Information systems as facility management main tool. Analysis of four study cases with particular focus on census activities as a prerequisite for maintenance scheduling

The aim of this works is to analyse how a proper employment of Information Systems can improve maintenance management, with particular focus on role of real estate census activities as fundamental tool to reach the scope. Starting from a legislative framework within which it is possible to pick up useful definitions of the role of maintenance, facility manager, audit and all the other knowledges that comes from UNI and EN standards, due to an always increasing demand in Real estate management sector, and a contextualization of role and theoretical structure, main characteristics, importance and role of information systems and how they can be employed to manage buildings, equipment assets and related certifications in a framework led by life cycle cost assessment, with particular focus to work flows and hierarchical relationships among Information Systems main components and users, other that with a brief analysis of market requirements in Facility management field, and what kind of tools Information System had to develop in order to meet those needs with a final focus on how human factor affects market trend, we’ll go through the four study cases on which this work is based and by which we’ll try to demonstrate the usefulness of information systems for the correct management of four University Campuses and their real estate and equipment asset, not without taking into account census activities to optimize maintenance activities. Then we will proceed with the of analysing how to perform census activities related to systems and equipment and meet customer needs. Finally, it will be discussed how it is possible for a team of facility managers to support the customers in the choice or in the development of a proper information system which can lead to the obtainment of the outputs required by tender contract. After that it will also be analysed if, and eventually how, a correct management of census activities can lead to an organizational optimization of facility management duties.

Il fine di questo elaborato è quello di analizzare in che modo l’impiego appropriato di Sistemi Informativi possa migliorare la gestione della manutenzione focalizzandosi in particolare sul ruolo del censimento immobiliare come strumento indispensabile per il raggiungimento di tale scopo. Il lavoro si sviluppa partendo da un quadro legislativo all'interno del quale è possibile raccogliere utili definizioni e tutte le altre conoscenze che derivano dalle norme UNI e EN, valutando la domanda sempre crescente nel settore della gestione immobiliare, contestualizzando struttura teorica, principali caratteristiche, importanza e ruolo dei sistemi informativi e come possono essere impiegati per gestire edifici, risorse di attrezzature e relative certificazioni in un quadro guidato dalla valutazione dei costi del ciclo di vita, con particolare attenzione ai flussi di lavoro e relazioni gerarchiche tra i principali componenti e utenti dei sistemi di informazione, introducendo anche una breve analisi delle esigenze del mercato nel campo della gestione delle strutture e che tipo di strumenti il sistema di informazione ha dovuto sviluppare per soddisfare tali esigenze, con focus finale su come il fattore umano influenza le tendenze del mercato. Esamineremo i quattro casi di studio su cui si basa questo lavoro e con i quali proveremo a dimostrare affermare l'utilità dei sistemi informativi per la corretta gestione di quattro campus universitari e dei loro beni immobili e attrezzature, non senza tenere conto delle attività di censimento utili alla pianificazione delle attività di manutenzione. Procederemo quindi con l'analisi di come eseguire le attività di censimento relative a sistemi e apparecchiature e soddisfare le esigenze dei clienti. Infine si discuterà di come sia possibile per un team di gestori di strutture supportare i clienti nella scelta o nello sviluppo di un adeguato sistema informativo che possa portare a l'ottenimento dei risultati richiesti dal contratto d'appalto. Si conclude con l’analisi su come una corretta gestione delle attività di censimento possa portare a un'ottimizzazione organizzativa delle funzioni di gestione delle strutture.