Analysis and redesign process of an agency Intranet : from the research to the launch

For many years, intranets have been evolved to find their right place in the actual digital workplace - that is, in the collection of digital tools accessible to employees within a company. In previous years this happened step by step, first framing the intranet as a “portal”, then including links to most used tools. Nowadays we arrived to more efficient and safer methods of organization, including links, content recap and sharing tools needed by employees. The stage experience in Softec S.p.A. allowed me to work directly on an intranet project. The agency I work with developed this product for Roadhouse - famous alimentary company - in order to create an easier communication between HQ and singular restaurants. In this project I’ve worked with a UX team and with an art-director for the development of a Look & Feel mockup. Roadhouse and Softec S.p.A. joined a co-design course for the platform through workshop and interviews I collaborated on, current use of many managers. The goal of the preliminary research of the project was to understand customer needs not only for the re-design of the intranet but also for the re-definement of communication methods with a new horizontal hierarchy. The used design methodology is modular and specific od Softec S.p.A.: project activities in each flux can be proposed singularly, according customer needs. As it emerged during the project, the optimal methodology to be undertaken for future developments is the Agile, which allows the whole team involved (customers and project-teams) to operate in a more effective way. The aim of this thesis is to present an accurate analysis and redesign of the intranet, highlighting its content, visual and functional characteristics. In order to guide the project, the intranet models of large companies such as 3M, Anthem Inc, BHP, Duke Energy have been studied, chosen as excellences and benchmarks of the market. The analysis of the organizational approach of the intranet of each company has been transversal; the focus is on the interface and its use related to the specific relationship between customers and company, typical of each reality. In this way, the thesis aims to propose new keys to understand the phenomenon of the variation of the needs of companies needs according to a communicative point of view. Within a rather dynamic context, my role as UX designer, in direct contact with the customer (Roadhouse) - in particular with the managers - consists in using design tools and in finding feedback in a repeated analysis of the context worldwide to respond concretely to customer needs. The next step was the conversion of the analysis of the existing situation to the development of usable content: hence the creation of wireframes and mockups with the collaboration of the art-director. The final discussion of the results highlights that the project objective has been achieved, despite the budget constraints given by the client company.

Da molti anni, le intranet si evolvono per trovare il loro giusto ruolo nell’attuale digital workplace, cioé nella raccolta di strumenti digitali accessibili ai dipendenti all’interno di un’azienda. Negli anni passati ciò è avvenuto gradualmente, prima con l’inquadramento delle intranet come portale, poi includendo link agli strumenti di lavoro più utilizzati. Ora si è arrivati a forme più efficaci e sicure dal punto di vista dell’organizzazione, includendo collegamenti, riepilogo di contenuti e gli strumenti di condivisione di cui i lavoratori hanno bisogno. L’esperienza di tirocinio presso Softec S.p.A. mi ha consentito di lavorare direttamente al progetto di una rete intranet. L’agenzia con cui collaboro ha dovuto sviluppare questo prodotto per Roadhouse - famosa azienda nell’ambito gastro-alimentare - in modo da poter facilitare le comunicazioni e il sistema gestionale tra HQ e i singoli ristoranti. In questo progetto ho avuto modo di lavorare con il team di UX e un art-director allo sviluppo di mockup Look & Feel. Roadhouse e Softec S.p.A. hanno intrapreso un percorso di co-design della piattaforma tramite workshop e interviste a cui ho collaborato, all’utilizzo attuale di parte dei dipendenti. L’obiettivo della ricerca preliminare di progetto è stato comprendere i bisogni del cliente non solo per il re-design dell’intranet ma anche per la ridefinizione dei metodi di comunicazione secondo una nuova gerarchia orizzontale. La metodologia di design utilizzata è modulare e specifico all’azienda Softec S.p.A.: le attività di progetto all’interno di ogni flusso di azioni aziendali possono essere proposte singolarmente a seconda delle necessità del cliente. Come è emerso nel corso del progetto, la metodologia ottimale da intraprendere per i futuri sviluppi è quella Agile, che permette a tutto il team coinvolto (clienti e project-team) di operare in modo più efficace. L’obiettivo di questa tesi è presentare l’analisi e la riprogettazione accurata dell’intranet, evidenziandone il contenuto, le caratteristiche visive e funzionali. Al fine di orientare il progetto, sono stati oggetto di studio i modelli di intranet di grandi aziende come 3M, Anthem Inc, BHP, Duke Energy, scelti in quanto eccellenze e benchmark di riferimento nel mercato. L’analisi dell’approccio organizzativo dell’intranet di ogni azienda è stata trasversale; il focus è sull’interfaccia e sul suo utilizzo relativo allo specifico rapporto tra clienti e azienda, tipica di ogni realtà. In questo modo, la tesi mira a proporre nuove chiavi per comprendere il fenomeno della variazione delle esigenze delle aziende secondo un punto di vista comunicativo. All’interno di un contesto piuttosto dinamico, il mio ruolo di UX designer, a diretto contatto con il cliente (Roadhouse) - in particolare con i manager - consiste nell’usare strumenti di design e nel rilevare riscontri in un’analisi reiterata del contesto mondiale per rispondere in modo concreto ai bisogni del cliente. Il passo successivo è stata la conversione dell’analisi della situazione esistente allo sviluppo di contenuti fruibili: da qui la creazione di wireframe e mockup con la collaborazione di art-director. La discussione finale dei risultati evidenzia che l’obiettivo di progetto è stato raggiunto, malgrado siano i vincoli di budget dati dall’azienda cliente.