Experience in developing medicine labelling system for increasing patient safety in healthcare industry

The errors involving medications represent an important problem in the Health Sector, especially in anaesthesia and critical care. A medication error is an error in the prescription, dispensing, or administration of a medication with the result that the patient fails to receive the correct drug or the indicated proper drug dosage and can cause death or serious complications to the patient. The Healthcare industry has employed several different approaches in order to solve the problem and meet the regulatory requirements and increase the patient safety, regarding to medication labelling. Most of these approaches are impractical, expensive or unwieldy. The most common approach for labelling medicines used in the Italian Healthcare industry, and also worldwide requires the anaesthesiologist or the qualified personnel to calculate expiration dates and times manually, then record all required information on a small coloured label with dimensions 50mm X 15mm. The solution was proposed and developed in seven months period and is enhancing patient safety, while following the recommendations from the Safety manual in operating room, published by The Italian Ministry of Labour, Health and Social Policies. It is using the QR/Barcode technologies, in order to identify medicines and patients before printing the label. With this approach we are almost removing the possibility of errors like, Vial/Ampoule Swaps, and Mislabelling/Illegible labelling. The system is composed of two main elements, which are: • Administration Tool: a web-based system management software for managing patients and medicine data, and also for providing statistics about the usage of different medicines. • Labelling System: An Android Native mobile application specialized for Honeywell Scanpal EDA50HC Android QR/Barcode scanner device for generates the label (by selecting or scanning QR/Barcode of medicine and patient), which is communicating with the specialized printer for printing labels Primera DTM LX500ec. Microsoft technologies were used as the core of the product. The main business logic (back-end) was built using C# with MSSQL as data layer and everything was stored on Azure Cloud. The labelling system was built on Java mostly. In the document, also other technology choices and devices are described and justified. Further development and implementation experience are discussed. The document is summarized with discussion about end-user validation, personal experience and challenges faced during the development and implementation process.

Un problema frequente nel settore sanitario è rappresentato dai errori sui farmaci, specialmente quando si esegue l’anestesia o la terapia intensiva. Gli errori possono essere di vario genere, nella prescrizione, distribuzione o somministrazione di un farmaco con il risultato che il paziente non riesce a ricevere il farmaco corretto o il dosaggio appropriato che può causare morte o gravi complicazioni al paziente. L'industria sanitaria ha impiegato diversi approcci per risolvere il problema e soddisfare i requisiti normativi e aumentare la sicurezza del paziente. In merito all'etichettatura dei farmaci, molti di questi approcci sono poco pratici, costosi o ingombranti. L'approccio più comune per l'etichettatura dei farmaci utilizzati nel settore sanitario italiano e in tutto il mondo richiede che l'anestesista o il personale qualificato calcolino manualmente le date e gli orari di scadenza, quindi registrano tutte le informazioni necessarie su una piccola etichetta colorata con dimensioni di 50 mm x 15 mm. Per migliorare questa procedura, abbiamo sviluppato una soluzione alternativa sotto descritta. Al fine d’indentificare farmaci e paziente vengono stampate dell’etichette di tipo QR/ Barcode specifiche per paziente e farmaco, in questo modo non c’è la possibilità d’errori come l’illeggibilità dell’etichette, lo scambio d’etichette, errori sul dosaggio ecc. Il sistema è composto da due elementi principali: • Strumento di amministrazione: un software web per la gestione dei dati relativi a pazienti e farmaci, nonché per la fornitura di statistiche sull'uso di diversi farmaci. • Sistema di etichettatura: un'applicazione mobile Android nativa specializzata per scanner QR QR / Barcode scanner Honeywell Scanpal EDA50HC per generare l'etichetta (selezionando o scannerizzando QR / Barcode di medicinali e pazienti), che comunica con la stampante per la stampa di etichette Primera DTM LX500ec. Le tecnologie Microsoft sono state utilizzate come nucleo del prodotto. La logica aziendale principale (back-end) è stata creata utilizzando C # con MSSQL come database e tutto è stato pubblicato su Azure Cloud. Il sistema di etichettatura è stato costruito principalmente su Java. La procedura è stata studiata in sette mesi, grazie a cui è stata migliorata sensibilmente la sicurezza dei pazienti, inoltre la procedura rispetta le raccomandazioni del manuale sulla sicurezza in sala operatoria, pubblicato dal Ministero del Lavoro e della Salute e delle Politiche Sociali. Nel documento, sono descritti nel dettaglio gli altri dispositivi tecnologici utilizzati ed è giustificato il loro utilizzo. Sono discusse anche l’esperienza di sviluppo e le varie fasi d’implementazione. Vi è anche il riassunto delle discussioni sui processi di convalida dell'utenti finale, sull'esperienza personale e sulle sfide affrontate durante il processo di sviluppo e implementazione.