The impacts of smart working on the culture of public organizations : an empirical study on the Italian public administrations

Nowadays, organizations to be successful should be able to abandon obsolete working configurations (Birkinshaw et al., 2008) hence embrace new organizational principles, such as emerging collaboration (Vlaar et al., 2008), autonomy in the work settings choices (Leonardi and Bailey, 2008), spatial and temporal flexibility (ter Hoeven and van Zoonen, 2015), talent enhancement, responsibility and widespread innovation (Gastaldi et al., 2015). Under these circumstances, all industries have been starting to implement innovative Smart Working (SW) practices, defined as a flexible approach in managing workplace, timetable, and technological tools, allowing employees to reach both greater professional efficiency and better work-life balance, through the increase of trust and autonomy in return for a greater responsibility on results. SW is not only a best-practice: it also represents a tool to face local or national emergencies. The Covid- 19 case is a clear example of this. In this context, the emergency represented a robustness and resilience test for both public and private firms: those already familiar with SW practices showed a huge organizational and competitive advantage, compared to those who never adopted it. In the same years, on one side, the Italian PA has been facing issues such as lack of digitalization, high corruption and absenteeism, inability to attract young talents, and an overall process-oriented culture, instead of a results-oriented one, which result very distant from the SW philosophy. On the other side, the public sector showed the willingness to embrace the change and the introduction of SW in the Italian PA became the target of the Madia Reform (Law n.124 of the 7th of August 2015). In light of these facts, the aim of this thesis is to help fill the void of researches about the SW effects in the Italian PA. In particular, it investigates on whether the adoption of flexible practices can be useful for allowing the cultural shift of the Italian public sector, from the current process-oriented vision to a new results-oriented culture, based on pillars like meritocracy and performance-based evaluation, rather than physical presence and fulfillment of bureaucratic procedures. This research assesses this kind of relation both directly and by considering the mediating role of work-life balance, employee’s empowerment, job satisfaction and engagement.

Al giorno d’oggi è di fondamentale importanza per le aziende essere in grado di rinunciare a pratiche lavorative obsolete, valutando nuovi principi e modelli di organizzazione aziendale, quali maggiore comunicazione e collaborazione, più autonomia e flessibilità, valorizzazione delle risorse umane e propensione all’innovazione. Alla luce di ciò, molte aziende di qualsiasi settore hanno iniziato ad adottare pratiche di Smart Working. Questa è una nuova ed innovativa filosofia aziendale basata su maggiore flessibilità spaziale e temporale e sull’adozione di strumenti tecnologi e digitali tramite cui facilitare i processi. Lo SW, garantendo una maggiore autonomia ai dipendenti, permette ad essi di migliorare in efficienza, performance e nell’equilibrio tra vita privata e lavoro. Bisogna inoltre sottolineare che lo SW non è solo una best-practice adottata dalle aziende più innovative, ma esso rappresenta un vero e proprio strumento per far fronte a situazioni di emergenza, come dimostrato durante il periodo della pandemia di Covid-19. Scoppiata in Italia nel Marzo 2020, questa ha rappresentato un test di robustezza e resilienza sia per il settore pubblico che privato, dove quelle realtà già familiari allo SW hanno giovato di enormi vantaggi organizzativi e competitivi. Parallelamente a ciò, negli ultimi anni, la Pubblica Amministrazione Italiana ha continuato ad affrontare gravi problemi legati ad assenteismo, corruzione, scarsa digitalizzazione, incapacità nell’attrare nuovi talenti e, in generale, una cultura ancora basata su processi rigidi ed obsoleti, dove il dipendente è valutato più sul “timbro del cartellino” che sul raggiungimento degli obiettivi. Nonostante ciò, anche il settore pubblico sta mostrando la volontà di far parte di questa rivoluzione, prestabilendosi come obiettivo proprio l’introduzione dello SW, come delineato dalla Legge 7 Agosto 2015, n.124 (Legge “Madia”). Alla luce di tutto ciò, questa tesi si pone come obiettivo quello di colmare alcune lacune in ambito didattico e scientifico riguardo gli effetti dello SW nella Pubblica Amministrazione Italiana. In particolare, questa tesi ha come scopo quello di analizzare se e come lo SW possa portare ad un cambiamento della cultura aziendale, da una focalizzata su processi, presenza fisica e farinose procedure burocratiche, ad una orientata al raggiungimento degli obiettivi, basata su meritocrazia ed effettiva valutazione delle performance. La relazione tra uso dello SW e cambio della cultura aziendale viene infine analizzata sia direttamente, che prendendo in considerazione mediatori quali: work-life balance, valorizzazione, soddisfazione e coinvolgimento del dipendente.