Development of a new management model for IFM international contracts : a method to manage the transition phase in the Italian ABB sites

This thesis is made up by two parts: an introductory-analytical one and one proposing a resolutive methodology of the questions explained in the first part. The analyzed subject is the complex contract of services (MPSA contract), that links the company ABB S.p.a. to a Facility Management Services Global Provider and which has allowed ABB to implement an Integrated Facility Management project at global level. Particular attention has been paid to the Transition Phase that allowed the implementation of the project, as it was full of key activities for the effectiveness of the commission. After a necessary introduction, relating to the world of Facility Management and the two companies involved, MPSA contract has been analyzed, intending it as the "Theoretical Context" of the relationship between ABB and Supplier. In order to assess the actual progress of the commission, the first two years of contract have been analyzed, through the observation and critical analysis of some case studies, broken down by category. The decision to focus on a wider time than the actual duration of Transition Phase (about 10 months), derives from the fact that, in practice, activities related to it have continued well beyond the pre-established time, determining the related consequences. From the comparison between contractual provisions and the analysis of critical situations, the main part of the work emerged; it is the proposal of a methodology for the management of the Transition Phase, which implements the weak points of the contract, based on the experience gained in the first two years of the commission. The method is based on four points, which have to be correctly managed: Scheduling, Assignment of Responsibilities, Format and Procedures. For each of these points, material has been prepared to simplify the correct management of the activities. Although the model was designed on the base of MPSA contract, it is adaptable to a new Transition Phase towards another IFM contract, be it between ABB and a new supplier or between other companies. This feature makes it possible for the model to constitute a possible improvement solution for the management of the Tansition Phase towards multiple IFM contracts.

Questa tesi si struttura in due parti: una introduttiva-analitica e una propositiva di una metodologia risolutiva delle questioni esplicitate nella prima parte. Il tema analizzato è il complesso contratto di servizi (contratto MPSA) che lega l’azienda ABB S.p.a. ad un Global Provider di servizi di Facility Management e che ha permesso di introdurre in ABB un progetto di Integrated Facility Management a livello globale. Particolare attenzione è stata riservata alla Fase di Transizione che ha permesso l’implementazione del progetto, in quanto densa di attività chiave per l’efficacia della commessa. Dopo una necessaria introduzione, relativa al mondo del Facility Management e alle due aziende coinvolte, è stato analizzato il contratto MPSA, inteso come il “Contesto Teorico” della relazione tra ABB e il Fornitore. Al fine di valutare il reale andamento della commessa, tuttavia, sono stati analizzati i primi due anni di contratto, attraverso l’osservazione e l’analisi critica di alcuni casi studio, suddivisi per categoria di appartenenza. La decisione di concentrarsi su un tempo più ampio rispetto all’effettiva durata della Fase di Transizione (circa 10 mesi), deriva dal fatto che, nella pratica, attività ad essa connesse si sono protratte ben oltre i tempi prestabiliti, determinando le relative conseguenze. Dal confronto tra le prescrizioni contrattuali e l’analisi delle situazioni critiche, è emersa la principale parte del lavoro, ovvero la proposta di una metodologia per la gestione della Fase di Transizione che implementi i punti di debolezza del contratto, sulla base dell’esperienza acquisita nei primi due anni di commessa. Il metodo si basa su quattro punti, che devono essere correttamente gestiti: Pianificazione, Attribuzione delle Responsabilità, Formato e Procedure. Per ciascuno di essi è stato predisposto del materiale atto a facilitare la corretta gestione delle attività. Sebbene il modello sia stato concepito sulla base del contratto MPSA, esso è adattabile ad una nuova Fase di Transizione verso un contratto IFM, sia essa tra ABB e un nuovo fornitore o tra altre società. Questa prerogativa fa sì che il modello possa costituire una possibile soluzione migliorativa per la gestione della fase di Transizione verso svariati contratti IFM.