La raccolta documentale per la chiusura del progetto. Proposta di uno strumento contrattuale per la gestione in fase di esecuzione dei lavori

The subject of this thesis is the documents collection performed during the execution of the works, necessary to carry out a correct and punctual closing and delivery of the project. The documents collection has been analysed from a theoretical and practical point of view, to identify strengths and weaknesses of the current practice and to propose an improved management method. The analysis has highlighted several issues, which mainly concern the lack of working methods, the lack of clarity in the definition of roles and responsibilities between the various stakeholders and the lack of management of the emission, validation and transmission of project documentation. The proposed method has been designed to solve, or at least minimize, the problems arisen from the analysis, introducing standard procedures for planning, monitoring and managing the documents collection. Thus, an operational tool has been developed named “modello unico di check-list documentale” (unique model of documentary check-list), to be introduced in pre-contractual phase and to be used since the beginning of the execution of the works. This tool, which allows to organize the documents to be collected and transmitted, to define their requirements, responsibilities and timeline, comes from an optimization of the traditional practices, but shows also new potentialities related to contractual regulation, flexibility and implementation, which have been introduced to make the documents collection lean, timely and effective. Two evaluation questionnaires were developed and submitted to a selection of professionals, specialized in building sector, to identify work practices and needs and to verify the validity of the proposed method. The feedback has confirmed the necessity of a method for planning, monitoring, and managing the documents collection and the effectiveness, validity and applicability of the proposed tool.

L'oggetto di studio della presente tesi è la raccolta documentale svolta in fase di esecuzione dei lavori, necessaria per una corretta e puntuale chiusura e consegna del progetto. L’attività di raccolta documentale è stata analizzata sotto gli aspetti teorico e pratico, con l’obiettivo di individuarne i punti di forza e le criticità e di proporre un metodo di gestione che sia “migliorativo” rispetto alla prassi esistente. L’analisi ha evidenziato diverse criticità, che riguardano principalmente la mancanza di precise metodologie lavorative, l’assenza di chiarezza nella definizione dei ruoli e delle responsabilità tra i vari soggetti coinvolti e la scarsa gestione delle attività di emissione, validazione e trasmissione della documentazione di progetto. Il metodo proposto è stato concepito per risolvere, o quanto meno minimizzare, le problematiche individuate, introducendo procedure standard per la pianificazione, il monitoraggio e la gestione della raccolta documentale. È stato quindi sviluppato uno strumento operativo, il modello unico di check-list documentale, pensato per essere introdotto in fase precontrattuale e utilizzato fin dall’inizio dell’esecuzione dei lavori, con cui è possibile organizzare i documenti da raccogliere e trasmettere, definirne i requisiti, le responsabilità e le tempistiche. Nello strumento proposto sono state riprese e ottimizzate le pratiche tradizionali e sono state introdotte nuove potenzialità di regolamentazione contrattuale, flessibilità e implementazione, al fine di rendere snella, tempestiva ed efficace l’attività di raccolta documentale. Infine, sono stati sviluppati e sottoposti ad una selezione di professionisti, specializzati nel settore dell’edilizia, due questionari di valutazione per individuare le prassi e le esigenze lavorative e per verificare la validità del metodo proposto. Il riscontro ottenuto ha confermato la necessità di un metodo per la pianificazione, il monitoraggio e la gestione della raccolta documentale e ha avvalorato l’efficacia, la validità e l’applicabilità dello strumento proposto.