The application of lean thinking principles to Amadori administrative and informative processes

The Master Thesis consists of two projects carried out within the Organization & Business Transformation Function. Both projects follow the A3 template as guideline for the development and the evolution of the work. A3 is a problem setting and solving methodology, strongly related to culture of continuous improvement. The first project is a Lean office project, where Lean Thinking principles are applied to Amadori administrative processes. The project goal is to standardize activities and performances among the 3 Amadori Staff Management offices. In particular, Teramo has the worst performances in terms of Cedolini/FTE, the KPI used to evaluate Staff Management performances. Thus, Teramo office represents the focus of the project. The result achieved thanks to removal of inefficiencies and wastes is a saving of 0,6 FTE, that can potentially reach the values of 1 FTE. This means a reduction of Teramo Staff Management workforce between 10% and 15%. The second project, carried out with a colleague of Politecnico, is a business process improvement project related to Facilitated Finance, a specific area of Finance Department. Facilitated Finance Department is involved in accessing financial instruments at more advantageous conditions that market ones, to exploit the development of new projects or the realization of new investments. In the first phase, the project consists in studying and mapping Facilitated Finance processes; in the second phase, the goal is to structure processes in order to get more grant opportunities in the future. The creation of a KPI Dashboard to improve Amadori Perfomance Measurement System and the assessment of a digital tool to support Finance Department and other functions involved in the processes are examples of solutions developed. These measures allow to improve the awareness of Facilitated Finance processes and to define clear and shared best practices inside the company.

Il lavoro di Tesi Magistrale consiste in due progetti svolti all’ interno della funzione Organizzazione & Business Trasfomation del Gruppo Amadori. Entrambi i progetti sono strutturati seguendo la metodologia A3; metodologia che è fortemente legata al concetto di miglioramento continuo tipico della Lean culture. In particolare, essa viene utilizzata nei progetti Lean per l’impostazione e risoluzione dei problemi. Il primo progetto è un progetto di Lean Office, dove i principi del Lean Thinking sono applicati all’ ufficio amministrazione personale del Gruppo Amadori. L’ obiettivo è quello di standardizzare le attività e le performance tra i 3 uffici dell’amministrazione personale dell’azienda. Nello specifico, Teramo è l’ufficio dell’amministrazione personale che presenta le perfomance peggiori in termini di Cedolini/FTE, il KPI utilizzato per valutare le perfomance del seguente ufficio. Per questo motivo rappresenta il focus del progetto. Il risultato raggiunto attraverso la rimozione delle inefficienze e degli sprechi individuati è un saving certo di 0,6 FTE con la possibilità di raggiungere un saving di 1 FTE, cioè una riduzione della forza lavoro dell’amministrazione personale di Teramo tra il 10 e i 15%. Il secondo progetto, svolto con un altro ragazzo del Politecnico, riguarda il miglioramento dei processi relativi alla Finanza Agevolata, parte del Dipartimento di Finanza coinvolto nella valutazione degli strumenti finanziari che hanno condizioni più vantaggiose rispetto a quelli di mercato per lo sviluppo di nuovi progetti o la realizzazione di nuovi investimenti. In una prima fase il progetto consiste nello studio e mappatura dei processi relativi a questa specifica funzione aziendale; in una seconda fase l’obiettivo è strutturare i processi analizzati per raggiungere in futuro maggiori opportunità in termini di contributo a fondo perduto per l’azienda. Sono stati quindi effettuati diversi interventi tra cui per esempio la creazione di una dashboard di KPI volta a migliorare il Sistema di Misurazione delle Perfomance all’ interno di Amadori e la valutazione di uno strumento digitale che permetta di supportare sia il Dipartimento di Finanza che le funzioni coinvolte nel processo. Misure di questo tipo permettono di accrescere la conoscenza dei processi di Finanza Agevolata all’interno dell’azienda e definire best practices chiare e condivise fra tutti gli attori.