Performance indicators in the context of coworking spaces. Proposed model for the development, use and management of performance indicators for the workplace management of coworking space

The workplace is constantly changing, and in the last decade this change has accelerated. In comparing the ways in which previous generations worked to the ways in which millennials work, it is glaringly evident that there has been a dramatic shift in the way people work. As a result of the changes in how people like to work, the physical workplace has also evolved. The traditional physical workplace was considered as an unavoidable cost by many. This caused many executives to only associate the physical workplace with cost reduction. This stands in stark contrast to the way the physical workplace is perceived now. The physical workplace is no longer perceived as a cost, but also and more importantly as a business tool that organizations can utilize for their objectives. The traditional workplaces that were focused on cost reduction are no longer suitable as they are now largely considered as places where creativity goes to die. An emerging movement fast gaining grounds as a result of this shift in how people work and in the nature of the physical workplace is the coworking space movement. Initially thought of as a trend that will soon pass, coworking spaces have proven otherwise. Coworking spaces have come as a solution to the way people want to work now – in a flexible environment where they grow in knowledge, be creative and be part of a community. While traditional offices can seem rigid and workers tend to feel stifled in such environments, coworking spaces achieve the opposite. The goal of coworking spaces includes providing workers with a place where they can be free to be creative and carry out meaningful work. Several coworking spaces tend to create a work atmosphere where it is the norm to interact and be helpful towards each other. This gives the kind of mental well-being that allows workers to be more productive. Other goals include transforming the workplace into a community of which members can feel like they are a valuable part. This has direct implications on the commitment of the workers to the coworking space. Managers of coworking spaces go to great lengths to cultivate a sense of community as workers step within their walls. One of the main goals of coworking spaces by far is to be innovation hubs, a place that workers can go to and be encouraged not only to learn, but to birth innovative ideas. There are several reported cases of incidences whereby workers sometimes move from their offices to coworking spaces and were sparked with new ideas and interesting and promising dialogues useful for their. Workers are defining the kind of places they want to show up and work in and they doing this through coworking spaces. Coworking spaces have proven that not only do flexibility and support of the mobile workforce matter, but making use of the physical workplace to create the right kind of work environment are as equally important. This is where workplace management comes into play. It can be observed how coworking spaces maximize the use of their physical workplaces, having different types of spaces to give workers the flexibility of choosing how to work. It can be seen how coworking create a fun and laid-back atmosphere with their spaces. Some decades ago this kind of approach would have been labelled as unprofessional, but now it is evident that such an approach is indeed strategic. This is because the kind of knowledge (tacit knowledge) that encourages innovation and creativity thrives in such environments. It can be seen how coworking spaces are making use of the principles and strategies of workplace management and as a result are benefiting from them. This begs the question of how to measure the performance of workplace management in such an environment in order yield greater benefits. Performance indicators used in most coworking spaces are financial in nature, and those used for the physical workplace have cost reduction as their main aim. As earlier mentioned this is a dire mistake that traditional workplaces made. The truth however stands, that managers of coworking spaces find it difficult to develop and use performance indicators pertaining to workplace management as this is not a field many of them are skilled at. Management of the coworking space interviewed pointed out a number of problems that hinders the use of workplace management KPIs. Such problems include limited knowledge in the field as mentioned earlier, a lack of awareness of KPIs and their use by their employees, the limited availability of benchmarks among others. To address these issues, first the theory on performance indicators is introduced, that led to a model that is tested through a series of questions related to the appropriate characteristics and common problems to ensure that it leads to the production of quality KPIs. Therefore the model is formed by distributing the characteristics over the steps. Afterwards, the model is tested on a coworking space to prove its validity. Finally, conclusions are drawn and recommendations are made to the coworking space. Recommendations are also made for further research.

