Automazione e informatizzazione dei processi certificati della S.C. Approvvigionamenti, con particolare riferimento alla gestione dei dispositivi medici

The following thesis project takes place in the major context of optimization of the information flows management system within the Purchasing Department of the Niguarda Hospital (ASST Grande Ospedale Metropolitano di Niguarda). This optimization aims to achieve a swifter data flows administration through the minimization of manual data registration, the resulting reduction of errors and data redundancy, but also by means of the automation of data elaboration. The information flows related to the Department mainly take place through computerized means and are fundamental to its administration. However, in order to optimize them, it is necessary to comprehend the data they embrace. So, IT and management knowledge are not the only ones needed to understand and carry out this process. In fact, data flows include drugs and medical devices, but also machines and facilities. Given this, multidisciplinary preparation is appropriate to properly find and extract the characteristics of an item which allow its virtualization into computer data suitable to feed an information flow or to be elaborated for other purposes. The staff of the Department is multidisciplinary indeed, it comprises employees with very different aptitudes: biomedical engineers, management engineers, biologists and mathematicians. Moreover, while carrying out their activities, the employees must constantly keep into account the current legislation. They must especially observe the laws regulating the public contracts, primarily listed in the Italian Legislative Decree no 50/2016 (Public Procurement Code – Codice degli Appalti). The optimization process was realized principally improving and updating the pre-existing department database (developed using the software Microsoft Access ® contained in the suite Microsoft Office ®). Furthermore, several critical and certified processes of the Department have been computerized and automated. The database has the purpose of simplifying information saving and querying. This kind of information concerns the various procurement activities carried out in the Department. Thanks to pre-set and user-friendly forms, the process manager can populate the database tables according to standards that will make later analyses easier. The aforementioned information regards especially provisions issued by the Department (mostly about supplies awarding), purchased goods, contracts with the supplier and their legal information.

Il presente lavoro di tesi si colloca nel contesto di ottimizzazione del sistema di gestione dei flussi informativi nella realtà della Struttura Complessa (S.C.) Approvvigionamenti dell’Azienda Socio Sanitaria Territoriale Grande Ospedale Metropolitano (ASST GOM) Niguarda. Tale ottimizzazione mira, in generale, ad una amministrazione più celere dei flussi di dati grazie alla minimizzazione degli inserimenti manuali, alla conseguente riduzione degli errori e della ridondanza degli stessi, nonché all’automatizzazione della loro elaborazione. I flussi informativi che interessano la Struttura avvengono prettamente tramite mezzi informatici e sono indispensabili per la corretta amministrazione della stessa. Tuttavia, per procedere alla loro ottimizzazione, non si può prescindere dalla comprensione dei dati alla loro base. Le conoscenze informatiche e gestionali-amministrative non sono, quindi, le uniche da possedere per poter sviluppare (ma soprattutto comprendere) nel modo più adeguato tale processo. I flussi di dati, difatti, coinvolgono anche farmaci e dispositivi medici, nonché macchinari ed impianti. Si rende così opportuna una preparazione multidisciplinare, al fine di riuscire ad individuare ed estrapolare in maniera ottimale quelle caratteristiche di un oggetto che consentono la sua virtualizzazione in un dato informatico adatto ad alimentare un flusso, o ad essere elaborato per altri scopi. Multidisciplinare, infatti, è anche il personale della Struttura: quest’ultima può contare su funzionari come ingegneri biomedici, ingegneri gestionali, biologi e matematici. Oltretutto, durante lo svolgimento delle proprie attività, i dipendenti devono costantemente tenere conto della normativa vigente: la maggioranza di tali attività è infatti condotta nell’osservanza del D.Lgs. 50/2016, denominato Codice degli Appalti. La concretizzazione dell’ottimizzazione dei flussi è stata attuata per mezzo della rilavorazione del database di Struttura già esistente (sviluppato mediante il software Microsoft Access ® offerto nella suite Microsoft Office ®), inoltre, sono stati automatizzati ed informatizzati alcuni processi critici certificati tipici della Struttura. Il database ha lo scopo di semplificare il salvataggio, la consultazione e l’estrazione di informazioni relative alle varie attività di approvvigionamento. Grazie a maschere pre-impostate e facilmente VI interpretabili, il responsabile del processo può così alimentare le tabelle del database, immettendo i dati secondo uno standard che renderà più agevole la loro futura analisi. Le informazioni riguardanti le attività sopracitate sono relative a: provvedimenti emessi dalla Struttura (principalmente di aggiudicazione di forniture), beni acquistati, contratti con i fornitori e generalità legali di questi ultimi.