Revision of the closing and reporting process in a multinational subsidiary

Being part of a listed company or group may require the production of an high amount of documents, with a considerably high frequency; this fact could sensibly impact the closing and reporting processes of the single company making them complex, long and if not properly managed even inefficient. The document has the scope to report the experience of 5 month spent in a subsidiary of the multinational company Koenig & Bauer S.p.A., in which the reporting activities and in particular the closing process were characterized by an excessive long lead time, especially if compared to the time defined to carry out such activities, that didn’t allow the people in charged, to take care of other activities, being entirely occupied to the reporting ones, and often forced them to work in overtime to match the due dates. In the document the entire project, which followed the A3 format, has been reported: from the initial analysis of the context and of the single processes to the suggestion of the future improvements.

Essere parte di un gruppo o di una società quotata può comportare la necessità di produrre un quantitativo notevole di documenti con una considerevole frequenza; questo fatto può impattare sensibilmente i processi di chiusura e reportistica della singola azienda, rendendo tali processi lunghi, complessi e se non gestiti propriamente inefficienti. Il documento vuole riportate l'esperienza di 5 mesi condotta presso una succursale della multinazionale Koenig & Bauer S.p.A. in cui le attività di reportistica e in particolare il processo di chiusura erano caratterizzati da un tempo di processamento estremamente lungo, se paragonato al tempo stabilito per la sua esecuzione, che ormai non permetteva ai diretti incaricati di concentrarsi su altre attività e spesso li forzava a lavorare in overtime al fine di rispettare le tempistiche stabilite. Nel documento è stato riportato l’intero svolgimento del progetto, che ha seguito lo schema A3, dall’analisi iniziale del contesto e dei singoli processi fino alla definizione dei miglioramenti futuri.