Multi-site project optimization through project management principles

The project management is a complex interweaving of methodologies and techniques used to govern a sequence of correlated activities. The government of a series of operation is developed by the application of principles of governance defined precisely according to the characteristics of a project with the control of the entire process as the ultimate scope. This world has been investigated since many years but only in the last few decades it has been introduced in Italy. The management methodologies are still not large applied on fields different from the project concerning new constructions. In literature too, the explanation of the project management is mostly referred to the control of the design and construction phases of a new buildings, even so the principles of governance can be applied to a variety of fields, from the management of a vast estate to the planning of ordinary maintenance of a single property. For this reason, in the following document a different view than usual has been investigated. The purpose of this thesis is the investigation a governance of a multisite project through the application of management principles. To explore these areas a literature review (section I) and a case study (section II) have been performed. In the first section discussions on the real estate and the related managerial areas, the project management with a detailed description of its parts, the Certified report of usability and the framework agreement and how it is structured have been addressed. The case study, developed in the second part, is structured on the basis of these arguments The project scope is the requalification of a vast real estate owned by Poste Italiane. So that the scenario of the tender has been analyzed in order to have a better understanding of the its internal organization and its approach for the asset management. Thanks to a deep investigation it was possible a more suitable perception of a multisite project. Consequently, this process leads to the feasibility to apply managerial methodologies in the conduction of a project identified by contrasting characteristics. In order to develop the implementation of management strategies a case study is developed. The multisite project has the aim to produce the certified report of usability for three hundred assets of Poste Italiane property. On each building is established a process of requalification with the aim of produce all the technical documents needed for the reduction of the usability certification. The analysis reveals some weaknesses aspects that includes the achievement of a sinuous communication, an optimization of the resource employ and time control. It is exactly on these weak points where the possibility of improvement was born. During the construction of the complex network of activities these problems have been managed through the application of a detailed control of all the aspects that influences the optimal conclusion of a project. The process under analysis is still in the initial phase which is considered one of the most problematic in terms of control and planning. Although, in the initial stage positive results can already be seen in terms of the resolution of the various stages. In fact, the basic activity of document collecting and verification is drawing to a close in the period of time foreseen in the preliminary phase of programming. This is one of the most evident terms to be able to conclude that the application of the principles and methodologies of the project management can result in a less problematic evolution of a contract and in a more effective control of all the phases. Moreover, having arranged a central shared platform a detailed overview of all the activities is possible in real time.

Il project management può essere visto come una complessa interconnessione di metodologie utilizzate nella gestione di una commessa. Il controllo di attività correlate si sviluppa tramite l’applicazione di principi di governance, che in base alle specifiche caratteristiche di un progetto, sono modellati ad hoc per il controllo dell’intero processo. Ormai da alcuni anni Il mondo manageriale è oggetto di approfondimenti, ma solo recentemente si è affacciato nel nostro ambito nazionale. Per questo motivo ancora oggi in Italia non vi è una vasta applicazione delle metodologie gestionali e soprattutto non spesso vengono integrate nello sviluppo di un progetto che riguardi ambiti differenti dalle nuove costruzioni. Anche in letteratura, nel parlare di project management si fa riferimento alla gestione delle fasi di progettazione e costruzione di nuovi edifici, eppure i principi di governance possono essere applicati a svariati campi, dalla gestione di un vasto patrimonio immobiliare alla programmazione di manutenzione ordinaria di un singolo immobile. Per questo motivo, nel documento che segue si cerca di dare una visione diversa dal solito. Lo scopo di questa tesi è la gestione di un progetto multi-site tramite l’integrazione dei principi di project management. Nello sviluppo delle tematiche rilevanti è stata svolta una ricerca letteraria (sezione I) e lo sviluppo di un caso studio (sezione 2). Nella prima sezione sono stati affrontati approfondimenti sul Real Estate ed i relativi ambiti gestionali, il project management dando una dettagliata descrizione delle sue parti, la Segnalazione Certificata di agibilità e l’accordo quadro e come viene strutturato. Il caso studio, sviluppato nella seconda parte, nasce e si sviluppa sulla base di questi argomenti. Il fine ultimo del progetto è la riqualificazione di un vasto patrimonio immobiliare di proprietà di Poste Italiane. Di conseguenza è stato necessario comprendere in modo più approfondito l’organizzazione interna di Poste Italiane e il loro approccio nella gestione immobiliare. Da questa indagine si è ottenuta una visione più dettagliata di un progetto multi-site. Di conseguenza è stato possibile l’utilizzo di metodi e tecniche manageriali nella costruzione di una commessa identificata da caratteristiche contrastanti. Al fine di mettere in atto le tecniche manageriali è stato analizzato un caso studio riguardante il conseguimento della Segnalazione Certificata di Agibilità per un totale di trecento immobili di proprietà di Poste Italiane. Ogni edificio sottostà ad un processo di riqualificazione che volge alla produzione di tutti i documenti necessari alla certificazione dell’agibilità. Dall’analisi svolta sono emerse diverse problematiche soprattutto nella gestione di una comunicazione più sinuosa, nell’ottimizzazione delle risorse impiegate e nel controllo delle tempistiche. Ed è proprio da questi aspetti deboli che nasce la possibilità di miglioramento. Durante la costruzione della complessa rete di attività, questi problemi sono stati gestiti attraverso l'applicazione di un controllo dettagliato di tutti gli aspetti che influenzano l’evoluzione, e quindi la conclusione, ottimale di un progetto. Ad oggi il progetto in esame è ancora alla fase iniziale, che viene considerata una delle più problematiche in termini di controllo e pianificazione. Ma anche se la commessa è ancora agli inizi, i primi risultati possono già essere visti in termini di risoluzione delle varie attività. In effetti, l'attività di raccolta e verifica dei documenti sta volgendo al termine nel periodo di tempo previsto nello stato preliminare di programmazione. Questo è uno dei termini più evidenti per poter concludere che l'applicazione dei principi e delle metodologie nella gestione di un progetto può tradursi in un'evoluzione meno problematica e in un controllo più efficace di tutti le sue fasi. Inoltre, avendo predisposto una piattaforma centrale condivisa, è possibile avere una panoramica dettagliata di tutte le attività in tempo reale.