A new ERP software for a new type of organization

The purpose of this thesis is to show the work done during the internship in Kopernicana. Kopernicana is a consulting organization founded last year (2019) by our co-supervisor Francesco Frugiuele and two other partners, intending to improve the organization of firms with several consulting services and to share the new organizational structure called holocracy in Italy. As will be better explained in the thesis, holocracy is a social technology or organizational system of governance in which authority and decisions are distributed within a holarchy of self-organized groups rather than fixed in a managerial hierarchy. These new companies have a weakness in the information system, in particular in the ERP, as the existing ones are designed and implemented for hierarchical organizations. In the thesis, two works will be described; the first is the design of a new type of ERP for companies that practicing holacracy. The innovation that brings this new platform is to leave the user free to use already existing web applications and import from them only the important data for the company that will then be integrated and displayed together in the new ERP. The second work that will be presented is the implementation of a section of this new application for Kopernicana. This will create a valid proof that it is possible to use different applications to perform different tasks of a job and then integrate the data and create a unique and functional system. In particular, work has been done for accounting and project management within the company. A new system of data import and exchange between CRM, time tracking software and two Google Sheets has been created with a new workflow for Kopernicana projects and deals.

Lo scopo di questa tesi è quello di mostrare il lavoro svolto durante lo stage fatto in Kopernicana. Kopernicana è un’organizzazione di consulenza fondata lo scorso anno (2019) dal nostro co-supervisore Francesco Frugiuele e da altri due soci, con lo scopo di migliorare l’organizzazione delle aziende attraverso diversi servizi di consulenza e diffondere la nuova struttura organizzativa chiamata olocrazia (più conosciuta con il termine inglese holacracy) in Italia. Come sarà spiegato meglio nella tesi, l’olocrazia è una tecnologia sociale o un sistema organizzativo di governance nel quale l’autorità e le decisioni sono distribuite nell’ambito di una olarchia di gruppi auto-organizzati, anziché fissati in una gerarchia di tipo manageriale [58]. Queste nuove aziende hanno una carenza nel sistema informativo, in particolare nell’ERP, in quanto quelli già esistenti sono progettati e implementati per le organizzazioni gerarchiche. Nella tesi di laurea saranno descritti due lavori, il primo riguarda il progetto di un nuovo tipo di ERP destinato ad aziende olocratiche. L’innovazione che porta questa nuova piattaforma è quella di lasciare libero l’utente di utilizzare applicazioni web già esistenti e importare da esse solo i dati importanti per l’azienda che verranno poi integrati e visualizzati insieme nel nuovo ERP. Il secondo lavoro che sarà presentato è l’implementazione di una sezione di questa nuova applicazione per Kopernicana. Creando così una prova valida del fatto che sia possibile utilizzare applicazioni differenti per svolgere diversi task di un lavoro per poi integrare i dati e creare un sistema unico e funzionale. In particolare è stato svolto un lavoro per la contabilità e la gestione dei progetti all’interno della azienda. Un nuovo sistema di importazione e scambio dati tra il CRM, il time tracking software e due Google Sheet è stato creato insieme a un nuovo workflow per i progetti e le offerte di Kopernicana.