Managing change in complex Industry 4.0 projects : change and project management coordination mechanisms

Industry 4.0 today is a much debated topic, novel and attractive to both scholars and companies. Numerous contributions of various kinds are frequently published and an increasing number of organizations are taking their first steps towards the implementation of technologies. However, Change and Project Management coordination mechanisms are much less explored. In particular, the dynamics characterizing the roles involved in managing change in complex Industry 4.0 projects are an area of interest for early investigations. The study opens with an introduction of the most recognized tools and notions involved in Change Management. The analysis then presents the current contributions debating the roles and coordination of Change and Project Management in project implementations. Finally, it explores in-depth the Industry 4.0 ecosystem for presenting the notions, tools, and frameworks available today for facilitating the management of change driven by the introduction of I. 4.0 technologies. As a result, the literature review led to the formulation of a research framework that investigates the project coordination mechanisms of practitioners, while accounting for a set of contextual factors related to both the characteristics of the implementer and the specificities of Industry 4.0. Subsequently, the analysis builds on a single in-depth case study. The company studied is one of the four Italian Lighthouse Plants, thus one of the most pioneering organizations currently reshaping its manufacturing processes through the introduction of a complex Industry 4.0 project. The data collection is based on semi-structured interviews, and secondary sources of information such as participation in meetings and company reports. The framework results suggest that the implementation of complex Industry 4.0 projects requires and promotes the integration of the disciplines of Change and Project Management. The dynamics observed propose the creation of a network, based on coordination and collaboration, where Change Management practices are executed and actively promoted at Project Management levels. Furthermore, the framework offers a classification of the allocation of project responsibilities emerging for the two roles. Finally, it closes by building upon the evidence collected, suggesting a possible coordination structure for complex Industry 4.0 projects. Obviously, the novelty of the topic, alongside the research recommendations, leaves room for future studies and empirical validations.

L’Industria 4.0 è un argomento molto dibattuto, recente e accattivante sia in termini di contribuzioni accademiche che per le aziende. Numerose pubblicazioni, di varia natura, sono spesso rilasciate mentre un numero crescente di organizzazioni sta muovendo i primi passi verso l'implementazione di tali tecnologie. I meccanismi di coordinamento di Change e Project Manager, tuttavia, sono molto meno esplorati. In particolare, le dinamiche che caratterizzano la collaborazione dei due ruoli nella gestione del cambiamento per progetti complessi di Industry 4.0, creano interesse per sviluppare prime indagini. Lo studio si apre presentando strumenti e nozioni più riconosciute per la disciplina del Change Management. L'analisi si muove poi alla discussione delle contribuzioni presenti per i ruoli e il coordinamento del Change e del Project Management nelle implementazioni di progetti. Infine, la revisione entra nel panorama dell'Industria 4.0 per presentare le nozioni, gli strumenti e le strutture, ad oggi disponibili, per facilitare la gestione del cambiamento durante l'introduzione di tali tecnologie. La revisione della letteratura ha permesso di formulare un quadro di ricerca che indaga i meccanismi di coordinamento per le due figure, tenendo conto di un insieme di fattori contestuali legati sia alle caratteristiche dell'organizzazione che alle specificità dell'Industria 4.0. L'analisi si sviluppa su un singolo caso studio approfondito; l'azienda convolta è una dei quattro Lighthouse plant italiani. Si tratta di una delle organizzazioni più all'avanguardia che sta trasformando i propri processi produttivi con l’introduzione di un complesso progetto di Industria 4.0. La raccolta dei dati si basa su interviste semi-strutturate e su fonti di informazione secondarie come la partecipazione a riunioni e report aziendali. I risultati della ricerca suggeriscono che l'implementazione di progetti complessi di Industria 4.0 richiede e promuove l'integrazione delle discipline del Change e Project Management. Le dinamiche osservate propongono la creazione di un network, basato su coordinamento e collaborazione, dove le pratiche di Change Management vengono eseguite e promosse a livello dei Project Managers. La ricerca offre inoltre una classificazione delle responsabilità di progetto rispetto ai due ruoli. La base delle evidenze raccolte suggeriscono infine una possibile struttura di coordinamento per progetti complessi di Industria 4.0. La novità dell'argomento e la struttura proposta lasciano spazio ad approfondimenti e studi futuri.