Space management through BIM integration with IWMS : a systematic approach. Case study : business complex in Rome, Italy

This study aims at highlighting the benefits that recent information systems and design tools such as Integrated Workplace Management Systems (IWMS), 2D CAD design tools and Parametric Modelling (BIM) provide for Space Planning and Management; as well as investigating the challenges and limitations of each tool to reach its maximum potential in the Space Planning and Management of large commercial projects. Despite the marketing of the possibility of integration between IWMS and BIM by software companies, there were no literature found that supports this integration; and the use of IWMS is currently limited and has not reached its full potential; since this type of facility management systems has been used mostly with 2D CAD instead of BIM models; which indicates a major gap in studies aiming to point out potential development areas for Space Management. In this dissertation a proposal of integration between IWMS and BIM is provided in order to fill this gap. A methodology is developed as a supporting tool in order to show how integrating IWMS and BIM can enhance space planning and management in terms of planning space allocation scenarios and operational efficiency. The proposed methodology is followed by an exemplary case study on a real project, regarding the specific area of Space Management in order to highlight the potentials of the proposal. The main challenges were linked to the lack of methodologies and case studies as benchmarks and the lack of a standardized process for BIM evaluation. The results demonstrated that BIM’s value in Space Planning and Management originates from BIM’s agility, allowing Facility Managers and Space Planners to test different space allocation scenarios whilst saving time and costs. Integrated with IWMS, BIM’s capability to serve as a central shared platform containing realistic and accessible 3D FM data, added-value to the IWMS on one hand; while on the other hand the IWMS made visualizing and evaluating BIM information easier and accessible for all stakeholders.

Questo studio ha lo scopo di evidenziare i benefici che i recenti sistemi informativi e strumenti di progettazione come i Sistemi Integrati di Gestione del Posto di Lavoro (IWMS), gli strumenti di progettazione CAD 2D e la Modellazione Parametrica (BIM) forniscono per la Pianificazione e la Gestione dello Spazio; oltre ad indagare le sfide e i limiti di ogni strumento per raggiungere il suo massimo potenziale nella Pianificazione e Gestione dello Spazio di grandi progetti commerciali. Nonostante la commercializzazione della possibilità di integrazione tra IWMS e BIM da parte delle società di software, non è stata trovata alcuna letteratura che supporta questa integrazione; e l'uso di IWMS è attualmente limitato e non ha raggiunto il suo pieno potenziale; poiché questo tipo di sistemi di facility management è stato utilizzato principalmente con CAD 2D al posto dei modelli BIM; ciò indica una grande lacuna negli studi volti ad evidenziare potenziali aree di sviluppo per la gestione dello spazio. In questa dissertazione è prevista una proposta di integrazione tra IWMS e BIM per colmare questa lacuna. Viene sviluppata una metodologia come strumento di supporto per mostrare come l'integrazione tra IWMS e BIM possa migliorare la pianificazione e la gestione dello spazio in termini di pianificazione degli scenari di allocazione dello spazio e di efficienza operativa. La metodologia proposta è seguita da un caso di studio esemplare su un progetto reale, riguardante l'area specifica della gestione dello spazio, al fine di evidenziare le potenzialità della proposta. Le principali sfide sono state legate alla mancanza di metodologie e casi studio come benchmark e alla mancanza di un processo standardizzato per la valutazione BIM. I risultati hanno dimostrato che il valore del BIM nella Pianificazione e Gestione dello Spazio nasce dall'agilità del BIM, consentendo ai Facility Manager e ai Pianificatori Spaziali di testare diversi scenari di allocazione dello spazio risparmiando tempo e costi. Integrato con l'IWMS, la capacità del BIM di fungere da piattaforma centrale condivisa contenente dati 3D FM realistici e accessibili, valore aggiunto all'IWMS da un lato; mentre dall'altro lato l'IWMS ha reso la visualizzazione e la valutazione delle informazioni BIM più facile e accessibile a tutti gli stakeholder.