Lean decision-making method for the continuous improvement of the healthcare facilities maintenance process

Nowadays hospitals are facing a difficult economic situation due to an increase in healthcare costs. Among these costs, one must be absolutely reduced: waste. In order to eliminate process inefficiencies, the most advanced hospitals have adopted the Lean Healthcare philosophy for twenty years. It aims to create the best service for patients and workers, identifying where delays and errors are generated in the care pathways through the continuous improvement of the same and the respect for all the actors involved. In this context, thanks to an in-depth analysis of literature, it has been found that the lean concepts applied to maintenance have not been discussed yet within the hospital environment, especially as regards the management of its systems. From this premise this research work comes to life; in fact, the heart of this thesis is the creation of a decision-making method in a lean perspective for the continuous improvement of the maintenance process of the hospital facilities. This method involves the identification and elimination of waste in a systematic way through the use of lean techniques with the aim of making the maintenance process of the hospital facilities more and more performing through the involvement of the main stakeholders and based on both the use of qualitative and quantitative data. The creation of this method was possible through the use of the action-research approach. In this way, through the combination of theoretical research based on literature and the simultaneous implementation of results in practice, thanks to an internship carried out in the Humanitas Clinical Institute, it was possible to validate the method in all its steps. The result is therefore a method consisting of seven steps that must be carried out cyclically in order to guarantee the continuous improvement of the healthcare facilities maintenance process. They are: (1) strategic objectives definition; (2) maintenance process modularization; (3) process criticality analysis; (4) root cause analysis; (5) Necessary Non-Value-Added (NNVA) activities / non-Necessary Non-Value-Adedd (non-NNVA) activities separation; (6) elimination of non-NNVA activities; (7) optimization of NNVA activities.

Oggigiorno gli ospedali stanno affrontando una difficile situazione economica dovuta ad un incremento dei costi della sanità. Tra questi costi ce n'è uno che deve essere assolutamente ridotto: gli sprechi. Al fine di eliminare le inefficienze dei processi, da una ventina d'anni, gli ospedali più all'avanguardia adottano la filosofia Lean Healthcare. Questa ha lo scopo di creare il miglior servizio per pazienti e lavoratori, identificando dove si generano ritardi ed errori nei percorsi assistenziali attraverso il continuo miglioramento degli stessi ed il rispetto di tutti gli attori coinvolti. In questo contesto, grazie ad una approfondita analisi di letteratura, si è riscontrato che i concetti lean applicati alla manutenzione non sono stati discussi all'interno dell'ambiente ospedaliero, in particolar modo per quanto riguarda la gestione degli impianti. Da questa premessa l'elaborato prende vita; infatti, il cuore di questa tesi è la creazione di un metodo decisionale in ottica lean per il continuo miglioramento del processo manutentivo della struttura ospedaliera. Questo metodo prevede l'identificazione e l'eliminazione degli sprechi in modo sistematico attraverso l'utilizzo delle tecniche lean con lo scopo di rendere sempre più performante il processo di manutenzione della struttura ospedaliera attraverso il coinvolgimento degli attori e basandosi sia sull'utilizzo di dati qualitativi che quantitativi. La creazione di questo metodo è stata resa possibile attraverso l'utilizzo dell'approccio action - research. In questo modo, attraverso l'unione della ricerca teorica fatta sulla letteratura e la simultanea implementazione dei risultati nella pratica, grazie ad un tirocinio svolto nell'Istituto Clinico Humanitas, è stato possibile validare il metodo in tutti i suoi passaggi. Il risultato è quindi un metodo composto da sette steps che devono essere svolti in modo ciclico al fine di garantire il continuo miglioramento del processo di manutenzione della struttura ospedaliera. Essi sono: (1) strategic objectives definition; (2) maintenance process modularization; (3) process criticality analysis; (4) root cause analysis; (5) separation of NNVA and non-NNVA activities; (6) elimination of non-NNVA activities; (7) optimization of NNVA activities.