Il luogo di lavoro è in costante cambiamento e nell'ultimo decennio questo cambiamento è stato accelerato. Confrontando i modi in cui le generazioni precedenti hanno lavorato al modo in cui lavorano i millenari, è evidente che c'è stato un cambiamento radicale nel modo in cui le persone lavorano. Come risultato dei cambiamenti nel modo in cui le persone amano lavorare, anche il luogo di lavoro fisico si è evoluto. Il posto di lavoro fisico tradizionale era considerato da molti un costo inevitabile. Ciò ha indotto molti dirigenti ad associare il luogo di lavoro fisico a una riduzione dei costi. Questo è in netto contrasto con il modo in cui il luogo di lavoro fisico viene percepito ora. Il luogo di lavoro fisico non è più percepito come un costo, ma anche e soprattutto come strumento di lavoro che le organizzazioni possono utilizzare per i loro obiettivi. I luoghi di lavoro tradizionali incentrati sulla riduzione dei costi non sono più adatti in quanto sono ormai considerati in gran parte luoghi in cui la creatività va a morire. Un movimento emergente che sta guadagnando terreno a causa di questo cambiamento nel modo in cui le persone lavorano e nella natura del luogo di lavoro fisico è il movimento dello spazio di coworking. Inizialmente pensato come una tendenza che presto passerà, gli spazi di coworking hanno dimostrato il contrario. Gli spazi di coworking sono diventati una soluzione al modo in cui le persone vogliono lavorare ora - in un ambiente flessibile in cui crescono nella conoscenza, essere creativi e far parte di una comunità. Mentre gli uffici tradizionali possono sembrare rigidi e gli operai tendono a sentirsi soffocati in tali ambienti, gli spazi di coworking ottengono il contrario. L'obiettivo degli spazi di coworking include fornire ai lavoratori un posto in cui possono essere liberi di essere creativi e svolgere un lavoro significativo. Diversi spazi di coworking tendono a creare un'atmosfera di lavoro in cui è normale interagire ed essere di aiuto l'uno verso l'altro. Questo dà il tipo di benessere mentale che consente ai lavoratori di essere più produttivi. Altri obiettivi includono la trasformazione del posto di lavoro in una comunità di cui i membri possono sentirsi parte importante. Ciò ha implicazioni dirette sull'impegno dei lavoratori nello spazio di coworking. I manager degli spazi di coworking fanno di tutto per coltivare il senso di comunità mentre gli operai si muovono all'interno delle loro mura. Uno degli obiettivi principali degli spazi di coworking di gran lunga è quello di essere centri di innovazione, un luogo in cui i lavoratori possano andare e essere incoraggiati non solo a imparare, ma a far nascere idee innovative. Ci sono diversi casi segnalati di incidenze in cui i lavoratori a volte si spostano dai loro uffici a spazi di coworking e sono stati stimolati con nuove idee e dialoghi interessanti e promettenti utili per loro. I lavoratori stanno definendo il tipo di luoghi che vogliono mostrare e lavorare e farlo attraverso spazi di coworking. Gli spazi di coworking hanno dimostrato che non solo la flessibilità e il supporto della forza lavoro mobile sono importanti, ma anche l'uso del luogo di lavoro fisico per creare il giusto tipo di ambiente di lavoro sono altrettanto importanti. È qui che entra in gioco la gestione del posto di lavoro. Si può osservare come gli spazi di coworking massimizzano l'uso dei loro luoghi di lavoro fisici, avendo diversi tipi di spazi per dare ai lavoratori la flessibilità di scegliere come lavorare. Si può vedere come coworking crea un'atmosfera divertente e rilassata con i loro spazi. Alcuni decenni fa questo tipo di approccio sarebbe stato etichettato come non professionale, ma ora è evidente che un simile approccio è davvero strategico. Questo perché il tipo di conoscenza (conoscenza tacita) che incoraggia l'innovazione e la creatività prospera in tali ambienti. Si può vedere come gli spazi di coworking stiano facendo uso dei principi e delle strategie di gestione del posto di lavoro e di conseguenza ne traggano vantaggio. Ciò pone la questione di come misurare le prestazioni della gestione del posto di lavoro in tale ambiente al fine di ottenere maggiori benefici. Gli indicatori di rendimento utilizzati nella maggior parte degli spazi di coworking sono di natura finanziaria e quelli utilizzati per il luogo di lavoro fisico hanno come obiettivo principale la riduzione dei costi. Come accennato in precedenza, si tratta di un errore tremendo causato dai luoghi di lavoro tradizionali. La verità, tuttavia, è che i manager degli spazi di coworking hanno difficoltà a sviluppare e utilizzare indicatori di performance relativi alla gestione del posto di lavoro in quanto questo non è un campo in cui molti di loro sono esperti. La gestione dello spazio di coworking intervistato ha evidenziato una serie di problemi che ostacolano l'utilizzo dei KPI di gestione del posto di lavoro. Tali problemi includono conoscenze limitate sul campo come menzionato prima, una mancanza di consapevolezza dei KPI e del loro utilizzo da parte dei loro dipendenti, la limitata disponibilità di benchmark tra gli altri. Per affrontare questi problemi, in primo luogo viene introdotta la teoria sugli indicatori di prestazione, che ha portato a un modello che viene testato attraverso una serie di domande relative alle caratteristiche appropriate e ai problemi comuni per garantire che porti alla produzione di KPI di qualità. Pertanto il modello si forma distribuendo le caratteristiche sopra i gradini. Successivamente, il modello viene testato su uno spazio di coworking per dimostrarne la validità. Infine, le conclusioni vengono tratte e vengono fornite raccomandazioni allo spazio di coworking. Raccomandazioni sono anche fatte per ulteriori ricerche.