre dopo l’ordine il coordinamento riguarda l’ingegneria e la produzione ed in entrambi i casi la scelta del meccanismo di coordinamento dipende dallo sforzo di coordinamento necessario che varia a seconda della strategia di disaccoppiamento adottata. Analizzando il coordinamento prima e dopo l’ordine, questo studio permette di capire come i meccanismi di coordinamento cambiano nel tempo, colmando il gap riconosciuto in letteratura. Inoltre, tratta complessivamente più interfacce che finora sono sempre state trattate separatamente. Infine, questo studio fornisce ai manager alcune linee guida su come coordinare ingegneria, vendite e produzione prima e dopo l'arrivo dell'ordine del cliente, a seconda della strategia di disaccoppiamento scelta.