Valutazione delle performance di global service manutentivo ospedaliero. Aspetti teorici, analisi dei dati, identificazione dei KPIs e progettazione di un applicativo software per la loro rilevazione

In the current scenario of hospital care, we see an increasing use of electro-medical devices throughout a patient's journey. Medical equipment has significantly increased over the last decades both in terms of quantity and technological complexity [1], expanding its use in multiple medical departments within the hospital organization and becoming essential for the patient’s care as a whole: diagnosis, interventions, hospitalization, mobility for disabled persons, etc. [2]. This scenario forces hospital facilities to deal with a new problem related to the maintenance of their electro-medical equipment, which is a practice that has become more complex in its operations, management and supervision. The first part of the present thesis work investigates the common maintenance practices at an operational level, describing the different types of preventive and corrective maintenance and exposing the data related to the main causes of failure, along with the impact that a good preventive maintenance program can have on technologies. The possible methods of maintenance management that a hospital could use are also described. In congruence with the practices of Facility Management, several health-care facilities prefer to take advantage of the economic and operational benefits of the outsourcing management rather than relying on the in-house management. They entrust the maintenance of a large part of their medical equipment to specialized companies known as Global Service, thus being able to focus their efforts on improving patients’ quality of life. The most critical issue related to a decentralized maintenance management consists in the ability of supervising the quality of work delivered by such service companies. The second part of the thesis work is dedicated to the creation of a KPI-based method for the assessment of the maintenance quality management provided by the Global Service, in the context of corrective maintenance practices. Using the PDCA approach, KPIs for the measurement of operational efficiency, operational effectiveness, risk management and economic performance were analyzed and assessed. The proposed method, which was conceived during an internship alongside the Clinical Engineering Service of Fondazione Don Carlo Gnocchi ONLUS and in accordance with the objectives of the organization, is based on the evaluation of operational efficiency through the calculation of TCLT, TCIM and TRLT, the evaluation of operational effectiveness through the calculation of RIM, and the evaluation of risk management through the calculation of TUpcrit and TCLTcrit (indicators calculated only on critical equipment, where corrective maintenance actions are required). In addition, this thesis work includes the calculation of a composite index, identified as IQM, for the assessment of the maintenance quality. It is essential for a full comprehensive evaluation of the maintenance work carried out by the Global Service and allows to quickly compare the actions carried out in different territories. Finally, a software application was developed in support of the Clinical Engineering Service of Fondazione with the aim of providing reports on the performance of the Global Service. The application was used for the analysis of the maintenance quality at Fondazione in 2018 and 2019. The last part of the thesis work shows the results obtained and the evaluations related to the critical aspects remarked in the maintenance management process.

Il panorama moderno della cura ospedaliera vede un utilizzo sempre maggiore di dispositivi elettromedicali lungo tutto l’iter del paziente. Le apparecchiature mediche sono incrementate negli ultimi decenni sia in termini di quantità che di complessità tecnologica [1], ampliando il proprio spettro di azione su molteplici reparti della medicina e divenendo strumenti essenziali per la cura del paziente in toto: diagnosi, interventi, degenza, mobilità per invalidi, etc. [2]. Uno scenario che costringe le aziende ospedaliere ad affrontare una nuova problematica legata alla manutenzione delle proprie attrezzature elettromedicali, pratica divenuta più complessa sia nella sua operatività che nella sua gestione e supervisione. In primis, l’elaborato di questa tesi si pone il compito di indagare le pratiche comuni di manutenzione a livello operativo, descrivendo le possibili tipologie di manutenzione preventiva e correttiva, ed esponendo a riguardo i dati ritrovati relativi alle cause principali di guasto e l’impatto che una buona pratica di manutenzione può avere sulle tecnologie. Vengono esposti, inoltre, i metodi di gestione della manutenzione che un’azienda ospedaliera può adoperare. In congruenza con le pratiche del Facility Management, molte aziende del settore sanitario scelgono di accantonare una gestione della manutenzione in-house per avvalersi dei vantaggi economici ed operativi di una gestione in outsourcing, affidando la manutenzione di gran parte del proprio parco macchine ad aziende specializzate definite come Global Service e potendo così concentrare le proprie energie sul miglioramento della qualità della vita dei pazienti. La più grande problematica legata ad una gestione della manutenzione non centralizzata consiste nella capacità di supervisionare la qualità dell’operato svolto dal Global Service. A tal proposito, la seconda parte della tesi si occupa della creazione di un metodo basato sul calcolo di KPIs per la valutazione della gestione della qualità manutentiva del Global Service nell’ambito delle manutenzioni correttive. Tramite il metodo PDCA sono stati analizzati e valutati KPIs relativi alla valutazione dell’efficienza operativa, valutazione dell’efficacia operativa, valutazione della gestione del rischio e in merito alla valutazione economica. Il metodo proposto, in conformità con gli obiettivi di Fondazione Don Carlo Gnocchi ONLUS, presso cui questa tesi nasce durante un periodo di tirocinio al fianco del Servizio di Ingegneria Clinica, si basa sulla valutazione dell’efficienza operativa tramite il calcolo di TCLT, TCIM, TRLT, sulla valutazione dell’efficacia operativa tramite il calcolo di RIM e sulla valutazione della gestione del rischio tramite il calcolo di TUpcrit e TCLTcrit (indicatori calcolati sulle sole apparecchiature critiche esposte a manutenzione correttiva). Viene in seguito proposto il calcolo di un indice composito per la valutazione della qualità manutentiva, identificato come IQM, allo scopo di ottenere una valutazione generale dell’andamento della manutenzione del Global Service e di poter effettuare un rapido confronto tra gli operati svolti in differenti realtà territoriali. È stato infine ideato un applicativo software, in supporto al Servizio di Ingegneria Clinica di Fondazione, per fornire report direzionali sull’andamento della qualità del servizio reso dal Global Service. Tale applicativo è stato utilizzato per l’analisi della qualità manutentiva presso Fondazione negli anni 2018 e 2019. Vengono esposti i risultati ottenuti ed approfondite le valutazioni inerenti alle criticità di processo riscontrate.