DesignOps within a MedTech company : Empatica case study

As more companies start prioritizing design in order to achieve a better business value it becomes increasingly critical to share their business strategy and methods to focus on new design approaches within their operations. Business-minded people are now learning and embracing design systems and methodologies while designers are incorporating businesses and operations systemic thinking in their processes. In the past years, companies are in an increasingly changing environment and are facing new requests from the users’ needs and their employees. Also, particularly in this year of 2020, companies faced a global disruptive scenario changing abruptly the way things worked and this placed an even more uncertain setting in terms of the future world economy. Therefore, to “survive” and still be competitive in this new business environments, that are dynamic and highly demanding, companies must innovate in their processes, technologies, and offer product-service systems that are competitive and in correlation with requirements from the market, users, employees, and stakeholders. Innovation-focused design companies, such as Fitbit, Dropbox, Invision, Spotify, Airbnb, are thriving and finding the new paradigms on what is the business designer approach by giving more focus on design methods that can integrate both worlds (business and design) delivering human-centered innovation that can succeed on the real world. These companies are creating the right strategies, analysis, and building businesses that are user-centric and with long-term viability. Within this context, the new emerging trend is that companies that already adopted agile frameworks and lean thinking are now building their design operation system to have even better results. Integrating teams to be more effective and less time consuming when building and iteratively updating their products and services, focusing on what is happening in the environment and new ways to interact with it. Design operation, or DesignOps, has the primary goal to establish a highly efficient design process that generates high-quality design outputs. It’s about maximizing the impact and value of design solution creating a common design language along with the whole service or product development cycles, avoiding, therefore, errors due to factors such as strategic misrepresentation, and also by reducing effort and time while maximizing the delivered value. Besides, DesignOps approaches are becoming important since the expectations are getting higher, especially in disruptive times, making companies expand their product lines and functionality. This new scenario reflects the adaptation of operations and the resizing of teams. All these aspects put in focus the importance of cross-functional team collaboration to manage communications and coordination across all employees. That is why, DesignOps are now put in place not only to make a structural change, but also a cultural shift, creating the perfect scenario for designers, developers, researchers, and other team members to work together from all phases of the product-service development. This thesis will focus on the development of a DesignOps for Empatica, an Italian company that designs and develops devices for health monitoring and research. The main goal is to explore how integrating a design operation can imply transformations and changes at the organization, team, and personal level to achieve better results in a moment where the company is expanding its design team, creating new products, and expanding its service system. The main goal is to design a system guideline combining different assets into a shared methodology, empowering Empatica’s different teams to collaborate and build together services and products that are more assertive, sustainable, and usable. By also enhancing and creating highly effective user and service experiences, and consequently improving the current state of the company through a tailor-made and adaptable operation to their assets and employee’s needs.

Sempre più aziende stanno iniziando a prioritizzare il design come valore aggiunto al business, diventa sempre più fondamentale condividere la strategia e i metodi di business per concentrarsi sui nuovi approcci di progettazione all’interno delle proprie operazioni. Le persone orientate al business stanno ora imparando e adottando sistemi e metodologie di progettazione, mentre i designers stanno incorporando il pensiero sistemico delle operazioni nei loro processi. Negli ultimi anni, le aziende si trovano anche in un ambiente sempre più mutevole e stanno affrontando nuove richieste dalle esigenze degli utenti e dai loro dipendenti. Inoltre, in particolare nell’anno 2020, le aziende hanno dovuto affrontare uno scenario globale dirompente, cambiando bruscamente il modo in cui le cose funzionavano e ponendo un contesto ancora più incerto in termini di futura economia mondiale. Pertanto, al fine di “sopravvivere” ed essere ancora competitivi in ​​questi nuovi ambienti di business, dinamici e altamente esigenti, le aziende devono innovare nei loro processi, tecnologie e offrire sistemi di servizio-prodotto che siano competitivi e in correlazione con i requisiti del mercato, utenti, dipendenti e parti interessate. Le aziende di design focalizzate sull’innovazione, come Fitbit, Dropbox, Invision, Spotify, Airbnb, sono fiorenti e trovano i nuovi paradigmi su quello che è l’approccio del business designer, concentrandosi maggiormente sui metodi di progettazione in grado di integrare entrambi i mondi (business e design) offrendo innovazione centrata sull’uomo che può avere successo nel mondo reale. Queste aziende stanno creando le giuste strategie, analisi e costruzione di attività incentrate sull’utente e con redditività a lungo termine. In questo contesto, la nuova tendenza emergente è che le aziende che hanno già adottato strutture Agile e pensiero stanno ora costruendo il proprio sistema operativo di progettazione al fine di ottenere risultati ancora migliori. Integrare i team per essere più efficaci e meno dispendiosi in termini di creazione e aggiornamento dei loro prodotti e servizi in modo iterativo, concentrandosi su ciò che sta accadendo nell’ambiente e sui nuovi modi di interagire con esso. Le operazioni di progettazione o DesignOps hanno l’obiettivo primario di stabilire un processo di progettazione altamente efficiente che generi output di progettazione di alta qualità. Si tratta di massimizzare l’impatto e il valore della soluzione di progettazione creando un linguaggio di progettazione comune lungo l’intero ciclo di servizio o di sviluppo del prodotto, evitando, quindi, errori dovuti a fattori come false dichiarazioni strategiche e anche riducendo lo sforzo e il tempo massimizzando al contempo il valore fornito. Inoltre, gli approcci di DesignOps stanno diventando importanti in quanto le aspettative stanno aumentando, soprattutto in tempi dirompenti, facendo sì che le aziende espandano le proprie linee di prodotti e funzionalità. Questo nuovo scenario si riflette nell’adattamento delle operazioni e nel ridimensionamento delle team. Tutti questi aspetti sottolineano l’importanza della collaborazione tra team interfunzionali per gestire le comunicazioni e il coordinamento tra tutti i dipendenti. Questo è il motivo per cui DesignOps è ora in atto non solo per apportare un cambiamento strutturale, ma anche un cambiamento culturale, creando lo scenario perfetto per designer, sviluppatori, ricercatori e altri membri del team per lavorare insieme da tutte le fasi del servizio-prodotto sviluppo. Questa tesi si concentrerà sullo sviluppo di un DesignOps per Empatica, una società italiana che progetta e sviluppa dispositivi per il monitoraggio e la ricerca sulla salute. L’obiettivo principale è esplorare come l’integrazione di un’operazione di progettazione possa comportare trasformazioni e cambiamenti a livello di organizzazione, team e personale al fine di ottenere risultati migliori in un momento in cui l’azienda sta espandendo il proprio team di progettazione, creando nuovi prodotti ed espandendo il loro servizio sistema. L’obiettivo principale è quello di progettare una linea guida di sistema che combini risorse diverse in una metodologia condivisa, consentendo ai diversi team di Empatica di collaborare e costruire insieme servizi e prodotti che sono più assertivi, sostenibili, e utilizzabili. Migliorando e creando esperienze utente e di servizio altamente efficaci e, di conseguenza, migliorando lo stato attuale dell’azienda attraverso un’operazione su misura e adattabile alle proprie attività e ai bisogni dei dipendenti.