People, technologies and spaces : dealing with uncertainty in smart working projects

The modern society evolves rapidly and by now changes are a daily occurrence. In this dynamic context, companies in order to remain competitive are striving to improve their performances adopting new work models, able to guarantee greater flexibility and to increase productivity. Smart working, if well implemented, ensures these benefits together with many other advantages, but as a multidisciplinary approach that involves simultaneously aspects related to people, technologies and spaces, it represents a real challenge for organisations. Neglecting one of the mentioned kay drivers as well as underestimating the many uncertainty factors, which inevitably surround similar processes of change, could negatively affect the expected results. For this reason, the thesis set itself two main objectives. First, it wants to clarify the importance of properly designing and managing workspaces since this factor is still often underestimated, also mentioning the impacts that vice versa the agile working itself could have on office buildings and on built environment. Second, it tries to find a way to support companies during the early stages of smart working implementation by proposing a tool, based on Risk Management principles, that identifies the uncertainty factors together with possible control measures. The tool itself rests on criticalities that emerged from the analysis of the literature on Smart Working as well as from the AXA case study, analysed during an internship within the CRE department of the insurance company.

La società moderna è in continua evoluzione e ormai i cambiamenti sono all’ordine del giorno. In questo contesto dinamico, le compagnie, per rimanere competitive, stanno cercando di migliorare le proprie prestazioni adottando nuovi modelli di lavoro che garantiscano sia una maggiore flessibilità che un amento della produttività. Lo Smart Working, se implementato correttamente, assicura questi benefici e una serie di altri vantaggi, ma essendo un approccio multidisciplinare che coinvolge contemporaneamente aspetti relativi a persone, tecnologie e spazi rappresenta una vera e propria sfida per le compagnie. Trascurare uno qualsiasi di questi elementi chiave così come sottovalutare i fattori di incertezza, che inevitabilmente caratterizzano simili processi di cambiamento, può influenzare negativamente i risultati attesi. Per questa ragione la tesi si pone due obiettivi principali. Primo, vuole sottolineare l’importanza di pianificare e gestire gli spazi di lavoro dal momento che questo aspetto viene ancora spesso sottovalutato, analizzando al contempo gli effetti che l’agile working stesso può avere sugli edifici adibiti a ufficio e più in generale sull’ambiente costruito. Secondo, prova a trovare un modo per supportare le compagnie nelle prime fasi di progetto, proponendo uno strumento basato sui principi del Risk Management che le aiuti a identificare fin da subito i fattori di incertezza e le possibili strategie per controllarli. Più nel dettaglio, il tool proposto si basa sulle criticità emerse dall’analisi della letteratura sull’argomento e dal caso studio AXA, analizzato a seguito di un internship nel dipartimento CRE della compagnia assicurativa.