Cruscotto di health technology management integrato con l'analisi dell'obsolescenza delle tecnologie sanitarie : case study all'Humanitas Research Hospital

Over the years, hospitals have boosted their management processes for machine parks aiming to increase quality and efficiency of health services. The present work aims to develop a Technology Management dashboard capable of supporting the Clinical Engineering Service on the management of medical devices at Humanitas Research Hospital. The primary objective is hence the development of an operational and easy-to-use tool for daily management activities and for obsolescence analyses of medical devices. The development of the tool starts from the creation of a vast database containing personal data, parameters of maintenance costs, intervention requests and intervention times for every machine. It then continues with the creation of graphic representations on QlikView, based on the four theoretical phases described by the Deming cycle: Plan, Do, Check and Act. “Plan” phase refers to the analysis of the KPIs and guarantees a comparison between the data collected and expected trends. The “DO phase” refers to the actual analysis of the machine park, divided into daily operational activities and obsolescence analysis. This is connected to the CHECK phase, which is functional to control the effects that each investment has on the machine park. Finally, the ACT phase includes the creation of the investment budget for obsolescence, based on the analysis of DO phase. The tool serves as a centralised environment for economic and maintenance data of individual machines. In particular, data representation for single medical device allows the user to overcome the summary view, given by a representation by groups of equipment, to make more targeted decisions. It also provide a solid way to communicate with the General Management, which can now monitor the service performance in an aggregated way, and conveniently evaluate investment proposals related to the machine park.

Negli anni, le aziende ospedaliere hanno potenziato i loro processi di gestione del parco macchine con l’obiettivo di offrire servizi sanitari sempre più efficienti e di qualità. Il presente lavoro mira a sviluppare un cruscotto di Technology Management in grado di supportare il Servizio di Ingegneria Clinica nella gestione del parco macchine di Humanitas Research Hospital. In particolare, tale cruscotto ha lo scopo di fornire un supporto operativo e di facile utilizzo sia per le attività quotidiane, sia per l’analisi dell’obsolescenza del parco macchine, per la valutazione degli investimenti effettuati e per la pianificazione di quelli futuri. Lo sviluppo del cruscotto parte dalla creazione di un vasto database contenente, per ogni macchina, i dati anagrafici, i parametri dei costi di manutenzione, le richieste d’intervento e i tempi d’intervento per ogni apparecchiatura. Prosegue poi con la realizzazione di rappresentazioni grafiche sul software di BI QlikView basate sulle quattro fasi del ciclo di Deming: Plan, Do, Check e Act. La fase del Plan garantisce un confronto tra i dati raccolti ed i trend attesi. La fase del Do è connessa invece all’analisi dell’obsolescenza del parco macchine e pone le basi per la decisione di nuovi investimenti. A questa si collega la fase del CHECK, che è funzionale a verificare l'efficacia dello strumento come supporto decisionale per gli investimenti, attraverso l'analisi degli effetti che tali investimenti creano sul parco macchine. Infine, la fase di ACT racchiude la stesura del budget degli investimenti per obsolescenza basato sull’analisi svolta nella fase del DO. Nel complesso, il cruscotto funge da punto di raccolta dei dati economici e di manutenzione delle macchine. In particolare, la rappresentazione dei dati per singolo dispositivo permette all'utente di superare la visione sommaria fornita da una riproduzione generalizzata per gruppi di apparecchiature, consentendo al Servizio di prendere decisioni maggiormente efficaci. Lo strumento fornisce inoltre un metodo solido ed efficiente per comunicare con la Direzione Generale, che ora può monitorare più facilmente le prestazioni del Servizio e valutare più convenientemente le proposte d’investimento relative al parco macchine.